Делать это стоя, приглашать не всех, не забывать резюме: полный список идей для эффективных совещаний

Ограничитель скорости 1: Непродуктивные совещания

Совещания часто оказываются тратой времени и длятся дольше, чем нужно. Но проводить собрания все же приходится, причем не только ради обмена идеями и информацией, но и для того, чтобы строить и развивать отношения.

Принципы и инструменты

Совместно с коллегами решите, что именно должно происходить до (планирование), во время (процесс) и после (постфактум) совещания, а также какими принципами руководствоваться (принципы). С этими четырьмя элементами связаны четыре типа инструментов: календарь, организация, последующие шаги и правила этикета. Используя эти принципы и инструменты, мои клиенты сокращают продолжительность большинства встреч с часа до 45 минут, а иногда и до получаса.

1. Планирование (календарь):

• удостоверьтесь, что место, где вы планируете провести встречу, свободно;
• прежде чем рассылать приглашения, убедитесь, что все важные участники смогут к вам присоединиться;
• убедитесь, что необходимые для проведения совещания устройства совместимы с вашим компьютером;
• не забывайте о разнице во времени и, если предполагается участие коллег из разных временных зон, выбирайте такое время, чтобы не причинять никому неудобств;
• не назначайте совещания на время, которое у кого-то из участников уже занято; при необходимости принимайте в расчет время, которое участникам придется потратить на дорогу;
• приглашайте только тех, кто требуется для принятия решения (и пусть участников будет как можно меньше); возможно, некоторым можно отправить приглашение со статусом «участие по желанию»;
• в приглашении не используйте поле «для информации», иначе может быть непонятно, чье участие требуется точно;
• в приглашении укажите, каковы цели совещания и какие решения планируется принять;
• исходя из целей определите и укажите в приглашении разумную продолжительность встречи (по умолчанию это обычно час);
• подготовьте план встречи, перечислите все темы, которые предстоит обсудить, и время, отведенное на каждый пункт; участники могут дополнить план и прислать вам предложения не позже чем за неделю до встречи;
• разошлите план и — при наличии — материалы для подготовки к встрече за 48 часов до начала — эти материалы можно прикрепить к приглашению;
• решите, кто возьмет на себя роль лидера, кто будет вести обсуждение, следить за временем и записывать основные идеи, решения и поручения;
• если участников планируется много, для организации можно использовать административные ресурсы вашей компании.

2. Процесс (организация):

• постарайтесь приехать заранее, чтобы все проверить и подготовить;
• настройтесь на активное участие;
• начинайте и заканчивайте вовремя;
• придерживайтесь плана и согласованных тем;
• оставьте время для вопросов, не вошедших в основной план (при этом ведущий должен следить, чтобы участники не тратили время на не относящиеся к делу вопросы, а записывающий — фиксировал все дополнительные темы);
• следите, чтобы все собравшиеся были полностью вовлечены в обсуждение: задавайте вопросы или просите каждого высказаться по обсуждаемой теме;
• не позволяйте себе говорить вне очереди, внимательно слушайте и не перебивайте;
• если встреча длится больше часа, запланируйте перерыв;
• оставьте достаточно времени, чтобы подвести итоги, повторить все принятые решения и составить перечень действий, которые вы договорились предпринять.

Фото: Фотобанк Фотодженика.

3. Постфактум (последующие шаги):

• резюмируйте итоги встречи;
• в резюме перечислите все принятые решения, темы, которые вы обсудили, действия, о которых договорились (кто за что отвечает и к какому сроку должны быть выполнены принятые решения), а также укажите дату, на которую запланировано следующее совещание;
• в план для следующего совещания включите все новые пункты, которые появились в результате прошедшей встречи;
• обязательно отразите в резюме все темы, которых не было в первоначальном плане;
• разошлите резюме совещания в течение суток после его окончания;
• дайте лидеру обратную связь по проведенному совещанию;
• как можно быстрее согласуйте даты следующих совещаний и придерживайтесь этого плана;
• проконтролируйте выполнение всех принятых решений.

4. Принципы (правила этикета):

• старайтесь все планировать, в идеале за две недели и точно не меньше чем за 48 часов;
• не назначайте совещаний на первый день после праздников, на утро понедельника или вечер пятницы, а также незадолго до окончания крупных проектов;
• не забывайте обновлять календарь, чтобы все знали, в какие дни и часы вам можно назначать встречи;
• если не можете принять участия в совещании, то либо отклоните приглашение, либо предложите новую дату, либо сообщите руководителю, кто будет участвовать вместо вас;
• если по плану совещание получается дольше двух часов, разделите его на несколько отдельных встреч;
• отключите все гаджеты и используйте только те устройства, которые необходимы для проведения совещания; не решайте рабочие задачи во время совещания;
• если вам нужно позвонить или ответить на звонок, выйдите из комнаты;
• не отвлекайтесь на посторонние разговоры и сосредоточьтесь на обсуждении;
• если кто-то опоздал, не останавливайте обсуждение, чтобы ввести его в курс дела;
• не рассылайте напоминаний о предстоящем совещании: все приглашенные — взрослые люди и вполне в состоянии проверять календарь и следить за временем;
• после встречи поговорите с каждым, кто игнорировал эти правила.

Совещания далеко не всегда проходят гладко и приятно, но вы можете сделать их достаточно эффективными, если научитесь применять перечисленные принципы.

Ограничитель скорости 2: Неэффективные телеконференции

Так как во время телеконференции не все участники находятся в одном помещении, некоторые пытаются заниматься сразу несколькими вещами. Это не дает результата, но многие не теряют надежды. Наверняка вам приходилось в ходе телеконференции слышать, как кто-то из участников хрустит чипсами, стучит по клавиатуре и даже с кем-то разговаривает. Дело в том, что во время телеконференции у участников возникает ощущение анонимности — в результате они ведут себя так, как привыкли себя вести в интернете.

Члены рабочих команд должны совместно составить перечень ожиданий, применимых к каждому участнику телеконференции, причем подойти к этому со всей ответственностью, чтобы сэкономить время. Если хотя бы один участник позволяет себе не беречь время других, страдают все собравшиеся.

Десять главных правил эффективной телеконференции

Хочу предложить вам несколько принципов, которые я сформулировала для одного из своих клиентов.

1. Ограничьте количество участников. Участников, присутствие которых обязательно, должно быть не больше десяти. Всем остальным, кому нужно знать о результатах обсуждения и принятых решениях, отправляйте резюме.
2. Следите за продолжительностью. Старайтесь ограничиваться получасом. Если у вас накопилось слишком много вопросов, разбейте их на блоки и запланируйте несколько отдельных звонков.
3. Рассылайте важную информацию. Вместе с приглашением обязательно отправляйте участникам номер телефона и PIN-код, чтобы можно было присоединиться к обсуждению, а также план дискуссии и, при наличии, материалы для подготовки.
4. Заранее проверьте оборудование. За несколько дней до телеконференции проверьте, работает ли оборудование. Проведите несколько тестовых звонков, подключите коллег из других офисов и проверьте, что всем все видно и слышно.
5. Привлеките ведущего. Назначьте кого-нибудь на роль «контролера» или модератора, ответственного за соблюдение запланированного графика. Этот человек может объявлять очередную тему дискуссии, следить за тем, чтобы все имели возможность высказаться и делали это по очереди, а потом соберет материалы и подготовит отчет.
6. Сообщите всем свое имя. Не забывайте, что кто-то из коллег может не узнать вас по голосу.
7. Дайте коллегам ответить. Тишина не всегда означает, что все со всем согласны. Возможно, участники формулируют вопросы или собираются с мыслями. Обязательно давайте коллеге договорить, прежде чем возьмете слово.
8. Отключайте микрофон. Когда не говорите, а только слушаете, отключайте микрофон своего телефона или компьютера, чтобы участники не отвлекались на шум.
9. Не отвлекайтесь. «Извините, я отвлекся, вы не могли бы повторить вопрос?» — крайне непрофессиональная реплика. Сфокусируйтесь на обсуждении. Если вы в ходе телеконференции начинаете читать почту или новости в интернете, то неизбежно отвлекаетесь.
10. Не позволяйте параллельных разговоров. Сведите параллельные разговоры к минимуму. Страшно неприятно слышать, как кто-то из коллег в ходе телеконференции явно говорит с кем-то, прикрыв трубку.

Независимо от того, находитесь вы в комнате для совещаний вместе с половиной коллег из вашего департамента или подключаетесь к телеконференции, работая дома, следуйте перечисленным правилам. Старайтесь демонстрировать такое же поведение, какого ждете от других, и думайте, как вы могли бы помочь коллегам сэкономить время.

Профессиональное поведение способствует росту продуктивности; и то и другое всегда актуально.

Фото: Фотобанк Фотодженика.

Ограничитель скорости 3: Неэффективные видеоконференции и звонки в Skype

Раньше видеоконференции традиционно проводились в обычных переговорных, и участвовало в них не больше нескольких десятков человек. Эти совещания тщательно готовились, для их проведения могли даже привлекаться профессиональные видеооператоры. Теперь же любой может принять участие в видеоконференции, используя платформы вроде WebEx, GoToMeeting или Skype.

Правила этикета для видеоконференций

У видеоконференций много общего с обычными телеконференциями. В наши дни, когда люди все менее склонны соблюдать правила формального этикета, кто-то из коллег во время разговора по телефону может есть, параллельно говорить с кем-то еще и в целом заниматься сразу несколькими вещами — но в случае с видеоформатом вы это не только услышите, но и увидите.

Вроде бы понятно, что на совещаниях и встречах нужно вести себя профессионально — но об этом, похоже, не всем сообщили. Предложу вам несколько правил поведения во время видеоконференций.

• Заранее подготовьте систему. Убедитесь, что все устройства работают.
• Оденьтесь подобающе. Даже если вы находитесь дома, не стоит подключаться к видеоконференции в пижаме. Старайтесь не надевать ничего в полоску (изображение может быть нечетким) и снимите слишком яркие украшения. Вообще, консервативный стиль никого еще не подводил.
• Приведите себя в порядок. Старайтесь подойти к этому так, словно вам предстоит личная встреча.
• Уединитесь в как можно более тихом месте. Технологии предоставляют нам почти безграничные возможности, и это, конечно, прекрасно, но все же, подключаясь к видеоконференции из ближайшего парка, вы будете выглядеть не особенно профессионально, а если попробуете устроиться в кофейне, есть риск, что вокруг вас будет слишком шумно.
• Наведите порядок хотя бы в той зоне, которую будет видно в камеру. Постарайтесь, чтобы у вас за спиной и вокруг не валялась одежда, не было коробок, тарелок или животных.
• Будьте пунктуальны. Всегда подключайтесь к конференции за несколько минут до начала. В указанное в приглашении время вы должны быть готовы к обсуждению, а не начинать подключаться, вынуждая других ждать.
• Представьтесь, если кто-то из собеседников может вас не знать или не узнать.
• Поставьте лэптоп или камеру на стол так, чтобы ваше изображение было более-­менее в середине кадра. Лучше не ставить лэптоп на колени, сидя в кресле, иначе изображение будет нечетким.
• Когда молчите, отключайте свой микрофон.
• Не ешьте перед камерой, за исключением случаев, когда конференция назначена на время обеда и все участники во время разговора едят. Чашку с кофе поставьте так, чтобы ее не было видно.
• Сконцентрируйтесь и слушайте внимательно. Не делайте вид, что слушаете собеседника, хотя на самом деле читаете почту.
• Поддерживайте зрительный контакт. Старайтесь смотреть в камеру, а не на экран.
• Не кричите. Говорите четко, но не слишком громко.
• Будьте готовы к задержкам звука, особенно если к видеоконференции подключаются собеседники из других стран. Закончив говорить, давайте собеседникам несколько секунд, чтобы они могли ответить: так вам не придется говорить одновременно и не будет казаться, что кому-то из вас нечего сказать.
• Не зевайте, сидя перед экраном. Это так же невежливо, как зевать при личной встрече.
• Не курите и не жуйте жвачку.
• Не злоупотребляйте жестикуляцией. Даже если вы привыкли во время разговора размахивать руками, лучше проявить сдержанность. Постарайтесь также не теребить волосы и не делать других жестов, свидетельствующих о том, что вы нервничаете.
• Не ведите параллельных разговоров с кем-­то еще.

Ограничитель скорости 4: Сложные долгие совещания

Большинство офисных работников вынуждены весь день сидеть. В этом есть и плюсы, и минусы. С одной стороны, когда мы сидим за столом, мозгу проще сосредоточиться на работе, потому что мы находимся в вертикальном положении и при этом нам в целом комфортно. С другой стороны, из-за недостатка движения (и избытка умственной нагрузки) портится фигура, падает уровень энергии, снижается продуктивность, а нередко и нарушается циркуляция крови в конечностях.

Несомненно, именно по этой причине все большую популярность приобретают столы-конторки, за которыми можно работать стоя. Но ведь и стоять весь день радости мало! В общем, лучше всего найти возможность работать одну часть дня сидя, а другую стоя.

Так или иначе, некоторые дела в рамках рабочего дня можно попробовать делать не сидя, а стоя, и это серьезно повысит вашу продуктивность. Например, совещания: участники не рассаживаются вокруг стола, а просто встают рядом, как футболисты на поле, и начинают обсуждать актуальные проблемы.

Исследования показывают, что совещания, в ходе которых участники ходят или стоят, оказываются в среднем на 34% короче, чем традиционные встречи, когда все сидят. Причем обсуждение идет эффективнее и участники завершают работу раньше намеченного срока.

Еще один важный факт: при проведении совещания стоя участники сжигают на 50% больше калорий и получают другие важные преимущества для здоровья, а также меньше отвлекаются и сохраняют бодрость. Заметьте: профессиональные спикеры и артисты почти всегда стоят, и не только потому, что их всем должно быть видно.

Фото: Фотобанк Фотодженика.

Другие преимущества работы стоя

Кроме экономии времени, совещания в стоячем формате позволяют обсудить относительно несложные вопросы, которые обычно отнимают не более получаса. Британский предприниматель Ричард Брэнсон предпочитает на совещаниях и встречах даже не стоять, а ходить, и многие коллеги и партнеры давно выучили его любимые маршруты. При таком подходе калорий сжигается еще больше, повышается уровень энергии, вы сохраняете бодрость и даже худеете.

Те, кому приходилось участвовать в совещаниях и собраниях обоих типов, наверняка замечали очевидные недостатки формата, при котором все участники стоят или ходят. К примеру, если нет возможности использовать столы-конторки, приходится нагибаться к клавиатуре лэптопа, чтобы записывать важные тезисы, и от этого возникает напряжение в мышцах спины. Некоторые участники, особенно те, у кого лишний вес или кто не отличается крепким здоровьем, начинают ощущать дискомфорт практически сразу. Им все же лучше сидеть, чтобы сосредоточиться на обсуждаемых вопросах и не отвлекаться на болезненные ощущения.

Правила проведения совещаний стоя

Предупредите участников, что в ходе совещания придется стоять, а потом еще раз напомните об этом перед началом. Расскажите о преимуществах такой формы проведения совещаний и сообщите, что каждый может сесть, если сочтет нужным. Перед началом отодвиньте стулья и подготовьте доски или флипчарты, с помощью которых будет проще обмениваться идеями. Можно использовать и презентации, но лучше делать их короткими.

Исследователи Вашингтонского университета обнаружили, что, если участники совещания стоят, а не сидят, они реже занимают в ходе обсуждения категоричную позицию и чаще готовы сотрудничать и искать компромисс. Возможно, именно поэтому такие совещания оказываются короче, чем традиционные, когда все сидят. Исследователи предполагают, что дело тут в том, что участники, которым приходится стоять, в меньшей степени склонны защищать личное пространство, чем те, кто сидит, поэтому они больше ориентированы на командную работу.

Не забывайте, что на совещание, где нет возможности сесть и разложить на столе свои вещи, участники мало что могут принести, поэтому имеет смысл использовать диктофон или смартфон, чтобы фиксировать важные мысли. Постарайтесь опытным путем найти формат работы, который будет достаточно комфортен всем членам вашей команды.

Материалы по теме:

Не фокусироваться на негативе: это сложно, но стоит того

Семь признаков того, что руководителю компании пора что-то менять

13 лайфхаков по оптимизации рабочего места

Работать стоя вредно так же, как и сидя

Фото на обложке: Фотобанк Фотодженика.