Занятная математика: когда стоит присмотреться к коворкингам?

Сегодня коворкинги (сервисные офисы) можно рассматривать как инновационную модель бизнеса и новую систему организации труда, основа которой – гибкость. 

До этого начинающему бизнесу приходилось довольствоваться зданиями класса В и ниже, так как качественные БЦ обычно предлагают в аренду только крупные площади (от этажа или от тысячи квадратных метров). 

Гибкий подход полностью перевернул представление об аренде офиса и дал арендаторам новые преимущества:

• возможность выбрать подходящий формат помещения: коворкинги, мини-офисы, гибридные пространства;
• возможность моментального въезда в офис без капитальных затрат на ремонт;
• краткосрочная аренда, например, под проектную группу или на время ремонта в собственном офисе;
• выгодные варианты среднесрочной аренды для некрупной компании: например, при аренде 500-700 кв. метров сроком на два-четыре года сервисный офис станет финансово выгодным решением;
• аренда любого количества и любой комбинации рабочих мест, в том числе с опцией последующего расширения/уменьшения площадей при изменении численности сотрудников.

В последние годы крупные компании и корпорации все больше внимания обращают на коворкинги, позволяющие сэкономить на рабочих местах. 

Во-первых, на одно рабочее место в коворкинге в среднем приходится всего шесть кв. метров (с учетом общих зон), в то время как в классическом офисе – восемь-десять. 

Во-вторых, в офисах постоянно занятыми остаются только около 70% рабочих мест, остальные 30% простаивают. Коворкинги позволяют арендовать столько мест, сколько требуется на конкретный момент и сэкономить до 15-20% площадей (часть помещений в любом случае отводится под дополнительные зоны). 

На российском рынке в сторону гибких рабочих пространств начинают поглядывать такие крупные игроки, как Huawei, «Открытие», «СибИнтек», «Ростелеком», Сбербанк, «Яндекс». 

Что почем?

Чтобы разобраться, насколько коворкинг может быть выгоднее (и выгоднее ли?) традиционной аренды, наши эксперты провели небольшое исследование. В качестве примеров мы сопоставили два предполагаемых запроса.

• «Запрос №1» – аренда помещения для небольшой компании/проектной группы (70 сотрудников) на короткий срок (два года).
• «Запрос №2» – аренда помещения для штата крупной компании (550 сотрудников) на длительный срок (пять лет). 

Для проведения корректного расчета следует принимать некоторые допущения (индексацию базовой ставки в обычном офисе, индексацию паркинга) и иметь в виду, что каждый запрос индивидуален, а универсального метода расчета просто не существует. Итак, рассмотрим возможные сценарии для этих двух запросов.

Сценарии для «Запроса №1» 

Арендаторы оперируют понятием «рабочих мест», которое выражается в квадратных метрах арендуемых площадей. Для штата в 70 человек по «высоким» стандартам площадь офиса рассчитывается исходя из десяти кв. метров на человека. На практике офиса в 600 кв. метров будет достаточно для комфортной рассадки 70 сотрудников. 

В этом исследовании мы рассматриваем качественные площади класса А как для сервисного офиса (коворкинга), так и для традиционной аренды. Обеспеченность площадью в коворкинге аналогичного класса будет сопоставима. 

Основные вводные

Коворкинг на 70 человек

Стоимость аренды рассчитывается просто, поскольку изначально номинируется в расчете на одно рабочее место. 

Учитывая местоположение и класс здания, рыночная стоимость составит 35 тысяч рублей за рабочее место в месяц (включая НДС). Без НДС годовая стоимость места составит 350 тысяч рублей. 

Годовая аренда мест на всю команду обойдется в 29,4 миллиона рублей (включая НДС), а бюджет на два года составит 58,8 миллиона рублей.

Офис на 70 человек

При аренде собственного офиса цифра изначально кажется более привлекательной.

Арендная ставка с учетом заданных параметров может составлять порядка 25 тысяч рублей за кв. метр в год без НДС. Однако необходимо выплачивать операционные платежи управляющей компании БЦ (семь с половиной тысяч рублей на кв. метр), платить за электроэнергию, воду. 

В итоге среднегодовой платеж за один кв. метр офиса будет составлять порядка 40 тысяч рублей, включая все возможные платежи и налоги. Стоимость арендуемого офиса за два года составит 48 миллионов рублей (включая НДС). Казалось бы, можно сэкономить более десяти миллионов рублей, не так ли?

Но не забывайте, что при переезде и обустройстве офиса в БЦ арендатору на начальном этапе приходится вкладываться в помещение. Статья расходов при переезде при традиционной аренде включает следующие пункты. 

1. Расходы на ремонт и отделку – от 15 тысяч рублей на кв. метр, в среднем – 25-35 тысяч рублей за кв. метр (включая налоги). Верхней границы нет – все зависит от пожеланий и стандартов клиента. Рассмотрим вариант разумной качественной отделки по цене 30 тысяч рублей за кв. метр, включающей создание дизайна проекта, строительно-монтажные и инженерные работы, закупку материалов. Следовательно, бюджет проекта увеличится на 18 миллионов рублей. 
2. Стоимость переезда. Для офиса заданного размера стоимость переезда может составлять от 50 до 200 тысяч рублей и будет зависеть от объемов меблировки, документации, оргтехники. При этом мебель, взятая из прежнего офиса, часто оказывается физически и морально устаревшей. Предположим, что вместо старой мебели компания закупает новую. Стоимость переезда в таком случае составит порядка 100 тысяч рублей.
3. Меблировка на все помещение для выбранного класса составит порядка трех с половиной миллиона из расчета 50 тысяч рублей на одно рабочее место.
4. Скорее всего, придется закупать и новую оргтехнику – принтеры, МФУ, экраны. Учитывая горизонт планирования на два года, скромно предположим, что стоимость закупки составит не более одного миллиона рублей. 
5. Стоит вспомнить и об операционных затратах на внутреннее содержание офиса: услуги связи (телефония, интернет), оплата услуг офис-менеджера и клининга, расходы на печать (бумага + картриджи), расходы на кофе-поинты и базовые снеки. В коворкинге заданного класса такие услуги входят в стоимость аренды. Для собственного офиса статья затрат будет составлять порядка трех миллионов рублей. 

Что же мы имеем в результате? Перед вами расчет экономической эффективности аренды в обычном бизнес-центре и в коворкинге для размещения команды на 70 сотрудников на два года.  

Сравнительные итоги

Как мы видим, экономия за два года составит 14,7 миллиона рублей в пользу коворкинга, что равняется 25% от стоимости коворкинга за двухлетний период. 

Конечно, в этом расчете мы не учитываем ряд факторов, возникающих в реальной жизни.

Например, капитальные затраты на офис будут амортизироваться, денежные потоки нужно будет дисконтировать, арендатор может переехать со своей мебелью и оргтехникой, существует вероятность арендных каникул, индексации арендных ставок. 

Однако, подыскивая офис на короткий срок (до двух лет), мы понимаем, что речь идет о проектной команде, стартапе, новом подразделении, будущее которого не определено. Оплачивая рабочие места в коворкинге, компания может пользоваться общими пространствами и сервисами, экономя на административных ресурсах. 

А главным преимуществом становится высокая степень гибкости. Необязательно арендовать все 70 мест сразу: их можно добирать в течение нескольких месяцев или года, либо же отказаться за ненадобностью. При краткосрочном планировании (до двух лет) сценарий с коворкингом окажется выгоднее стандартного офиса. Итог – 1:0 в пользу сервисного офиса.

Сценарии для «Запроса №2» 

Теперь рассмотрим ситуацию, когда крупной компании требуется подобрать офис на пять лет для размещения 550 человек. Принимая во внимание продолжительный срок, мы будем учитывать индексацию арендных платежей (5% для всех сценариев). 

Опыт показывает, что площадь в 3800 кв. метров будет достаточной для размещения указанного штата, несмотря на то что коэффициент использования площадей составит порядка семи кв. метров на сотрудника. 

Основные вводные

Коворкинг на 550 человек

Проблемой при аренде коворкинга может стать объем рабочих мест. Многие коворкинги сегодня просто не располагают площадями, способными вместить 550 человек. 

Рассчитывая стоимость аренды сервисного офиса, мы говорим о «количестве рабочих мест», умножая этот параметр на стоимость одного рабочего места (включая НДС). 

Принимая во внимание большое количество арендуемых мест, предположим скидку порядка 5%. Тогда одно место будет стоить 33 тысячи рублей в месяц (включая НДС), то есть бюджет проекта на пять лет составит 1,2 миллиарда рублей. 

Офис на 550 человек

Рассчитываем затраты на переезд большой компании в новый офис и его обустройство по аналогии с предыдущим запросом.

1. Расходы на ремонт и отделку составят 27 тысяч рублей за кв. метр, включая налоги. Стоимость (в расчете на один кв. метр) будет ниже, чем в «Запросе №1», благодаря эффекту масштаба. 
2. Стоимость переезда за одно рабочее место в этом случае составит три тысячи рублей при переезде в офис и две тысячи рублей – в коворкинг. 
3. Меблировка. Стоимость составит 5,5 миллиона рублей (считаем, что в первый год обновляется 20% мебели). 
4. Оргтехника. Обновление 50% всей оргтехники в течение пяти лет из расчета составит 60 тысяч рублей на одно рабочее место. 
5. Операционное обслуживание офиса составит три с половиной тысячи рублей на кв. метр в год. 

Арендные каникулы в этих расчетах мы не учитываем, поскольку компании все равно придется платить за второй офис, пока в арендованном будет проводиться ремонт.

Сравнительные итоги

Итак, для крупной компании использовать коворкинг в течение долгого времени менее выгодно, чем арендовать собственный офис.

Несмотря на вложения в ремонт, частичное обновление меблировки и оргтехники, затраты на содержание, экономия при аренде собственного офиса все равно составит порядка 160 миллионов рублей. 

Конечно, в первый год затраты при традиционной аренде будут существенно выше (вопрос об изменении стоимости денег во времени). Однако даже с применением дисконтирования в 16% сумма экономии на аренду собственного офиса сроком на пять лет составит порядка 100 миллионов рублей. 

Перспективы сегмента

Совершенно очевидно, что вариант гибкого рабочего пространства может иметь преимущества перед традиционной арендой, но, прежде чем принять решение, нужно тщательно рассчитать финансовую модель. 

Наше исследование показало, что для небольшого бизнеса, арендующего помещение на пару лет, коворкинг будет в разы выгоднее классического офиса. А в случае с крупными компаниями нужно рассматривать каждый конкретный кейс.

Например, если корпорация подыскивает помещение сроком на два-три года, пока строится ее собственный офис, временная аренда коворкинга будет финансово выгодной, однако при долгосрочной аренде она вряд ли станет экономически целесообразным решением.

В любом случае потенциал сегмента огромен. «Гибкость» сегодня становится не только модным трендом, но и способом оптимизации затрат.

Нет сомнений, что дефицит качественных офисных площадей, который мы наблюдаем сегодня на рынке, и следующий за ним постепенный рост ставок аренды в ключевых районах (центре и ММДЦ «Москва-Сити») станут еще одним фактором, стимулирующим спрос на гибкие решения.

Фото на обложке: Unsplash