Почему бизнес теряет деньги на закупках и как это исправить

Слишком сложный процесс создания корпоративного справочника

Корень проблемы часто кроется в процессе формирования справочника.

Ручной ввод данных. Когда сотрудники вручную вводят информацию о товарах и услугах, вероятность ошибок возрастает. Опечатки, неточности в описаниях, несогласованность наименований — всё это приводит к хаосу в каталоге.

Отсутствие единых стандартов. Если в компании нет четких правил наименования и описания позиций, то каждый сотрудник может выполнять задачу по-своему. Например, один снабженец вносит в справочник «Картридж HP LaserJet 1010», а другой — «Картридж HP LJ 1010». Картридж один, а названия разные. В результате образуются дублирующие позиции, затрудняющие поиск и анализ.

Неактуальная информация. Справочники нуждаются в регулярном обновлении. Если этого не делать, то в них могут оставаться товары, снятые с производства, устаревшие цены и неверные данные о поставщиках.

Дублирующиеся позиции в справочниках

Одна из самых распространенных проблем — позиции, которые дублируются. Дубли возникают по различным причинам. Рассмотрим основные.

Разные наименования для одного товара. Например, «Ноутбук Lenovo ThinkPad T490» и «Lenovo T490 (20N2000KRT)».

Разные единицы измерения. Например, «Бумага А4, 500 листов» и «Бумага А4, 5 пачек».

Разные поставщики для одного товара. Например, «Карандаш Koh-i-Noor, поставщик А» и «Карандаш Koh-i-Noor, поставщик Б».

Какие проблемы создают дублирующие позиции

Увеличение затрат. Специалисты отдела закупок могут приобретать один и тот же товар у разных поставщиков по разным ценам, упуская возможность получить скидку за объем.

Трудности с анализом. Становится сложно анализировать данные о закупках и прогнозировать потребности, так как информация разрознена.

Проблемы с инвентаризацией. Учет запасов усложняется, что может приводить к дефициту или избытку товаров.

Пример. Компания закупает канцелярские товары. В справочнике есть две позиции: «Ручка шариковая синяя» и «Ручка синяя шариковая». В результате специалисты по закупкам приобретают ручки у двух разных поставщиков по разной цене. Хотя могли бы получить скидку за объем, если бы покупали все ручки у одного поставщика.

По теме. Топ-5 ошибок при запуске бизнеса

Причины финансовых потерь

Рассмотрим несколько примеров, которые демонстрируют, как из-за небрежности или отсутствия системы в справочнике возникает путаница, ведущая к финансовым потерям.

Несогласованные наименования. Компания закупает офисную бумагу. В справочнике она указана как «Бумага SvetoCopy», «Бумага для принтера SvetoCopy», «Бумага А4 SvetoCopy». В результате специалист отдела закупок не видит полной картины и заказывает бумагу у разных поставщиков по разным ценам.

Неверные единицы измерения. Компания закупает кабель. В справочнике указана цена за метр, а поставщик продает кабель в бухтах по 100 метров. В результате закупщик заказывает неверное количество кабеля, и компания несет убытки.

Дублирующие позиции с разными артикулами. Компания закупает одинаковые ноутбуки у двух разных поставщиков. В справочнике они указаны с разными артикулами, поэтому снабженец не понимает, что это один и тот же товар. В результате компания переплачивает за ноутбуки.

Отсутствие информации о совместимости. Компания закупает картриджи для принтеров. В справочнике нет информации о том, какие картриджи совместимы с какими моделями принтеров. В результате закупщик заказывает неподходящие картриджи, которые нельзя использовать.

Приводим в порядок каталог своими силами

Нормализация нормативно-справочной информации (НСИ) — это процесс устранения ошибок и дубликатов, приведение информации к единому стандарту. Каталогизация продукции помогает упорядочить процессы материально-технического снабжения, исключить закупку дублирующей продукции и необоснованное завышение цен.

Это можно сделать своими силами, что требует времени, ресурсов и определенных знаний.

Этапы нормализации каталога

Анализ текущего состояния. На этом этапе необходимо оценить масштаб проблемы и понять, с чем предстоит работать. Что нужно сделать:

• определите количество позиций в справочнике: это поможет понять, насколько масштабным будет процесс нормализации и сколько ресурсов потребуется;
• найдите дубликаты при помощи специального ПО или вручную: обратите внимание на одинаковые товары с разными наименованиями, единицами измерения, артикулами или поставщиками;
• проверьте справочник на наличие опечаток, неточностей в описаниях, устаревшей информации;
• проанализируйте, как организованы категории и подкатегории товаров и услуг;
• оцените логичность и удобство использования текущей структуры.

Инструменты для анализа данных каталога:

1. Excel для базового анализа данных, поиска ошибок и дубликатов.
2. Специализированное ПО для управления каталогами, позволяющее проводить более глубокий анализ, автоматический поиск дубликатов и ошибок.
3. Внутренние системы компании, такие как ERP, CRM и SRM для сбора информации о товарах и услугах. 

Разработка правил и стандартов. На этом этапе необходимо создать единую систему правил для описания и классификации позиций в каталоге:

• определите, как будут называться товары и услуги, и установите единый формат наименований, например: сначала «Бренд», затем «Модель», в конце «Характеристики»;
• решите, какая информация должна быть включена в описание товара или услуги: это могут быть технические характеристики, особенности применения, производитель, страна происхождения и т.д.
• разработайте систему классификации товаров и услуг по категориям и подкатегориям. Присвойте каждой позиции уникальный код для удобства идентификации;
• определите, кто отвечает за обновление информации в справочнике: как часто это нужно делать, какие процедуры необходимо соблюдать.

Дополнительные рекомендации:

1. Используйте устоявшиеся стандарты и классификации, например, общероссийский классификатор продукции (ОКПД2).
2. Привлекайте к разработке правил и стандартов сотрудников разных подразделений: закупок, склада, продаж.
3. Задокументируйте все правила и стандарты, чтобы обеспечить их единообразное применение.

Очистка данных. На этом этапе необходимо исправить выявленные ошибки и дубликаты, а также дополнить недостающую информацию.

• исправьте опечатки, неточности в описаниях, устаревшую информацию;
• добавьте недостающие данные о товарах и услугах, такие как характеристики, изображения, сертификаты и т.д;
• объедините дублирующие позиции в одну, сохранив наиболее полную и актуальную информацию.

Инструменты для очистки данных:

1. Excel для базовой очистки данных и ручного исправления ошибок.
2. Специализированное ПО для управления каталогами, позволяющее автоматически исправлять ошибки, объединять дубликаты и дополнять информацию.

Внедрение инструментов автоматизации. На этом этапе необходимо выбрать и внедрить программное обеспечение для управления каталогом.

• определите потребности компании и выберите ПО, которое соответствует вашим требованиям. Учитывайте функциональность, стоимость, удобство использования и возможности интеграции с другими системами;
• настройте программное обеспечение, перенесите данные из старого справочника и обучите сотрудников работе с новой системой;
• настройте автоматическое обновление информации в каталоге, например, синхронизацию с базами данных поставщиков.

Приводим в порядок каталог с экспертами

Нормализация НСИ — это сложный и длительный процесс, который не терпит ошибок. Он требует глубоких знаний в области управления данными, опыта работы с различными справочниками и понимания бизнес-процессов компании.

Когда стоит обратиться к экспертам

Объем справочников слишком большой. Если у вас много справочников с большим количеством позиций, а также большое количество разноплановой номенклатуры, то самостоятельная нормализация может быть слишком трудоемкой и занять много времени. 

Недостаток опыта и знаний. Если у вас нет сотрудников с достаточным опытом и знаниями в области нормализации каталога, то лучше доверить эту работу профессионалам.

Высокие требования к качеству данных. Если для вашей компании критически важно иметь высокое качество данных в справочниках, то лучше обратиться к экспертам.

Как помогут профессионалы

Сэкономят время и ресурсы. Самостоятельная нормализация справочников может занять месяцы, отвлекая сотрудников от основных задач. Эксперты же обладают необходимыми знаниями и инструментами, что поможет выполнить работу быстро и эффективно, давая специалистам вашей компании возможность сосредоточиться на своих задачах.

Снизят вероятность ошибок. Нормализация НСИ — это процесс, где ошибки могут дорого обойтись компании. Эксперты обладают опытом и знаниями, которые позволяют им избежать ошибок и обеспечить высокое качество данных.

Проанализируют справочник комплексно. Эксперты не только нормализуют справочники, но и помогут разработать эффективные процессы управления ими в будущем. Они могут обучить сотрудников компании работе со справочниками, а также предоставить необходимые инструменты для поддержания их в актуальном состоянии.

По теме. Так умирают стартапы: какие ошибки делают основатели и как обернуть их в свою пользу? 

Итоги

Эта статья призвана показать бизнесу, как некорректное ведение корпоративных справочников может привести к серьезным финансовым потерям из-за ненужных закупок.

Что бизнесу нужно учесть:

1. Корпоративный справочник — это основа эффективных закупок, которая влияет на затраты, скорость работы и отношения с поставщиками.
2. Ошибки в справочнике — это системная проблема, которая возникает из-за ручного ввода данных, отсутствия стандартов и неактуальной информации.
3. Дублирующие позиции приводят к потере скидок, невозможности провести анализ данных и усложняют инвентаризацию.

Корректное ведение корпоративного справочника поможет снизить затраты и увеличить эффективность закупок. Важно создать единые стандарты для наименования и описания товаров и услуг, регулярно обновлять справочники, автоматизировать процесс ввода данных и проводить регулярную проверку справочника на наличие дубликатов и неактуальных данных.