Этот способ поможет сделать классное мероприятие (и узнать все о ваших клиентах)

Диджитализация мероприятия: зачем это нужно

Диджитализация мероприятий — главная тенденция event-индустрии в течение последних пяти лет. Цифровые инструменты, используемые в их рамках, уже не ограничиваются рекламой в социальных сетях, очками виртуальной реальности и голограммами артистов.

Теперь это приложения, голосования в прямом эфире, бейджи с QR-кодами и всевозможные технологии геймификации. Основные преимущества digital-решений для event-агентства и заказчика мероприятия — это оптимизация организационных процессов, увеличение охвата мероприятия, поддержание интереса и, безусловно, анализ действий участников, позволяющий досконально изучить аудиторию и предсказать ее потребности.

Мероприятие прошло. Что дальше?

Организовать и провести мероприятие ─ это основная, но не финальная часть работы event-агентства. Не менее важно выяснить, что делали участники мероприятия, как они себя вели, что их зацепило, что прошло мимо них, почему им понравилось одно, но не понравилось другое. Дальше необходимо использовать полученные выводы в решении бизнес-задач заказчика.

Этому стоит придать особое значение, если агентство нацелено на долгосрочное сотрудничество с заказчиком: глубокое понимание целевой аудитории позволит организовать «попадающее в цель» мероприятие и определит ориентиры, как донести до аудитории ценности бренда в следующий раз.

Сейчас мы только разворачиваемся в направлении всестороннего анализа участников мероприятия, чтобы быть уверенными, что каждое последующее мероприятие для постоянного заказчика будет эффективнее предыдущего. То, что изучение аудитории просто необходимо в текущих рыночных условиях, и диджитализация позволяет упростить эту задачу в несколько раз, подтверждают наши коллеги по рынку event-индустрии.

Например, Виктория Камышникова, исполнительный директор компании «Центр Событий» (Be Brand Group) считает, что digital-подход играет большую роль не только из-за массы развлекательных технологий на самом мероприятии, но и ради эффекта «до и после».

Важно изучить реакцию аудитории на различные форматы воздействия «в моменте»: как они реагируют на то, что с ними происходит на самом событии и после него.

Забудьте про анкеты и сделайте приложение

Разве до прихода цифровых технологий агентства не собирали обратную связь от участников и не пытались изучить их интересы? Разумеется, это делалось всегда: регистрация, опросы во время и после мероприятия давали некоторую информацию, а с приходом социальных сетей агентство могло отследить все упоминания и отзывы о мероприятии в социальных сетях.

Однако технологии развиваются. Сейчас гораздо проще и интереснее и с точки зрения участника мероприятия, и с точки зрения агентства, сделать специальное приложение и «заманить» в него гостей события с помощью технологии геймификации.

После мероприятия – отследить статистику по каждой активности, попросить оставить обратную связь или рассказать о времени нового мероприятия.

К слову, с помощью приложения агентство может своими силами выстраивать пресловутый customer journey и направлять участника по тому пути, который задумал организатор.

Как это делали мы

Один из наших свежих кейсов — интеграция приложения в корпоративную конференцию для крупной табачной компании. Мероприятие объединило 250 сотрудников из нескольких городов. Мы поняли, что приложение – это лучший инструмент, чтобы вовлечь участников в мероприятие и узнать о них все.

 Что мы сделали:

• Купили готовую платформу для создания event-приложений;
• Кастомизировали ее под наши цели: внесли в приложение расписание конференции, карту действий (куда и зачем идти), чат для участников, «живую ленту», запустили викторину и так далее;
• Фиксировали все активности участника (вопрос спикеру, выложенное фото, ответы на викторинах, участие в блоках). В сервисе был общий чат: то есть мы могли и следить за тем, о чем разговаривают участники, видеть, что их интересует в режиме онлайн.
• Приложение стало основой для геймификации мероприятия — за определенные действия выдавались баллы, которые в дальнейшем нужно было обменять на «цифровое дерево». Геймификация стала не просто инструментом для вовлечения, а мотиватором к совместной работе, сплочению людей. 

Как выглядело приложение

В этом и был запрос заказчика — объединить сотрудников, еще раз посмотреть, как они работают вместе.

Как убедить заказчика, что ему это нужно

Участники рынка event-индустрии не отрицают, что на этапе согласования плана мероприятия у заказчика нередко возникает возражение: как получить гарантию, что денежные вложения в приложение будут оправданы. Почему гости будут скачивать приложение и активно им пользоваться?

Если в рамках корпоративного мероприятия загрузка приложения является обязательным условием, то в условиях массового открытого ивента – нужно вовлекать гостей события «игрой». Скачивайте приложение – зарабатывайте баллы за действия – выигрывайте призы. При входе в приложение система может запросить у пользователя залогиниться через любую социальную сеть – и считайте, что первичная информация об участнике уже «в кармане» заказчика.

Виктория Камышникова (Be Brand Group) добавляет, что все, что позволит узнать линк на человека в социальных сетях или мессенджере и есть то, на что должен быть направлен ивент в разрезе digital-технологий.

Результат от использования приложения можно увидеть и во время, и сразу после мероприятия – можно выгрузить статистику по залогиненным пользователям, посчитать общее количество действий, проанализировать участников по возрасту, интересам.

Подводя итоги, одна из основополагающих задач event-агентств — объяснить клиенту, что исследование аудитории — базис для последующих медиакампаний, следующих мероприятий, «тюнинга» продукта клиента. В плане понимания эффективности мероприятия важно не только кто пришел, но и как сработала запланированная активность, насколько аудитория была вовлечена и получилось ли достичь поставленные клиентом цели.

Простыми словами,  digital-инструменты предоставляют заказчику шанс рассмотреть потенциального клиента «под микроскопом».

Что нас ждет в будущем

Что ждет рынок event в ближайшие годы? Дальнейшее развитие и интеграция цифровых технологий в мероприятие: участников будут распознавать с помощью лиц, как это делает Face ID. Подобная технология уже использовалась на Belgian Roof Day, бельгийской выставке кровельной промышленности в Брюсселе.

Примерно за неделю до события гости мероприятия получили электронное письмо, в котором им было предложено загрузить свою фотографию, чтобы ускорить регистрацию. Кроме того, набирают популярность «умные бейджи», позволяющие обмениваться визитными карточками и получать материалы мероприятия с помощью одного прикосновения. Тем самым организаторы в силах моментально отслеживать движения и взаимодействия участников.

Digital на мероприятии: 5 советов

• На этапе планирования мероприятия расскажите клиенту, какую пользу получит он, а не только участники события.
• Прежде всего, поймите, как вы замотивируете участника мероприятия: можно предложить ему скачать приложение или участвовать в другой digital-активности (зайти на сайт, проголосовать).
• Постройте customer journey: пусть digital-инструменты ведут посетителей по пути, который нужен вам и который приведет их к пониманию, что ваш продукт/бренд заслуживает внимания.
• Старайтесь получить максимум от приложения или сайта мероприятия: линки пользователей в соцсетях, возраст, их телефоны, интересы, предпочтения.  
• Главное — убедитесь в том, что в месте проведения мероприятия отлично работает Wi-Fi. Любые проблемы с интернетом способны «потопить» все ваши труды.

  ---

Материалы по теме: 

Заглянуть в пакет участника: какой мерч дают на российских конференциях

Если у тебя есть востребованный продукт, времени на публичные мероприятия не останется

Разрушители мифов: ответ на материал про то, что никому не нужны приложения для мероприятий

Пять типов мероприятий, улучшающих взаимопонимание между коллегами

Как event-индустрия будет использовать технологии в ближайшем будущем