Планеркой часто называют как рабочую встречу для обсуждения текущих задач и координации действий команды. Руководителю важно знать, как провести планерку и планерное заседание, чтобы эффективно распределить задачи и обсудить ключевые вопросы.
В статье рассмотрим, как проводить планерку с подчиненными эффективно, что такое планерка на работе и как правильно ее организовать с пользой для всех сторон.
Содержание
Что такое планерка и зачем она нужна?
Планерное совещание — это собрание сотрудников, проводится оно регулярно (чаще всего ежедневно или еженедельно), на нем обсуждают текущие задачи, обмениваются важной информацией и координируют работу.
Это важный инструмент управления, позволяющий оперативно реагировать на изменения, предотвращать проблемы и двигаться к общим целям.
Однако некоторые такие встречи могут превратиться в пустую трату времени. Поэтому руководителю важно понимать, как правильно проводить планерки на работе.
Рассмотрим ключевые преимущества, зачем нужны регулярные встречи:
- Планерка позволяет синхронизировать действия всех членов команды, избегая дублирования работы и конфликтов. Допустим, в строительной компании на планерке прораб может сообщить бригадам о поставке новых материалов и скорректировать план работ.
- Это возможность оперативно выявлять и решать возникающие проблемы. В интернет-магазине на планерке можно обсудить задержку доставки товара и найти способ ее решения.
- Регулярные отчеты на планерке повышают ответственность сотрудников за выполнение своих задач. В отделе продаж, к примеру, каждый менеджер отчитывается о своих результатах, что мотивирует его работать эффективнее.
- Руководителю важно понимать, как проходят планерки, чтобы сделать их продуктивными для команды.
Виды планерок
Существует несколько видов планерок, выбор которых зависит от целей и задач компании:
- Оперативные. Кратковременные встречи (15-30 минут), которые проводятся ежедневно, чтобы обсудить срочные задачи и текущие проблемы.
- Стратегические. Это длительные встречи (1-2 часа), которые проводят еженедельно или раз в 2 недели. На таких встречах обсуждают долгосрочные планы и стратегические задачи. В крупной производственной компании это может быть анализ рынка и планирование запуска нового продукта.
- Планерки по проектам. Совещания, посвященные конкретному проекту, с участием всех заинтересованных лиц.
- Гибридные. Это сочетание очных и онлайн-встреч, в которое можно привлечь удаленных сотрудников. Многие компании в России используют Zoom или Google Meet, чтобы проводить такие видеовстречи.
Правила проведения планерок
Рассмотрим, как вести планерку руководителю:
- Заранее составьте повестку дня и разошлите ее участникам. Это позволит сэкономить время и сосредоточиться на ключевых вопросах.
- Определите временные рамки планерки и строго их придерживайтесь. Это поможет избежать затягивания обсуждений и повышения эффективности.
- Излагайте информацию четко и избегайте лишней детализации. Вместо общих фраз используйте конкретные данные и цифры.
- Поощряйте активное участие всех участников, предоставляя каждому возможность высказаться.
- Записывайте все принятые решения и поручения, а также ответственных лиц. Протокол планерного совещания содержит основные вопросы, которые были обсуждены, принятые решения и поставленные задачи. Это позволит отслеживать выполнение обязательств и контролировать процесс.
- Проверяйте выполнение принятых решений и поручений. Это поможет избежать срыва сроков и обеспечения эффективной работы.
Заранее готовьтесь к встрече, записывайте тезисные фразы по тем планам, которые хотели бы обсудить с командой и не забывайте экономить время сотрудников.
План проведения планерки
Это важная встреча для обсуждения текущих дел, решений задач и улучшения работы команды. Чтобы встреча прошла эффективно, важно заранее подготовить план.
Вот как можно организовать такую встречу:
Подготовьтесь к планерке:
- Определите цель встречи. Зачем она нужна? Может, это обсуждение новых задач или планирование работы на ближайшую неделю.
- Составьте повестку дня. Пропишите, какие темы будут обсуждаться, и выделите время на каждую. Это поможет не тратить время на ненужные разговоры.
- Пригласите участников: Убедитесь, что все ключевые люди, которые должны быть на встрече, будут присутствовать.
Начните встречу:
- Это можно сделать с краткого вступления. Напомните участникам, зачем собрались, и объясните цели. Как начать планерку важно делать с четким планом, чтобы все могли быстро настроиться на работу.
- Объясните повестку дня. Ознакомьте всех с тем, что предстоит обсудить, чтобы участники заранее настроились на обсуждения.
Например, в начале планерки директор кратко напоминает о задачах на месяц и рассказывает, что именно будет обсуждаться.
Обсуждение текущие задачи:
- Проверьте, как выполняются текущие задачи. Обсудите, кто что сделал, какие есть проблемы.
- Выясните, есть ли задержки. Если кто-то не успевает выполнить задачу, нужно понять причину и решить, как можно помочь.
К примеру, менеджер по продажам рассказывает, что не удалось достичь планового объема продаж из-за проблемы с поставками, и предлагает решение — изменить поставщика.
Читайте также: Созвон не для галочки: как организовать комфортное гибридное совещание
Обсудите новые задачи и планы:
- Определите приоритеты. Откройте новые задачи и распределите их по приоритетности. Какая задача самая важная? Какие могут подождать?
- Назначьте ответственных. Определите, кто будет ответственным по каждой задаче.
Например, начальник отдела маркетинга предлагает новую задачу — провести рекламную кампанию, и находит ответственного для этой работы.
Обсудите проблемы и трудности:
- Дайте возможность каждому участнику высказаться: Узнайте, с чем сталкиваются сотрудники, какие у них есть вопросы или предложения по улучшению работы.
- Поддержите конструктивное решение проблем: Вместо того чтобы обсуждать только трудности, важно искать пути решения.
Например, один из сотрудников отмечает, что не хватает общения между отделами, и предлагает организовать совместные встречи для улучшения работы.
Читайте также: Шесть малоизвестных функций Google Календаря
Подведите итоги:
- Пройдитесь по основным темам и повторите ключевые решения.
- Убедитесь, что все понимают, что нужно сделать и в какой срок.
К примеру, в конце планерки директор повторяет, что нужно увеличить продажи на 10% в следующем месяце и напоминает, что ответственные за это — два менеджера.
Завершите встречу:
- Запланируйте следующее собрание: Если необходимо, назначьте дату следующей планерки.
- Пожелания и благодарности: Закончите встречу на позитивной ноте, поблагодарив участников за работу.
В конце встреча завершается словами благодарности от руководителя и напоминанием о следующей встрече через неделю.
Как проверить эффективность собрания?
Для этого нужно учесть несколько факторов. Вот несколько шагов, которые помогут взвесить результат встречи:
Оцените, выполнены ли цели собрания:
- Какая цель была у собрания? Четко определенная цель помогает понять, было ли собрание успешным. Например, если цель была — решить проблему с задержкой в поставках, то важно выяснить, было ли предложено решение.
- Были ли достигнуты результаты? Если на встрече решены поставленные задачи, значит, собрание можно считать эффективным.
Если цель собрания заключалась в назначении ответственных за новый проект, и все роли были распределены, значит, собрание прошло эффективно.
Анализируйте время:
- Собрание было вовремя? Эффективные собрания проходят в рамках отведенного времени. Если встреча затянулась, значит, не все вопросы были обсуждены по существу.
- Не было ли лишних разговоров? Если собрание ушло в сторону от основного вопроса, значит, оно не было организовано должным образом.
Планируемое время собрания — 30 минут. Важно проверить, были ли обсуждены все ключевые вопросы в этот срок, или встреча затянулась.
Читайте также: 10 способов повысить вовлеченность сотрудников
Участие всех членов команды:
- Все ли участники были вовлечены? Если кто-то молчал и не вносил свой вклад, это может говорить о том, что встреча была неэффективной.
- Обсуждали ли все важные точки? Эффективные собрания обеспечивают участие каждого члена команды, который может поделиться своим мнением.
Если все участники поделились своими идеями по проекту, а не только один человек, встреча прошла хорошо.
Соберите обратную связь:
- Что говорят участники после собрания? Простой способ понять эффективность — спросить команду, что они думают о встрече. Если все довольны, значит, собрание прошло успешно.
- Есть ли конструктивная обратная связь? Когда участники дают советы по улучшению, это может быть полезным для будущих встреч.
Если коллеги после собрания говорят, что все было понятно и продуктивно, значит, встреча была эффективной.
Следите за результатами после собрания:
- Выполнены ли задачи? После встречи можно проверить, насколько быстро и качественно выполняются поставленные задачи. Если все идет по плану, значит, встреча была успешной.
- Нужны ли корректировки? Иногда после собрания могут возникнуть новые вопросы. Важно не забывать о них и при необходимости провести дополнительную встречу.
Через неделю нужно проверить, выполнены ли задачи, о которых руководитель говорил на собрании. Если все выполнено, значит, встреча была эффективной.
Причины неэффективности планерок
Неэффективность планерок часто связана со следующими причинами:
- Когда нет ясной цели, планерка превращается в бесполезную встречу, где участники просто обсуждают вопросы без четкого направления.
- Если участники пассивны, не делятся мнением или не задают вопросы, встреча не может быть эффективной.
- Если планерка длится дольше необходимого времени, участники теряют концентрацию, и встреча становится утомительной.
- Когда участники не подготовились к встрече, планерка становится непродуктивной. Без предварительного сбора информации и данных обсуждать темы становится труднее.
- Если по итогам планерки не сформулированы конкретные задачи и ответственные, встречи становятся бессмысленными.
- Если участникам не дают возможности высказать свои мысли или задать вопросы, они не смогут предоставить важные идеи, которые могут повлиять на работу.
- Когда участники занимаются другими делами во время встречи (проверяют почту, разговаривают по телефону), они теряют внимание и не могут сосредоточиться на обсуждаемых вопросах.
- Конфликты и недовольство среди участников могут сильно повлиять на атмосферу встречи, делая ее неэффективной.
- Если на планерке не обсуждают выполнение прошлых задач или не контролируют их выполнение, цели встреч становятся неопределенными.
Как увеличить пользу планерки?
Чтобы повысить эффективность планерки, можно использовать следующие методы:
- Неформальное начало встречи.
Иногда полезно начать планерку не с рабочих вопросов, а с неформального разговора.
Например, короткий обмен мнениями о том, как прошла неделя, или обсуждение последних новостей в компании помогает создать более дружелюбную атмосферу и снизить напряжение. Это также помогает участникам настроиться на конструктивное общение.
- Ротация ведущих.
Это может быть не только полезно для разнообразия, но и поможет другим участникам лучше понять процесс подготовки и управления встречей.
- Визуализация задач.
Иногда простая картинка или схема может лучше объяснить проблему, чем длительное обсуждение. Визуализация помогает сосредоточиться на главном и ускоряет процесс принятия решений.
- Техника «Вопрос-ответ».
Для решения сложных проблем можно использовать технику, при которой один участник задает вопрос, а остальные отвечают, не развивая тему, а просто давая конкретный ответ.
Этот метод помогает быстро решить спорные вопросы и не ввести планерку в бесконечное обсуждение.
- Тематическая планерка.
Для некоторых проблем можно провести планерку, посвященную исключительно одной теме. Например, если нужно обсудить продвижение конкретного продукта, стоит провести отдельную встречу только по этой теме и не смешивать эту тему с другими.
Как руководителю подготовиться к планерке?
Эффективная планерка начинается с подготовки начальника:
- Определите четкую цель планерки. Зачем она проводится? Каких результатов вы хотите достичь?
- Составьте повестку дня. Укажите все вопросы, которые необходимо обсудить.
- Подготовьте необходимую информацию. Соберите данные, которые потребуются для обсуждения.
- Заранее оповестите участников. Разошлите повестку дня и другую необходимую информацию.
- Продумайте механизм контроля выполнения решений. Как будете отслеживать, выполняются ли поручения?
Показатели эффективности собраний
Измерять эффективность планерки можно с помощью различных показателей:
- Чем короче планерка, тем лучше. Оптимальная продолжительность оперативной планерки — 15-30 минут.
- Анализируйте, как планерки влияют на достижение KPI вашей компании. К примеру, увеличение продаж или сокращение брака в производстве.
- Меньшее количество внеплановых собраний говорит о том, что планерки позволяют оперативно решать проблемы и предотвращать кризисные ситуации.
Людям, которые занимают управленческие должности и предпринимателям важно понимать, как проводить планерки с сотрудниками, чтобы встречи были продуктивными и позволяли достигать поставленных целей.
Такие совещания позволяют обсудить текущие задачи, приоритеты и сложности, с которыми сталкиваются члены команды.
Анализируйте эффективность планерок, вносите коррективы и постоянно совершенствуйте процесс, чтобы сделать его максимально полезным для сотрудников.
Помните, что эффективность планерки напрямую влияет на качество работы всей команды. Использование предложенных рекомендаций и показателей поможет сделать планерки продуктивными и ценными для бизнеса.
Фото на обложке: Freepik
Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter