Стоит ли уходить с бессмысленного совещания, даже если это невежливо?

Я считаю, что не все совещания одинаковые. Некоторые из них бывают полезными, другие лишь отнимают у всех время. Совещания – неотъемлемая часть жизни каждого предпринимателя, и они стали предметом горячих обсуждений – особенно в технологической индустрии.

Фото: Medium

В одном из имейлов, опубликованном веб-сайтом Elektrek, Илон Маск говорит своим сотрудникам, что огромные совещания – «болезнь больших компаний, и они практически всегда со временем становятся еще хуже».

Маск также советует своим сотрудникам «вставать и уходить с совещаний, когда становится очевидно, что вы не вносите никакого вклада. Не думайте, что уходить со встречи – это невежливо. Невежливо тратить время других людей».

Каково решение?

В самом начале развития компании я не думал о совещаниях. Тогда я был один, и бизнес развивался медленными темпами. Я также никогда не получал внешнего финансирования, поэтому мне не нужно отчитываться перед инвесторами. Сейчас мы открыли три офиса на двух континентах, и я начал подходить к совещаниям более стратегически.

Я не хочу тратить свое время и время сотрудников. Они являются мозгами и мотором этого бизнеса. Я хочу мотивировать их делать работу максимально хорошо и наслаждаться процессом. На самом деле, каждый предприниматель должен установить собственные границы и разработать стратегию совещаний, которая подойдет компании. Вот что делаем мы.

1. Отдельные офисы для команд

В нашей компании работают небольшие межфункциональные команды из четырех-шести человек. В каждую группу входит дизайнер, разработчик, UX-специалист и другие сотрудники, которые помогут создать новый продукт от начала до конца. У каждой команды есть свой отдельный офис.

Фото: Medium

Работая в одном месте, командам не нужно планировать формальные совещания. Они могут делиться идеями на протяжении всего дня.

Это не только способствует эффективности сотрудников, но и предотвращает возможность того, что ваше расписание будет похоже на тетрис – то есть разноцветный и непродуктивный пазл.

Очевидно, люди должны работать в тишине. Каждая команда устанавливает свои собственные правила. Суть заключается в том, что решают они, а не мы. Я знаю, такая структура подойдет не всем, но она стоит того, чтоб на нее обратили внимание. Ваши сотрудники могут также использовать Slack для быстрых вопросов. Или вы можете выделить еженедельные «офисные часы», когда все доступны для неформальных вопросов и общения. Экспериментируйте.

2. Никаких планерок

Брайан Донохью, технический менеджер в Pinterest, рассказал о новом трехдневном расписании без совещаний, которое компания тестирует на командах инженеров. Донохью утверждает, что эти «едва заметные перемены» уже значительно повысили продуктивность сотрудников. Около 91% разработчиков поделились, что стали работать эффективнее. 

Pinterest все еще экспериментирует с новой методикой, но так здорово наблюдать за тем, как другая компания пытается найти баланс между непрерывным рабочим временем и эффективной командной коммуникацией.

3. Совещания на свежем воздухе

Среднестатистический американец проводит 9,3 часа в день в офисе. Совещания на свежем воздухе могут улучшить состояние здоровья, коммуникацию и благосостояние людей. Кроме того, они способствуют креативности.  

Стив Джобс, Джек Дорси, Марк Цукерберг также предпочитали проводить небольшие встречи за пределами офиса. Я сам являюсь фанатом такого типа совещаний. Я всегда стараюсь обедать и проводить время вне офиса с новыми сотрудниками. Так мы знакомимся друг с другом в менее формальной обстановке, и, я надеюсь, благодаря этому они видят во мне не только начальника.

Конечно, не пытайтесь вывести на улицу семь человек. Если у вас есть время и возможность, попробуйте этот метод.

4. Электронная почта

В недавней статье Fast Company была приведена цитата дизайнера Дона Нормана, который утверждает, что имейл – это «служебная записка, переросшая в опухоль и распространившаяся на повседневную жизнь».

Я согласен с этим. Большинство людей ненавидят электронную почту. Однако если мне придется выбирать между имейлом и встречей, я выберу первое – и это не потому, что я не хочу разговаривать с командами. Так я смогу хорошо все обдумать и дать основательные комментарии и оценку их работы.

5. Четкие цели

У продуктивных совещаний есть четкая цель, и на них представляется новая и полезная информация.

Фото: Medium

Я с нетерпением жду двух еженедельных совещаний: с командой обработки данных и с командой по исследованию аудитории. Первые делятся анализом данных, коэффициентами конверсии, результатами тестов. Вторые рассказывают мне, что узнали из опросов пользователей и юзабилити-тестирований, которые провели. Если мы наблюдаем необычное поведение, мы обсуждаем это и пытаемся найти решение. Я всегда так много узнаю – и подробности, которыми они со мной делятся, напрямую воздействуют на мою работу.

Из-за суеты вокруг отмены совещаний основатели могут подумать, что все конференции и брифинги – это простая трата времени. Я не думаю, что это правда. Совещание, которое быстро и эффективно достигает своей цели, заслуживает места в вашем расписании. Бизнес – это командный спорт. Невозможно достичь чего-то грандиозного в одиночку.

6. Сила слова «нет»

Способность говорить «нет» – это привилегия и форма власти. Не каждый сотрудник может применять эту силу в любой ситуации. Однако давайте скажем «нет» непродуктивным совещаниям, если есть такая возможность.

В конце концов, мы не должны их бояться. Совещания должны способствовать продуктивности организации, а не истощать ее импульс. Да, иногда мы не можем бросать все и уходить с совещаний, но мы можем мыслить более стратегически и уважать чужое время. Давайте попробуем по-другому работать и взаимодействовать друг с другом ради общего блага.

Источник.

Материалы по теме:

Как сделать проект в последнюю минуту

13 лайфхаков по оптимизации рабочего места

Почему планирование дня накануне вечером повысит вашу продуктивность

Распознать трудоголизм и найти баланс между работой и личной жизнью: советы карьерного эксперта