Колонки

Как провести хакатон внутри компании, сплотить команду и реализовать все проекты

Колонки
Александра Каменских
Александра Каменских

Контент-маркетолог в Carrot quest

Софья Федосеева

Хакатоны – веяние времени. Это быстрый и интересный способ сгенерировать массу новых идей, отвечающих проблемам клиентов. Однако просто организовать хакатон и организовать его хорошо – это две разные вещи.

Александра Каменских, контент-маркетолог в Carrot quest, рассказала о том, как провести хакатон внутри компании так, чтобы на следующий год хотелось повторить.

Как провести хакатон внутри компании, сплотить команду и реализовать все проекты

Сейчас везде и всюду проводятся разные хакатоны:

  • с призовым фондом в полтора миллиона рублей,
  • с блокчейн-тематикой,
  • в Гонконге,
  • в Москве,
  • даже в общеобразовательной школе.

Мы тоже не отстаем и уже второй раз проводим хакатон внутри компании, чтобы хорошо и с пользой провести время с командой. В прошлом году он прошел так себе, но мы учли ошибки, поэтому в этом году все было круто! Теперь мы хотим поделиться своим опытом и рассказать, как с помощью хакатона прокачать тимбилдинг и реализовать несколько крутых проектов.

Зачем вообще проводить хакатон в компании – тратить время, сидеть в офисе, отменять рабочий день и мучить сотрудников?
  • Во-первых, хакатон может решить несколько важных проблем, касающихся тимбилдинга: помочь раскрыть потенциал коллег и сплотить команду.
  • Во-вторых, если правильно все устроить, можно сгенерировать много крутых и жизнеспособных идей в MVP-стадии, реализовать их в дальнейшем и улучшить продукт или процессы.  

Вот несколько советов по проведению хакатона.


Как все устроить

Помогите креаторам укомплектовать команду

Обычно в хакатонах принимают участие программисты, но в компаниях, помимо них, есть и другие специалисты, которым тоже важно проявить себя и принять участие. Если команды укомплектованы неравноценно, есть вероятность, что некоторые из них не смогут завершить проекты вовремя.

Как сделать так, чтобы все сотрудники правильно распределились по проектам и при этом были полезны?

Решение. Позвольте генераторам идей самим определить список специалистов для реализации проекта, а после того как команды сформируются, помогите доукомплектовать их.

Как это было у нас. За две недели до хакатона сотрудники заполняли Google-форму со своими идеями. На защите проектов креаторы рассказывали про свои идеи и озвучивали список тех, кто им был нужен в команду. Все желающие записывались в одну/две команды и потом выбирали, кому в итоге хотят помогать. Если на этом этапе оставались недоукомплектованные команды, CEO помогал распределить сотрудников.



Одной из идей было создание теста с квалификацией пользователей на сайте, и для ее осуществления были нужны дизайнер, программист и два копирайтера. На презентации креатор рассказал про проект и озвучил список тех, кто ему был нужен. Дальше сотрудники сами записывались к нему в команду.

Было очень круто! Наша команда сформировалась из разных отделов: маркетинга, продукта, внедрения и разработки. Мы были как отряд Фродо, который временно сплотился для великой цели, а когда кольцо сгорело, мы разошлись по своим деревням. В итоге мы заняли первое место и, кстати, наш проект совсем скоро релизится.
Леонид Шувалов, менеджер проектов в Carrot quest

Сформулируйте четкие правила по идеям проектов

Вы предложили сотрудникам поучаствовать в хакатоне, отправили им Google-форму, все рассказали про свои идеи, и пришло время разбираться с полученной информацией: один сотрудник предлагает проект по созданию уникального рецепта фисташкового мороженого, второй — что-то относящееся к вашему бизнесу, но совершенно не нужное ни вашим клиентам, ни компании.

Как сделать так, чтобы идеи проектов были полезны компании?

Решение. Сформулируйте правила формирования идей на хакатон. Расскажите сотрудникам, что проекты должны решать какую-то из проблем в продукте или компании. Это поможет креаторам генерировать идеи, которые будут применимы к вам.

Как это было у нас. У нас было условие по формированию идей: все проекты должны быть сформулированы по концепции JTBD (Jobs To Be Done). Другими словами, креатор должен придумать идею исходя из проблемы клиента. На этом этапе мы сильно улучшили качество предложений и помогли тем, чьи задумки не совсем соответствовали концепции.

Мобильное приложение для HR – это очень амбициозно, но неприменимо к реальности. Нет внутреннего запроса от сотрудников и слишком сложно практически реализовать.
Дима Сергеев, CEO Carrot quest

Определите критерии оценок

Если оценивать команды по десятибалльной шкале, то можно попасть в такую ситуацию, когда у вас есть два проекта. Один – небольшой – готов, а второй, более сложный, – нет. Как в таком случае оценивать команды?

Решение. Заранее подумайте над критериями оценок и расскажите о них сотрудникам. Это поможет установить рамки проектов и помочь командам сориентироваться.

Как это было у нас. В первом хакатоне мы не подумали о том, что оценка проектов требует более сложной системы.

В этот раз решили выбрать три параметра:

  • применимость – как проект в будущем применим к продукту,
  • завершенность – насколько проект готов к релизу,
  • презентация – качество и время презентации.

Это помогло креаторам и их командам держать себя в рамках критериев и делать проекты, максимально приближенные к реальности: почти все были завершены, и их можно было запускать уже завтра, и у всех были крутые презентации, которые четко укладывались в тайминг.


Определите даты 

Допустим, вы решили провести хакатон в середине апреля, а там у «Победы» открылось новое направление в Лиссабон за 3999 рублей, и все ваши сотрудники махнули в отпуск примерно в одни и те же даты. В итоге в хакатоне участвовали два с половиной человека.

Как правильно выбрать даты?

Решение. Постарайтесь подобрать такие даты хакатона, чтобы как можно больше людей смогли принять участие.

Как было у нас. Мы выбрали числа, когда все сотрудники вернулись из отпусков и с конференций. Так в хакатоне смогли принять участие практически все. Мероприятие начиналось в девять утра в пятницу и заканчивалось защитами презентаций в понедельник в десять утра.

Было сложно определить, в какие дни все проводить: в выходные или в будни. С одной стороны, в выходные в хакатоне смогли бы принять участие все, кто хотел. А в будни многие сотрудники (в частности, поддержки и продаж) не смогли бы полностью погрузиться в свои проекты из-за неотложных рабочих задач. С другой стороны, после выходных, проведенных в офисе, было бы тяжело выходить на работу в понедельник.


Соберите независимое жюри

Представьте, что наступило время защиты проектов и вдруг оказывается, что оценивать команды будет директор. В итоге побеждает проект, в котором сам директор и участвовал. Скандалы, увольнения, драки.

Как организовать беспристрастную оценку команд?

Решение. Соберите независимое жюри, желательно не из сотрудников компании. Они смогут беспристрастно определить победителя.

Как это было у нас. Мы решили собрать судей из знакомых стартаперов, которые разбираются в теме хакатонов и в жизни молодых проектов. В итоге эта штука зашла всем: и командам, и жюри. А потом стартаперы захотели провести такое же мероприятие у себя. Хакатон в массы!

Купите много еды

Хакатон сильно ограничен во времени. Обычно на подготовку проектов дается два или три дня. Работы много, и проблема в том, что кто-то отвлекается на поиск еды, а кто-то, наоборот, голодает. Все заканчивается тем, что некоторые сотрудники не доживают до защит, а те, кто сумел найти еду, не успели закончить проекты. Хакатон провалился, у половины участников случилось обострение гастрита.

Решение. Чтобы никто не голодал и не отвлекался на поиски еды, снабдите сотрудников завтраком, обедом и, желательно, ужином! Так вы замотивируете команды на продуктивную работу и порадуете бесплатной едой.

Как это было у нас. В пятницу мы знали, что в офисе будут все, и заказывали еду из расчета на всю команду, а чтобы понять, сколько людей придет в выходные, попросили проголосовать в Slack. Так мы поняли, какое количество еды нам понадобится. Никто не остался без кашки на завтрак!

Мне очень понравилось взаимодействие со своей командой. Чувствовался боевой дух, немного безумия и ощущение, что мы всем надерем зад (шутка). А еще работать за еду – одно удовольствие!
Света Логинова, дизайнер в Carrot quest

Ограничьте время презентаций

Пришло долгожданное время защиты презентаций. Вы начали в десять утра, но время близится к обеду, а выступить успели только две команды из 20!

Решение. Чтобы у всех были равные условия, а время защиты проектов не растянулось на миллионы световых лет, ограничьте время на защиту презентаций и вопросы.

Как это было у нас. На защиту презентации давалось ровно две минуты и две минуты на вопросы. Если одна из команд не укладывалась, ей давали дополнительную минуту на завершение. В итоге презентация проектов заняла час, никто не устал, и все внимательно слушали каждую защиту.


Выберите призы

Если есть победители, значит, должны быть призы. Когда речь идет о трехдневном хакатоне да еще и во время выходных, призы должны быть достойными.

Решение. Определитесь с подарками для победителей, но не забывайте про остальных участников. Все старались и каждого нужно поощрить!

Как это было у нас. Всем участникам хакатона мы заказали толстовки с брендовыми иллюстрациями Carrot quest, а победители получили билеты в квеструм и обеды на неделю вперед. Перед подарком стояла отдельная задача – он должен быть коллективным, чтобы ребята провели время вместе.


Подумайте заранее о подсчете голосов

Все команды выступили, оценки проставлены, осталось подсчитать голоса и определить победителей! Но волнующее предвкушение победы сменяется долгим ожиданием, ведь вы проставляли баллы на бумажках, а чтобы их подсчитать, у волонтеров ушло несколько часов.

Решение. Подумайте заранее о том, как будут выставляться оценки и кто будет голосовать. Если отдавать голоса будут сами сотрудники, продумайте, как их будут подсчитывать и сколько времени это займет. Бумажное голосование – плохая идея. Если получится, устройте электронный подсчет.

Как это было у нас. Жюри путем совещания выбрали одного победителя, а второго выбирали с помощью голосования среди сотрудников, где каждой команде нужно было присвоить баллы в трех номинациях (применимость, завершенность, презентация). В итоге у нас получилось 40 бланков, которые наши волонтеры пересчитывали и переписывали вручную. Не допускайте таких же ошибок!

У нас случился косяк с подсчетами. Мы совсем не подумали о том, сколько времени может на это уйти. В итоге было потеряно два часа, не говоря уже про эмоции и силы. Это было неправильно.
Елена Белебезьева, отвечает за счастье команды в Carrot quest

Отправьте проекты в реализацию

Одна из целей хакатона – генерация новых идей, но ничего не выйдет, если после его завершения о проектах благополучно забудут.

Решение. После защиты презентаций определите приоритетность проектов (какие вам нужны срочно, а какие могут подождать), просчитайте сроки их реализации и поставьте в спринт.

Как это было у нас. На защите презентаций было представлено 12 проектов, из них в реализацию ушло 11. Спустя полтора месяца после хакатона мы реализовали шесть, остальные стоят в долгосрочном плане.


Соберите фидбэк после хакатона

Прошел год с первого хакатона, директор решает повторить, ведь казалось, что все прошло просто супер! Почему-то многие сотрудники отказываются принимать в нем участие, но хакатон все равно проводится. Результаты еще хуже, чем в прошлый раз, сотрудники недовольны.

Решение. Чтобы узнать, насколько хакатон понравился самим сотрудникам, проведите опрос. Это поможет собрать обратную связь и исправить ошибки в будущем.

Как это было у нас. После хакатона всем сотрудникам разослали Google-форму с вопросами.

Теперь вы знаете, как провести хакатон, сплотить команду, сгенерировать кучу идей и не умереть от голода. Осталось только начать действовать!


Материалы по теме:

Как и зачем корпорации проводят хакатоны?

Почему хакатоны (почти) никогда не приносят компаниям новые идеи?

Что нужно знать, чтобы организовать идеальный хакатон

Wired: «Социологи видят в хакатонах эксплуатацию труда»

«Вас судят бизнесмены, а не радужные пони»: как выиграть хакатон и запомниться инвесторам

Фото на обложке: Unsplash

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Актуальные материалы —
в Telegram-канале @Rusbase

ВОЗМОЖНОСТИ

07 августа 2020

Ipsen Biomed Challenge

08 августа 2020

Цифровые джунгли

09 августа 2020

IT хакатон