Что такое ОКУД и как его узнать

Что такое общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)?

Любой компании приходится создавать, обрабатывать и хранить огромное количество документации. В России была создана специальная система, которая позволила распределить все имеющиеся бумаги по группам, присвоив им свой собственный уникальный код. Стоит отметить и то, что каждый документ имеет соответствующую установленную форму, использовать которую можно в качестве шаблона, меняя и размещая в ней новые данные.

ОКУД позволяет организации прийти к определенным общепринятым стандартам и значительно сократить время на создание или поиск документа. Облегчает присвоенный код каждому документу и работу аудиторов, так как такая классификация значительно сокращает время на анализ и проверку.

Форма по ОКУД, которую использует организация, и присвоенный ей код позволяет выполнить задачи по созданию эффективного рабочего процесса, а также взаимодействия с различными внешними структурами, в том числе и государственными.

Для чего был введен ОКУД?

Постановлением под №299 Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года был введен общероссийский классификатор управленческой документации, который имеет аббревиатуру ОКУД. Благодаря нему работа компаний в плане документооборота стала проще.

Читайте по теме:

Штатное расписание: как правильно составить и вести

О чем нужно знать при работе с электронным документооборотом

В этом постановлении можно найти полный список установленных кодов для каждой используемой формы или бланка. Введение кодов ОКУД позволяло добиться и других целей, среди которых:

• сокращение форм принятых документов. Так некоторые бланки приобрели единый вид, и стали использоваться во всех организациях.
• отказ от устаревших форм. Это позволило отказаться от тех документов, которые уже не использовались, что значительно разгрузило предприятия в плане количества ненужных документов.
• систематизация и учет документов организации, которая также благодаря нововведению стала намного проще. Теперь поиск нужного документа по присвоенному ему коду стал проходить намного быстрее.
• упрощение взаимодействия между предприятиями и государством. Это касается ежеквартальной, а также ежегодной отчетности, которую компания подает в различные органы, в том числе и налоговую службу. Благодаря установленным стандартам обработка и анализ представленных форм по ОКУД теперь проходит быстрее.
• значительное сокращение используемых форм и бланков в организациях. Внедрение системы ОКУД позволило сократить и объем документации предприятия, так как некоторые бланки пришли на смену нескольким, используемым ранее.

Использование общепринятых документов по кодам ОКУД в документообороте не считается обязательным условием для всех организаций. Однако некоторые формы должны полностью соответствовать принятым.

Особенно это касается кассовых документов и накладных на перевозку грузов, так как здесь речь идет не только об удобстве работы внутри компании. Такие документы позволяют облегчить взаимодействие между предприятиями, государственными службами и кредитными организациями, которые полностью перешли на систему кодов ОКУД.

Из чего состоит код ОКУД, его структура, элементы и значения?

Номер формы по ОКУД состоит из 7 основных цифр и контрольной, где каждая из них имеет собственное значение. Так первые 2 цифры кода показывают принадлежность документа к определенному классу. Например, код ОКУД, начинающийся на 04 принадлежат классу документов, установленных Банком России, а на 06 — отчетно-статистическая документация.

Следующие 2 цифры кода ОКУД обозначают подкласс. Так в номере 03 01 008 0 первые 2 цифры указывают на принадлежность к классу первичной учетной документации, а вторые две подкласс документов по учету труда и его оплаты. А уже следующие 3 цифры этого кода обозначают регистрационный номер документа в системе, и в приведенном примере цифры 008 относятся к табелям учета используемого рабочего времени. Последняя цифра 0 — контрольная.

Расшифровку любого кода формы по ОКУД можно найти в общепринятой системе, которая закреплена в Постановлении №299 Госстандарта. А посмотреть его в онлайн-формате можно на сайте Consultant задав вопрос в поисковой системе, а также на сайте Classificators, где собраны все классификаторы, которые приняты в Российской Федерации.

Универсальность кодов ОКУД позволяет использовать принятые формы абсолютно любым компаниям и государственным структурам, в том числе и военным.

Как узнать код формы по ОКУД?

Как правило, код формы ОКУД указывается в верхнем правом углу бланка, а посмотреть, к какому классу относится документ, можно в принятом Постановлении, которое упоминалось ранее. При этом на официальном сайте Consultant, где оно опубликовано, можно найти не только цифровое обозначение какого-либо документа или его код, но и скачать установленную форму, которую потом можно будет использовать в качестве шаблона. То есть руководителю предприятия или его бухгалтеру не придется вручную полностью создавать документ.

Читайте также:

Кассовые документы: как оформить и можно ли исправлять их

Виды и требования к электронным документам

Общепринятая система кодов ОКУД позволяет очень быстро определить класс документов, а также найти тот который необходим. До принятия такой системы кодов выполнять подобные действия приходилось вручную, на что уходило много времени. Кроме того, код ОКУД можно найти в сборнике всех российских классификаторов на сайте Classificators.

Как узнать код формы ОКУД с помощью ИНН?

Для этого нужно ввести этот номер на официальном сайте государственной статистики в одно из полей предложенной формы. По сделанному запросу выйдет список документов по ОКУД, которые эта организация должна предоставить для отчета. И уже среди них найти нужный, а вместе с тем и сам код.

А вот сама организация кода ОКУД не имеет, так как он присваивается исключительно документу. Поэтому искать ее код в установленном реестре бесполезно, даже имея данные ИНН.

Код ОКУД — универсальный инструмент, который позволяет достаточно быстро находить нужные документы, а также обрабатывать их. Владея информацией о кодах ОКУД можно анализировать документы абсолютно любого предприятия.

Такое преимущество позволило значительно сократить время на аудиторские проверки, на которые ранее уходили дни или даже недели, затрудняя работу всего предприятия. Общепринятый код ОКУД позволяет взаимодействовать между собой различным структурам, в том числе кредитным организациям, логистическим центрам, а также налоговым органам.

Фото на обложке: Siri Stafford / Getty Images