Семь лайфхаков для повышения эффективности, которые упростят вам жизнь

Хотя время — бесплатный ресурс, оно обходится нам дороже всего. Один человек за час не успевает ничего, только морально готовится к работе, а другой за те же 60 минут заключит сделку, почитает книгу и уделит время ребенку.

У всех есть выбор, каким человеком быть и как распоряжаться временем. У меня в агентстве 35 сотрудников в штате, а дома — трое детей по лавкам, поэтому хочу поделиться несколькими лайфхаками, как укрощать лангольеров.

Групповые чаты для открытого обсуждения

Вместо того чтобы встречаться с каждым руководителем практики (у нас в агентстве их пять: СММ, ивенты, ИТ, финансы и ТНП) и решать, чья команда возьмется за проект, лучше скинуть задачу в общий чат: вот и брейнштурм, и конкуренция.

Коллеги договорятся между собой, а вам не стоит вмешиваться в их споры, они сами придут к оптимальному варианту. Вы же доверяете своей команде? Так мы не раз оперативно находили идеально подходящего спикера для привлекательных, но срочных запросов журналистов, быстро произведя перекличку в групповом чате.

Аудиосообщения

Есть такое мнение об аудиосообщениях, якобы они отупляют. Но тому, у кого список задач заметно превышает список адресатов в мессенджерах, жаловаться на потерю интеллекта не приходится.

Набранный текст оставляет слишком много вариантов для интерпретации. С помощью аудиосообщений гораздо проще понять, что заказчик имеет в виду, его настрой и отношение к текущей работе. К тому же, если вы занимаетесь антикризисным пиаром, каждая минута на счету.

Время в пробках

Московские пробки... То, что «стоит» город, не означает, что дела тоже должны встать. Можно созвониться с клиентами, привести в порядок почту (если вы не за рулем), записать идеи для проектов, послушать аудиокнигу. Я каждый день трачу на поездки к клиентам и в офис два-три часа. А вы?

Езда на такси или с водителем даст вам плюс два часа каждый день или 40-60 часов в месяц, иначе говоря, 5-7 рабочих дней, которые вы можете инвестировать в свое личное развитие или в бизнес.

Последний раз я слушала книгу Чарлза Дахигга «Сила привычки». Американский журналист рассматривает привычку с научной точки зрения и рассуждает о том, как можно использовать ее механизм для собственных целей. Например, завести привычку в такси звонить родным.

Задачи по блокам

Если проблемы оставлять в первоначальном виде, со множеством разнообразных поручений и задачек внутри, то ничего, кроме приступа тревоги, они вызывать не будут. Я обнаружила, что эффективнее будет разделять их на однотипные блоки: все звонки совершать в одно время, встречи ставить сразу друг за другом и так далее.

Так, они:

• во-первых, потеряют свой устрашающий вид,
• во-вторых, при переносе опустятся лишние движения, которые тратятся на переключение между задачами.

Если уже и вовсе хочется поднять эффективность до небес, можно отводить на каждую из задач определенный объем времени. Например, час на ответы на письма клиентов, два — на общение с сотрудниками.

Недавно назначала встречу с предпринимательницей Катей Уколовой, она делает встречи и звонки только по 30 минут, не больше, это оказалось невероятно удобно, взяла себе на вооружение.

IP-телефония

IP-телефония облегчила жизнь сотрудников PR Partner. Такая незначительная, казалось бы, вещь, как набор номера из почты на стационарном телефоне, имеет значение в масштабах компании.

К примеру, IP-телефония пришлась кстати недавно, когда пришло время нашему агентству считать индекс NPS (уровень удовлетворенности клиентов), и нам нужно было записывать большое число телефонных разговоров с заказчиками.

Нет зависающим задачам

Выработанное на уровне рефлекса желание скорее отбить задачу на поле тем, с кем вы сотрудничаете, — экономит время и нервы. Раздача слонов, а вернее, задач, позволяет запустить сразу несколько проектов параллельно, часть из которых непременно осуществится.

К сожалению, этому простому правилу мало кто следует. Я всегда с интересом наблюдаю за трансформацией приходящих к нам в агентство​ новеньких сотрудников. Адаптируясь к нашей динамике, они из тех, кто дрожит перед задачами, становятся теми, кто стремится как можно скорее с ними расправиться.

Нет только правильным записям и файлам

Не тратить время на оформление и дизайн, если они, на самом деле, не требуются. К примеру, если я сделаю несколько пометок «для себя» на конференции и потом решу, что это будет полезно коллегам, я скорее скину зарисовки в чат, а не буду готовить презентацию. ​Также я отправляю скрины экрана с айфона, если нашла интересные вводные в статье.

***

Вот только некоторые советы по тайм-менеджменту, которым я следую. Главное здесь — понимать свои личные приоритеты. Если вы запланировали сегодня с 10:00 до 10:30 позвонить партнерам, то нужно так и сделать, а если решите выспаться, то отключите будильники.

Сила воли, как мышца: самыми сложными бывают первые тренировки, а регулярные занятия приблизят вас к вашим целям.