Top.Mail.Ru
Истории

Что такое планерка и как провести планерное совещание эффективно

Истории
Владислав Афонин
Владислав Афонин

Руководитель направления поискового контента

Анастасия Удальцова

Планеркой часто называют как рабочую встречу для обсуждения текущих задач и координации действий команды. Руководителю важно знать, как провести планерку и планерное заседание, чтобы эффективно распределить задачи и обсудить ключевые вопросы.

В статье рассмотрим, как проводить планерку с подчиненными эффективно, что такое планерка на работе и как правильно ее организовать с пользой для всех сторон.

Что такое планерка и как провести планерное совещание эффективно
  1. Истории

 

Что такое планерка и зачем она нужна?

Планерное совещание — это собрание сотрудников, проводится оно регулярно (чаще всего ежедневно или еженедельно), на нем обсуждают текущие задачи, обмениваются важной информацией и координируют работу.

Это важный инструмент управления, позволяющий оперативно реагировать на изменения, предотвращать проблемы и двигаться к общим целям. 

Однако некоторые такие встречи могут превратиться в пустую трату времени. Поэтому руководителю важно понимать, как правильно проводить планерки на работе.

Рассмотрим ключевые преимущества, зачем нужны регулярные встречи:

  • Планерка позволяет синхронизировать действия всех членов команды, избегая дублирования работы и конфликтов. Допустим, в строительной компании на планерке прораб может сообщить бригадам о поставке новых материалов и скорректировать план работ.
  • Это возможность оперативно выявлять и решать возникающие проблемы. В интернет-магазине на планерке можно обсудить задержку доставки товара и найти способ ее решения.
  • Регулярные отчеты на планерке повышают ответственность сотрудников за выполнение своих задач. В отделе продаж, к примеру, каждый менеджер отчитывается о своих результатах, что мотивирует его работать эффективнее.
  • Руководителю важно понимать, как проходят планерки, чтобы сделать их продуктивными для команды.

 

Виды планерок

Существует несколько видов планерок, выбор которых зависит от целей и задач компании:

  1. Оперативные. Кратковременные встречи (15-30 минут), которые проводятся ежедневно, чтобы обсудить срочные задачи и текущие проблемы.
  2. Стратегические. Это длительные встречи (1-2 часа), которые проводят еженедельно или раз в 2 недели. На таких встречах обсуждают долгосрочные планы и стратегические задачи. В крупной производственной компании это может быть анализ рынка и планирование запуска нового продукта.
  3. Планерки по проектам. Совещания, посвященные конкретному проекту, с участием всех заинтересованных лиц.
  4. Гибридные. Это сочетание очных и онлайн-встреч, в которое можно привлечь удаленных сотрудников. Многие компании в России используют Zoom или Google Meet, чтобы проводить такие видеовстречи.

 

Правила проведения планерок

Рассмотрим, как вести планерку руководителю:

  • Заранее составьте повестку дня и разошлите ее участникам. Это позволит сэкономить время и сосредоточиться на ключевых вопросах.
  • Определите временные рамки планерки и строго их придерживайтесь. Это поможет избежать затягивания обсуждений и повышения эффективности.
  • Излагайте информацию четко и избегайте лишней детализации. Вместо общих фраз используйте конкретные данные и цифры.
  • Поощряйте активное участие всех участников, предоставляя каждому возможность высказаться.
  • Записывайте все принятые решения и поручения, а также ответственных лиц. Протокол планерного совещания содержит основные вопросы, которые были обсуждены, принятые решения и поставленные задачи. Это позволит отслеживать выполнение обязательств и контролировать процесс.
  • Проверяйте выполнение принятых решений и поручений. Это поможет избежать срыва сроков и обеспечения эффективной работы.

Заранее готовьтесь к встрече, записывайте тезисные фразы по тем планам, которые хотели бы обсудить с командой и не забывайте экономить время сотрудников.

 

План проведения планерки

Это важная встреча для обсуждения текущих дел, решений задач и улучшения работы команды. Чтобы встреча прошла эффективно, важно заранее подготовить план.

Вот как можно организовать такую встречу:


Подготовьтесь к планерке:

  • Определите цель встречи. Зачем она нужна? Может, это обсуждение новых задач или планирование работы на ближайшую неделю.
  • Составьте повестку дня. Пропишите, какие темы будут обсуждаться, и выделите время на каждую. Это поможет не тратить время на ненужные разговоры.
  • Пригласите участников: Убедитесь, что все ключевые люди, которые должны быть на встрече, будут присутствовать.

Начните встречу:

  • Это можно сделать с краткого вступления. Напомните участникам, зачем собрались, и объясните цели. Как начать планерку важно делать с четким планом, чтобы все могли быстро настроиться на работу.
  • Объясните повестку дня. Ознакомьте всех с тем, что предстоит обсудить, чтобы участники заранее настроились на обсуждения.

Например, в начале планерки директор кратко напоминает о задачах на месяц и рассказывает, что именно будет обсуждаться.


Обсуждение текущие задачи:

  • Проверьте, как выполняются текущие задачи. Обсудите, кто что сделал, какие есть проблемы.
  • Выясните, есть ли задержки. Если кто-то не успевает выполнить задачу, нужно понять причину и решить, как можно помочь.

К примеру, менеджер по продажам рассказывает, что не удалось достичь планового объема продаж из-за проблемы с поставками, и предлагает решение — изменить поставщика.


Читайте также: Созвон не для галочки: как организовать комфортное гибридное совещание


Обсудите новые задачи и планы:

  • Определите приоритеты. Откройте новые задачи и распределите их по приоритетности. Какая задача самая важная? Какие могут подождать?
  • Назначьте ответственных. Определите, кто будет ответственным по каждой задаче.

Например, начальник отдела маркетинга предлагает новую задачу — провести рекламную кампанию, и находит ответственного для этой работы.


Обсудите проблемы и трудности:

  • Дайте возможность каждому участнику высказаться: Узнайте, с чем сталкиваются сотрудники, какие у них есть вопросы или предложения по улучшению работы.
  • Поддержите конструктивное решение проблем: Вместо того чтобы обсуждать только трудности, важно искать пути решения.

Например, один из сотрудников отмечает, что не хватает общения между отделами, и предлагает организовать совместные встречи для улучшения работы.


Читайте также: Шесть малоизвестных функций Google Календаря


Подведите итоги:

  • Пройдитесь по основным темам и повторите ключевые решения.
  • Убедитесь, что все понимают, что нужно сделать и в какой срок.

К примеру, в конце планерки директор повторяет, что нужно увеличить продажи на 10% в следующем месяце и напоминает, что ответственные за это — два менеджера.


Завершите встречу:

  • Запланируйте следующее собрание: Если необходимо, назначьте дату следующей планерки.
  • Пожелания и благодарности: Закончите встречу на позитивной ноте, поблагодарив участников за работу.

В конце встреча завершается словами благодарности от руководителя и напоминанием о следующей встрече через неделю.

 

Как проверить эффективность собрания?

Для этого нужно учесть несколько факторов. Вот несколько шагов, которые помогут взвесить результат встречи:


Оцените, выполнены ли цели собрания:

  • Какая цель была у собрания? Четко определенная цель помогает понять, было ли собрание успешным. Например, если цель была — решить проблему с задержкой в поставках, то важно выяснить, было ли предложено решение.
  • Были ли достигнуты результаты? Если на встрече решены поставленные задачи, значит, собрание можно считать эффективным.

Если цель собрания заключалась в назначении ответственных за новый проект, и все роли были распределены, значит, собрание прошло эффективно.


Анализируйте время:

  • Собрание было вовремя? Эффективные собрания проходят в рамках отведенного времени. Если встреча затянулась, значит, не все вопросы были обсуждены по существу.
  • Не было ли лишних разговоров? Если собрание ушло в сторону от основного вопроса, значит, оно не было организовано должным образом.

Планируемое время собрания — 30 минут. Важно проверить, были ли обсуждены все ключевые вопросы в этот срок, или встреча затянулась.


Читайте также: 10 способов повысить вовлеченность сотрудников


Участие всех членов команды:

  • Все ли участники были вовлечены? Если кто-то молчал и не вносил свой вклад, это может говорить о том, что встреча была неэффективной.
  • Обсуждали ли все важные точки? Эффективные собрания обеспечивают участие каждого члена команды, который может поделиться своим мнением.

Если все участники поделились своими идеями по проекту, а не только один человек, встреча прошла хорошо.


Соберите обратную связь:

  • Что говорят участники после собрания? Простой способ понять эффективность — спросить команду, что они думают о встрече. Если все довольны, значит, собрание прошло успешно.
  • Есть ли конструктивная обратная связь? Когда участники дают советы по улучшению, это может быть полезным для будущих встреч.

Если коллеги после собрания говорят, что все было понятно и продуктивно, значит, встреча была эффективной.


Следите за результатами после собрания:

  • Выполнены ли задачи? После встречи можно проверить, насколько быстро и качественно выполняются поставленные задачи. Если все идет по плану, значит, встреча была успешной.
  • Нужны ли корректировки? Иногда после собрания могут возникнуть новые вопросы. Важно не забывать о них и при необходимости провести дополнительную встречу.

Через неделю нужно проверить, выполнены ли задачи, о которых руководитель говорил на собрании. Если все выполнено, значит, встреча была эффективной.

 

Причины неэффективности планерок

Неэффективность планерок часто связана со следующими причинами:

  • Когда нет ясной цели, планерка превращается в бесполезную встречу, где участники просто обсуждают вопросы без четкого направления.
  • Если участники пассивны, не делятся мнением или не задают вопросы, встреча не может быть эффективной.
  • Если планерка длится дольше необходимого времени, участники теряют концентрацию, и встреча становится утомительной.
  • Когда участники не подготовились к встрече, планерка становится непродуктивной. Без предварительного сбора информации и данных обсуждать темы становится труднее.
  • Если по итогам планерки не сформулированы конкретные задачи и ответственные, встречи становятся бессмысленными.
  • Если участникам не дают возможности высказать свои мысли или задать вопросы, они не смогут предоставить важные идеи, которые могут повлиять на работу.
  • Когда участники занимаются другими делами во время встречи (проверяют почту, разговаривают по телефону), они теряют внимание и не могут сосредоточиться на обсуждаемых вопросах.
  • Конфликты и недовольство среди участников могут сильно повлиять на атмосферу встречи, делая ее неэффективной.
  • Если на планерке не обсуждают выполнение прошлых задач или не контролируют их выполнение, цели встреч становятся неопределенными.

 

Как увеличить пользу планерки?

Чтобы повысить эффективность планерки, можно использовать следующие методы:

  • Неформальное начало встречи. 

Иногда полезно начать планерку не с рабочих вопросов, а с неформального разговора. 

Например, короткий обмен мнениями о том, как прошла неделя, или обсуждение последних новостей в компании помогает создать более дружелюбную атмосферу и снизить напряжение. Это также помогает участникам настроиться на конструктивное общение.

  • Ротация ведущих. 

Это может быть не только полезно для разнообразия, но и поможет другим участникам лучше понять процесс подготовки и управления встречей.

  • Визуализация задач. 

Иногда простая картинка или схема может лучше объяснить проблему, чем длительное обсуждение. Визуализация помогает сосредоточиться на главном и ускоряет процесс принятия решений.

  • Техника «Вопрос-ответ».

Для решения сложных проблем можно использовать технику, при которой один участник задает вопрос, а остальные отвечают, не развивая тему, а просто давая конкретный ответ. 

Этот метод помогает быстро решить спорные вопросы и не ввести планерку в бесконечное обсуждение.

  • Тематическая планерка. 

Для некоторых проблем можно провести планерку, посвященную исключительно одной теме. Например, если нужно обсудить продвижение конкретного продукта, стоит провести отдельную встречу только по этой теме и не смешивать эту тему с другими.

 

Как руководителю подготовиться к планерке?

Эффективная планерка начинается с подготовки начальника:

  1. Определите четкую цель планерки. Зачем она проводится? Каких результатов вы хотите достичь?
  2. Составьте повестку дня. Укажите все вопросы, которые необходимо обсудить.
  3. Подготовьте необходимую информацию. Соберите данные, которые потребуются для обсуждения.
  4. Заранее оповестите участников. Разошлите повестку дня и другую необходимую информацию.
  5. Продумайте механизм контроля выполнения решений. Как будете отслеживать, выполняются ли поручения?

 

Показатели эффективности собраний

Измерять эффективность планерки можно с помощью различных показателей:

  • Чем короче планерка, тем лучше. Оптимальная продолжительность оперативной планерки — 15-30 минут.
  • Анализируйте, как планерки влияют на достижение KPI вашей компании. К примеру, увеличение продаж или сокращение брака в производстве.
  • Меньшее количество внеплановых собраний говорит о том, что планерки позволяют оперативно решать проблемы и предотвращать кризисные ситуации.

Людям, которые занимают управленческие должности и предпринимателям важно понимать, как проводить планерки с сотрудниками, чтобы встречи были продуктивными и позволяли достигать поставленных целей.

Такие совещания позволяют обсудить текущие задачи, приоритеты и сложности, с которыми сталкиваются члены команды.

Анализируйте эффективность планерок, вносите коррективы и постоянно совершенствуйте процесс, чтобы сделать его максимально полезным для сотрудников.

Помните, что эффективность планерки напрямую влияет на качество работы всей команды. Использование предложенных рекомендаций и показателей поможет сделать планерки продуктивными и ценными для бизнеса.

Фото на обложке: Freepik

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

ArtTech — карта разработчиков арт-технологий
Все игроки российского рынка технологий для искусства
Перейти