Колонки

Я твой должник: как бизнесу работать с дебиторкой

Колонки
Николай Хорт
Николай Хорт

основатель и CEO Take'N'Go

Никита Стаценко

Двойка по дисциплине — это большая проблема. Особенно если речь идет о финансовой дисциплине вашего клиента. Результат — задолженность по счетам и испорченные отношения. Как сделать так, чтобы контрагенты платили вам вовремя? Рассказывает Николай Хорт, основатель сервиса Take’N’Go и участник ассоциации бухгалтеров АССА.

Я твой должник: как бизнесу работать с дебиторкой

Чем грозит для бизнеса задержка платежей

Любой бизнес ведет свою деятельность за счет оборотного капитала — разницы между поступлениями и платежами. Самое неприятное последствие бесконтрольного роста дебиторской задолженности — это кассовый разрыв. Если вы не получаете платежи за оказанные услуги или поставленные товары в срок, но при этом расплачиваетесь с поставщиками, вы это делаете за счет собственных средств, которые могли бы направить на развитие бизнеса. Либо еще хуже — за счет заемных средств.

У любых денег, которые вы «вытаскиваете» из бизнеса, есть определенная стоимость. Когда вы привлекаете кредит или открываете кредитную линию, чтобы покрыть кассовые разрывы, вы платите процент за заемные средства. Негативное влияние на потенциал и динамику развития вашего бизнеса очевидно. Если вы задерживаете выплаты поставщикам, вы можете испортить с ними отношения или даже потерять их, либо получить штрафные санкции за задержки оплаты, если таковые предусмотрены договором.

Но чем раньше вы начнете предпринимать правильные действия, тем выше вероятность, что оплату все-таки удастся получить.

Почему контрагенты не платят вовремя

Компании обычно объясняют неоплату счета в срок примерно одинаково. «Не видели счет, пришлите еще раз», «Да, действительно, странно, отправим в бухгалтерию», «Мы отправили в бухгалтерию, когда они оплатят — не знаем», «Генеральный директор в отпуске, некому подписать платежку». Кстати, именно такое невнимательное отношение к счетам — первый показатель плохой финансовой дисциплины, так что будьте бдительны.

Премия молодых предпринимателей Young Awards 2021. Подать заявку.

Но бывают и объективные сложности. Например, иногда нам отвечают: «Подождите, пожалуйста, у нас заблокировали счет». Зная, как сурова бывает налоговая служба, мы к таким ситуациям относимся с пониманием: интересуемся, когда планируется разблокировка, и спокойно ждем.

Обычно мы даем контрагентам срок оплаты 10 дней с момента первого напоминания. Практика показывает: с теми, кто не оплатил счет в течение недели после истечения срока оплаты, скорее всего, будут проблемы. Тех, кто не оплатил в течение 25 дней с момента выставления счета, можно смело назвать недобросовестными клиентами. Их имеет смысл переводить на предоплатную систему. 

И наоборот: чем дольше работаешь с контрагентом и видишь его внимательное отношение к счетам и привычку аккуратно платить в срок, тем больше уверенности, что такому заказчику можно увеличить кредитную линию. Но нужно учитывать, что это за контрагент, сколько вы с ним уже работаете, какой у него объем продаж, есть ли у него реальная потребность в овердрафте. Например, по статистике, проблемы с оплатой чаще возникают у ИП, чем у ООО, а госструктуры, в том числе из-за долгих внутренних согласований, обычно платят с очень большой задержкой.

Рекомендую после первой же просрочки платежа закрывать кредитный лимит и открывать его только по очень вежливому запросу с обещанием больше не пропускать сроки — и только если этот клиент действительно дает вам внятный объем. После повторной задержки оплаты лучше закрыть кредитную линию навсегда.

Веселые (и не очень) истории про должников

У нас есть один заказчик, который уже три месяца не может оплатить счет на 850 рублей. Сначала у его компании якобы заблокировали счет. Через месяц стало понятно, что разблокировка не предвидится, и мы попросили его перевести деньги на карту, но он отказался. Уже практически от отчаяния мы предложили ему эти 850 рублей погасить в рассрочку. Наверное, звучит смешно (да мы и сами посмеялись). Но если бы мы на такие вещи закрывали глаза, таких неплательщиков у нас было бы в два, а то и в три раза больше. Сейчас их всего 0,5% от общего количества заказчиков.

Неоднократно мы сталкивались с должниками, которые разговаривают с менеджерами так, будто это мы им должны деньги, а не наоборот.

Одна наша заказчица больше месяца не оплачивала счет на 1000 рублей. В какой-то момент она перестала брать трубку и отвечала только в Whats App. На пятую неделю напоминаний она ответила «Зачем вы мне постоянно пишете? Если вы не уважаете свое время, уважайте хотя бы меня и мое время». Мы уважаем всех наших заказчиков, поэтому, чтобы больше не беспокоить ее, кредитный лимит ей закрыли навсегда.

Но бывают истории, которые возвращают веру в людей. Жаль, что иногда они сопряжены с грустными моментами жизни. Например, однажды нам позвонил сотрудник заказчика и сообщил, что предприниматель скоропостижно скончался. В ответ на наши соболезнования мужчина первым делом спросил, как он может оплатить задолженность ИП с другой компании. Очень приятно, когда обнаруживаешь в людях такую добросовестность и аккуратность в делах.

Как контролировать дебиторскую задолженность

Если у вас малый или средний бизнес, будет достаточно следующих программ: бухучет (например, 1С), CRM («‎Битрикс24», amoCRM и подобные) и Excel (или Google Sheets и подобные). Аккуратное ведение реестра счетов и платежей в любой из этих программ позволят вам на 90% контролировать ситуацию. CRM или система бухучета позволяют видеть всю историю взаимодействия с заказчиками и поддерживать актуальность данных.

У нашей IT-платформы Take’N’Go есть некоторые функции CRM. Благодаря этому мы можем вести карточку каждого заказчика, устанавливать кредитный лимит (временный или постоянный), писать комментарии в карточках. Очень удобно, когда менеджер может зайти в карточку клиента и освежить в памяти всю историю общения. Также мы интегрировали платформу с нашим банком, поэтому все поступившие платежи можем видеть онлайн (они отражаются в течение 30 минут с момента поступления на наш счет).

Когда закрывается очередной месяц, бухгалтерия загружает все данные в бухучет, формирует отрицательные остатки, и по ним у нас в 1С формируется набор счетов. Мы настроили реестр так, чтобы список непогашенных счетов ежедневно поступал на электронную почту клиентским менеджерам (кстати, это стандартная настройка 1С). Менеджеры видят актуальную информацию по всем выставленным и неоплаченным счетам, это помогает им принять решение в каждом конкретном случае.

Как себя вести, если контрагент не платит

Всем клиентам, у кого остается задолженность на последний день месяца, уходит автоматическая рассылка — информация о задолженности и счет. Обычно это несколько сотен писем. По умолчанию мы даем контрагентам 10 дней на оплату счета. Когда срок оплаты истекает, бухгалтер отправляет им повторное письмо с просьбой внести платеж. Параллельно бухгалтер напоминает клиентским менеджерам в чат, что срок оплаты счетов истек и скоро можно обзванивать должников.

Спустя 3-4 дня после повторного письма наши клиентские менеджеры вооружаются списком должников и начинают их методично обзванивать. Всем, кто не берет трубку, они пишут письма на почту уже с другого электронного адреса (автоматические напоминания уходят с «центрального» адреса и иногда действительно могут попадать в спам). Сначала они звонят контрагентам один раз в три дня, потом раз в два дня, потом начинают звонить каждый день.

По нашей статистике, примерно ¾ клиентов оплачивают счета в течение первых 10 дней после рассылки. Следующие ¾ оплачивают задолженность после повторной рассылки или первого звонка. В результате остается 5-10% контрагентов, которых приходится активно «пушить», чтобы они заплатили. 

Кстати, в этот момент мы просим их оплачивать уже всю накопленную на данный момент сумму задолженности (ведь это уже 20-й день следующего месяца) и отключаем овердрафт. 90% оставшихся должников в этот момент оплачивают счет и даже не просят вернуть им овердрафт.

Мы стараемся брать у клиентов как можно больше контактов: рабочие мобильные телефоны, контакты бухгалтерии и менеджера, который непосредственно размещает доставки. В большинстве случаев этого хватает, чтобы достучаться до контрагента. Хотя бывают ситуации, когда звонишь человеку, а он говорит: «Ой, а я там уже не работаю». Правда, в большинстве случаев люди охотно дают контакт нового менеджера. Но иногда отказываются помогать и просят им больше не звонить — тогда приходится искать контакты самостоятельно.

Что делать, если клиент не выходит на связь

Мы часто используем комбинацию разных способов поиска нужных людей в открытых источниках, чувствуя себя при этом настоящими детективами. Однажды на страничке компании в соцсетях мы нашли новый мобильный номер менеджера, а по этому телефону — его личную страницу «ВКонтакте».

Еще была ситуация, когда по ИНН компании я нашел ФИО генерального директора, а потом и другие его компании. У одной из них название было очень похоже на ту, с которой мы имели дело (скажем, не «Ромашка», а «Ромашка Limited»). Я позвонил во вторую компанию, поговорил с их бухгалтером — и они в итоге оплатили задолженность.

Если ничего из перечисленных действий не помогло, вы можете подать досудебную претензию о взыскании задолженности. Также для небольших сумм существует упрощенная судебная процедура. К счастью, нам пока не приходилось подавать на контрагентов в суд. Надеемся, что не придется и вам.

Как достичь максимума

  • Не закрывать глаза даже на минимальные задолженности,
  • После первой же просрочки платежа сразу закрывать кредитный лимит, 
  • Переводить систематических должников на предоплатную систему,
  • Брать как можно больше контактов: прямых и корпоративных,
  • Вести реестр счетов в бухучете (1С), CRM или Excel,
  • Организовывать автоматические email-рассылки с просьбой оплатить задолженность,
  • Регулярно обзванивать клиентов и напоминать о задолженности,
  • Если клиент долгое время не платит, направить досудебную претензию, 
  • Дальше, к сожалению, дорога одна — в суд.

Фото: Antonio Guillem/shutterstock

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Что делать предпринимателю, если он погряз в долгах
  2. 2 С 1 января в России ограничат максимальный размер долга по кредитам
  3. 3 ЦБ разрешил блокировать личные счета ИП за долги
EdTech: карта российского рынка
Все компании и инвесторы в области образовательных технологий
Перейти