Кейс: зачем автоматизировать столовую

«МегаТрейд» — это сеть корпоративных кафе и столовых в государственных учреждениях и на крупных предприятиях. Мы работаем на рынке общественного питания 8 лет и отвечаем за обеспечение точек общепита на 16 объектах.

Сейчас я понимаю, что даже начинать работать в сфере общепита без автоматизации не стоит. Можно вручную вести учет финансов, работу с персоналом и сводить в Excel маркетинговые планы, но есть процессы, которые без специальной системы учета нормально выстроить просто не удастся. Тем не менее долгое время мы работали без комплексной системы автоматизации. Расскажу, с какими именно проблемами мы столкнулись и как их в итоге удалось решить.

Как было

Нашу первую столовую мы с партнером открыли в Москве еще в 2010 году. Это было помещение площадью 146 кв. м с пропускной способностью 98 человек в день, в котором работали 12 сотрудников.

Для денежного учета использовали кассовый аппарат АМС, который напоминал печатную машинку, пробивал чеки и записывал фискальные данные. Для учета продуктов — программу Store House, которая сводила данные по поступлениям и расходам. Грубо говоря, позволяла понять, сколько списать мяса при продаже одной котлеты.

Фото: Unsplash

Основная проблема состояла в том, что используемая нами программа Store House не была интегрирована с кассой. Отсутствие связи между двумя системами не давало возможности видеть реальную картину бизнеса: одна подбивала продажи в рублях, другая — считала продукты в килограммах. Это все равно что ездить на велосипеде, но использовать одно колесо. Для того, чтобы правильно спрогнозировать, например, какие товары и в каком объеме необходимо закупить, приходилось подсчитывать все вручную. Вручную велся и учет зарплат сотрудников, затраты на их питание, бытовые и прочие расходы.

Кроме того, система АМС пробивала позиции не потоварно, а в денежном эквиваленте, и у кассиров периодически возникал соблазн реализовать не тот товар. Пространство для махинаций открывалось также и со скидочными картами. Из-за того, что кассовый аппарат не был подключен к учетной системе, решение давать или не давать клиенту скидку фактически принимал кассир.

Это значительно ограничивало потенциал развития бизнеса, поэтому в какой-то момент мы поняли, что надо автоматизировать процессы. Основные задачи, которые мы ставили перед системой автоматизации сводились к следующему:

• контролировать движение товаров;
• оптимизировать систему лояльности и наладить работу с постоянными клиентами;
• вести управленческий учет в шести точках общепита – сводить все данные в одну систему и получать аналитические отчеты для всех, кому это надо;
• вести учет денежных средств;
• минимизировать воровство.

Как автоматизировались

«Коробочное» решение

Первой системой автоматизации, которую мы установили в своих столовых, стала стационарная система iiko. Эту компанию нам рекомендовали коллеги, тогда она была дешевле конкурентной R-keeper.

Оборудование

Для установки системы понадобились:

• специальный моноблок;
• денежный ящик;
• принтер фискальных чеков;
• сканер штрихкодов;
• аппарат эквайринга (на тот момент его еще надо было покупать у банка);
• сервер;
• ЭКЛЗ (Электронная Контрольная Лента Защищенная) — устройство, которое устанавливалось в кассовом аппарате и на пленке фиксировало кассовые операции;
• система учета iiko, включая отдельные оплачиваемые модули — «места» — для кассира, руководителя и бухгалтера.

Деньги

Автоматизация одной точки со всеми дополнительными модулями для front-office обошлась в 300 тысяч рублей (на 2013 год). Одно кассовое «место» со всем оборудованием и лицензиями стоило 200 тысяч рублей (дополнительное обучение персонала — 12 тысяч рублей за человека). Мы купили разовую лицензию, но для оптимальной работы потребовались платные обновления примерно раз в год.

Фото: Unsplash

Облачная система

Мы были одной из первых компаний в числе перешедших на облачное решение, предложенное в 2015 году «Альфа-банком» совместно с компанией по автоматизации Poster. В отличие от iiko, где одна компания продавала и настраивала весь набор оборудования, тут оборудование и ПО предоставляли разные поставщики.

Оборудование

Для внедрения облачной системы учета понадобились:

• 10-дюймовый планшет Pipo;
• денежный ящик;
• принтер кассовых чеков;
• сканер штрихкодов;
• фискальный накопитель (замена ЭКЛЗ);
• договор с ОФД;
• система учета Poster.

Деньги

Установка облачной автоматизации в среднем обошлась:

• комплект оборудования: планшет Pipо + сканер + принтер — 24 тысячи рублей;
• денежный ящик — четыре тысячи рублей;
• фискальный накопитель — семь тысяч рублей;
• договор с ОФД — две тысячи рублей;
• система учета Poster — пять тысяч рублей в месяц за бизнес-тариф.

Что изменилось

Движение товаров

До автоматизации нам приходилось по три-четыре раза обращаться к одной и той же накладной при приходе новых товаров. Сперва шла приемка, затем бухгалтер-калькулятор вводил новые данные о цене товара, следом бухгалтер совершал необходимые проводки, чтобы зафиксировать факт покупки в налоговых органах, а напоследок, когда нужно было увидеть картину в целом и понять структуру доходов и расходов — присоединялся еще и финансовый директор. Мы вручную рассчитывали планы по закупкам и списанию товаров. Кроме того, постоянные рутинные, дублирующие друг друга операции, отнимали очень много времени, что увеличивало нагрузку на персонал и снижало эффективность бизнеса.

Система учета позволила полностью контролировать движение товаров: автоматизировала планирование закупок, списание товаров, работу с калькуляционными картами, инвентаризацию. Теперь стоит накладной попасть в систему — все, кому она нужна, автоматически получают доступ и могут формировать необходимую отчетность.

Фото: Unsplash

Упростилась работа с инвентаризацией. Выездная бригада приезжает в столовую, закрывает кассу и проводит инвентаризацию час в час, потому что в системе уже собраны все данные по продуктам.

Если раньше процесс закупки товаров проходил скорее по наитию, то после автоматизации планирование закупок стало более точным. Зная меню, система рассчитывает количество продуктов, которые необходимо закупить на месяц, на неделю, на день, и дает точное видение остатков на складе. Это особенно важно, когда в компании есть несколько производств и необоснованные закупки могут привести к порче и списанию, а значит, принести убыток владельцу.

Что в итоге:

• Сократились издержки благодаря лучшему планированию и контролю за движением товаров.
• Повысился уровень удовлетворенности сотрудников работой из-за устранения монотонных рутинных задач из сферы их обязанностей.

Система лояльности

80% гостей столовых и кафе «МегаТрейд» — постоянные клиенты. Мы не могли себе позволить работать, как в «Макдоналдсе», и предлагать один и тот же набор блюд каждый день. Меню в наших столовых постоянно меняется и насчитывает около двух тысяч чередующихся позиций.

Благодаря автоматизации мы смогли привязать скидки к именным картам лояльности, минимизировать махинации кассиров и значительно увеличить количество постоянных клиентов — с 3000 до 6000 за полгода.

Автоматизация позволила ввести и учет питания персонала, что редко практикуется в общепите. Сотрудники получили именные скидочные карты и возможность бесплатно обедать в столовых на определенную сумму. На все, что покупается свыше, предоставляется дополнительная скидка в 50%. В итоге большинство сотрудников перестали брать с собой еду из дома и стали питаться на работе, а мы получили дополнительную прибыль от своего же персонала.

Фото: Unsplash

Что в итоге:

• Уменьшилось количество махинаций со скидочными картами.
• Увеличилось количество постоянных клиентов.
• Увеличились продажи блюд сотрудникам компании.

Управленческий учет и отчетность онлайн

Система автоматизации позволила связать воедино все точки общепита и упростить управленческий и бухгалтерский учеты, позволяя выгружать все данные, один раз введенные в систему, в любом виде для всех, кому это нужно.

Раньше мы часто сталкивались с тем, что между моментом продажи товара и попаданием этого факта в отчетность проходило несколько дней. Это не позволяло оперативно принимать управленческие решения, реагировать на спрос и подстраивать под него свое предложение. После автоматизации процессов стало возможным следить за оборотом всех точек одновременно и видеть любую аналитику в реальном времени.

Что в итоге:

• Полная картина процессов, происходящих на всех этапах во всех заведениях.

Денежные средства и воровство

Все знают, что воровство в общепите искоренить нельзя, его можно минимизировать. Проблема тут не только в людях, но и в самой специфике производства: каждое блюдо сотрудник кухни легко может сделать чуть хуже, а порцию — чуть меньше.

Благодаря автоматизации учета товаров и денежных средств мы можем в любой момент проверить фактические остатки на складе, деньги в кассе, а значит, у нас есть шанс дополнительно контролировать персонал. А в связке с системой видеонаблюдения стало возможным из любой точки мира отслеживать операции с деньгами или пробитие чека кассиром в конкретный момент времени в конкретном заведении.

Что в итоге:

• Четкий контроль денежных средств.
• Снижение воровства благодаря дополнительному контролю за персоналом.

Что нужно учесть, планируя автоматизацию

Реальные потребности своего бизнеса

Самое главное — понимать, какие задачи стоят перед вашим бизнесом и что вы хотите получить от автоматизации. Вести управленческий учет одновременно на нескольких объектах? Просто бить чеки в одном заведении и отвечать требованиям контролирующих органов? Четкое понимание задач поможет правильно расставить приоритеты при выборе системы автоматизации.

За стационарные системы, как правило, платишь сразу всю сумму, и это довольно дорого, за облачные же нужно платить ежемесячно. Но со временем абонентские платежи за использование онлайн-решений могут обойтись во столько же. При этом здесь вы будете получать постоянные обновления, а в договор будет включена еще и поддержка технических специалистов.

Фото: Unsplash

Стоит также учесть стоимость оборудования и затраты на обучение персонала.

Мой совет — выбирать интуитивно понятные системы, с которыми сможет работать даже неподготовленный сотрудник.

Интеграцию с другими системами

При внедрении автоматизации важно учесть совместимость всех нужных вам систем, ведь часто бывает так, что одна просто не справляется со всеми задачами. Если вы подберете всё правильно, интеграция сможет принести значительные плоды, снизив издержки и ускорив работу.

Удостоверьтесь, что система интегрируется с другими решениями, которые вам необходимы в работе: маркетинговыми, аналитическими и эквайринговыми. Идеальных вариантов, увы, пока нет. Например, многие страдают от невозможности выгрузить данных во внешние программы, а у кого-то программное обеспечение «не срастается» с желаемым оборудованием.

Подобные трудности могут возникнуть и при попытке интеграции с фискальным оборудованием, предлагаемым банками. Это распространенная сейчас практика: вы проводите деньги через определенный банк, а он предоставляет вам конкретную аппаратуру в безвозмездное пользование. Впрочем, надо признать, что до недавнего времени такие проблемы с совместимостью были у многих программ, необязательно связанных с учетом, в том числе этим болели такие гиганты, как «1С».

54-ФЗ и налоги

Я твердо уверен в том, что без автоматизации сейчас не обойтись — и дело не только в том, сколько проблем она может решить. Новый закон 54-ФЗ тоже подстегивает к приобретению онлайн-касс, а почти все они — органичная часть систем автоматизации.

Часто можно услышать критику закона, но я считаю его очень серьезным прорывом во взаимодействии с налоговыми органами. Не думаю, что нормальный предприниматель заинтересован в сокрытии доходов. Если, составляя бизнес-план, вы не закладываете в него налоги — вы явно занимаетесь не своим делом. Нет смысла начинать предпринимательскую деятельность, исходя из того, что часть доходов придется скрывать. Задача налоговых органов — не карать, а сделать так, чтобы вы могли передавать им информацию в максимально удобной для обработки форме — то есть беречь и ваше время.

Уже сейчас 54-ФЗ делает неактуальным наем бухгалтеров компаниями, работающими по упрощенной схеме налогообложения, потому что с онлайн-регистраторами контролирующие органы и так получают всю необходимую о вас информацию. Более того, близок тот день, когда профессия бухгалтера исчезнет совсем. И потенциальное исчезновение этой статьи расходов тоже стоит учесть, оценивая преимущества автоматизации своего бизнеса.

Предпринимательская деятельность — это призвание. Когда ты берешься создавать какой-то продукт — ты берешь на себя ответственность не только за себя, но и за тех, кого нанимаешь, создавая рабочие места. Так что к этому нужно подходить очень серьезно, в том числе и при выборе учетной системы. Помните, что вы не одни, рядом с вами сотрудники и контрагенты, и им должно быть комфортно работать с вами.

Материалы по теме:

«Вкусные» внедрения: три технологии, которые увеличили нашу выручку в рестомаркете

Будущее фудтеха: какое направление выбрать предпринимателю, чтобы заработать миллионы

Как автоматизация процессов меняет сферу общественного питания

История успеха бара Pinch! — зачем технологии ресторанной сфере