Золотые правила делового интернет-общения

Все мы сталкивались с невеждами на работе – кто-то громко смеется, кто-то слишком напорист, а остальные – такие болтуны, что, кажется, не остановить.  Деловой этикет – тема, изъезженная вдоль и поперек. А как насчет правил поведения в сети?

Никто не спорит, что живое общение всегда намного приятнее и эффективнее, но что, если оппонент находится в командировке или постоянно живет-работает в другом городе? Да хоть бы и на соседней улице – все равно, работа через интернет здорово облегчает жизнь и экономит время на встречах. Вот только общаться нужно правильно. И коуч Келли Эджерс готова преподать всем заинтересованным несколько уроков.
- Если вы будете соблюдать эти правила, - говорил Эджерс, - я гарантирую, что вы заимеете репутацию прекрасного во всех смыслах человека. Кроме того, это поможет вам не только укрепить старые контакты, но и наладить новые.

Первое впечатление

Первое впечатление можно произвести только один раз. Это закон работает даже в тех случаях, когда вы уже знакомы с адресатом. Так что потрудитесь в начале каждого «сеанса общения» вежливо и доброжелательно здороваться и представляться.

- Общение через электронную почту (а также любой другой письменный вид общения в интернете), к сожалению, является довольно холодным видом связи. Поэтому не поленитесь добавить к официальному тону немножко человеческого тепла. Например, пожелайте доброго утра вместо сухого «здравствуйте» и поставьте восклицательный знак вместо запятой. Не забудьте, что к человеку принято обращаться по имени. Письмо без упоминания адресата, наоборот, выглядит сухим.

Если речь идет о вебинарах или видеоконференциях, не забудьте предварительно взглянуть в зеркало и привести в порядок свой внешний вид.

Не грузите

Если вас просят рассказать о себе, не надо поэм. Если просят рассказать о возникшей проблеме – будьте лаконичны. Убедитесь, что человеку действительно нужно знать все перечисленные детали, и без них восприятие будет совершенно неправильным. Это касается и писем, и видео-встреч.

Особенно важно это правило в общении с теми людьми, которые совершенно не в курсе дел, происходящих в вашей отрасли (компании).

- Открою вам секрет: большинство рекрутеров читают резюме с конца – с последнего места вашей работы. Точно так же следует поступать и вам. Рассказывать только о самых последних событиях в вашей жизни (если спросили об этом) и о последних, наиболее важных событиях в деле (если речь о нем). Определитесь заранее с главной мыслью повествования и постарайтесь уложить ее в одно предложение. Право, не забывайте, что вы общаетесь в деловом кругу, а не на встрече друзей. Цените время оппонентов.

Придержите грустные истории

Позитивный настрой – это именно то, что вы должны нести в народ. При знакомстве, при возобновлении старых связей, при очном и заочном общении – излучайте оптимизм (только все же не перебарщивайте, а то недолго и в клоуна-аниматора превратиться).

- Когда диалог ведется на стадии обсуждения какого-то проекта, будь это рабочие дела или трудоустройство в новую компанию, важна каждая деталь – в том числе, какой «флер» вы оставите после общения. Бывают люди, заряжающие энергией. Будьте именно таким человеком!

Ну, а жалобы – это вообще моветон. Даже если вы практикуете с кем-то вполне дружеское общение и решите на фоне этих отношений пожаловаться на начальника-коллегу-супругу, это будет большой ошибкой. В наше время этично ругаться лишь на пробки и погоду.

Лучше жевать, чем говорить

А в данном случае – слушать. Есть такая пословица: людям даны два уха и лишь один рот. Аналогичная ситуация и в интернет-общении. Слушайте на вебинарах и читайте в письмах. От общения ни в коем случае не стоит отказываться, просто, как и во всей остальной жизни, в сети люди больше любят говорить и любят, когда их слушают.

У вас будет преимущество, если первым начнет рассказывать собеседник. Тогда вы поймете, как не сболтнуть лишнего, какие темы, наоборот, лучше поддерживать и с какого ракурса можно зайти, чтобы обсудить наиболее важные вопросы.

Не переусердствуйте

Существует разница между позитивным настроем и неуклюжей услужливостью. В желании понравиться никогда не стоит перегибать палку. Незачем продолжать бесконечные диалоги, вроде «Спасибо – Нет, это вам спасибо! – Ну, что вы, мне это ничего не стоило! – Нет, все же вы меня очень выручили…» и так до бесконечности.

Отдельно стоит упомянуть про рассылку всяких приколов и анекдотов. Изредка (пару раз в неделю) вы можете отправить что-то забавное коллеге, с которым дружите. Если делать это чаще – у коллег сложится обоснованное представление, что вам не хватает работы. С теми же, с кем отношения выстроены исключительно в деловом ключе, перекидываться ссылками на bash.org абсолютно неуместно.

- И постарайтесь избегать рассказов, что вы сейчас работаете на облегченном графике, поскольку перенесли тяжелую операцию на мозге. Как малознакомый человек должен реагировать на такую информацию? Разумеется, он сочувственно напишет дежурную фразу про «мне очень жаль», но вы поставите его в неловкое положение. Да и вообще, жалость – это не то чувство, которое вы должны вызывать у деловых партнеров. Оставьте это для друзей, - говорит Келли Эджерс.

Тренируйте память

Сохраняйте наиболее важные письма и делайте пометки с описанием важных дел. В высшей степени непрофессионально забывать о чем-то важном и возвращаться к обсуждению вопросов, ранее уже поднимавшихся. Отмечайте в своем календаре Дни рождения и вовремя поздравляйте именинников.

Следите за сроками

Если сказали, что дадите ответ не позднее 14.00, в 13.59 ответ должен быть готов, напечатан и отправлен. Соблюдение сроков – вещь сложная, но именно пунктуальность делает всех нас достойными коллегами. Если уже совсем никак не успеваете – постарайтесь предупредить ожидающую сторону как можно раньше. Не забудьте извиниться и сказать, когда примерно вы будете готовы.