Прокачать календарь: приемы, которые упростят планирование

Запланируйте выходной для решения проблем

«Чтобы построить бизнес мечты, нам нужно создавать, творить и учиться. Но нам трудно найти на это время», — говорит эксперт по стратегии брендов и предпринимательница Тауни Стоун.

Для большинства из нас свободное время — это роскошь. Именно поэтому стоит его запланировать. Вот как устроить себе выходной для решения проблем:

• выберите 2-3 дня, которые вы потратите на дела,
• прибавьте к ним еще один — просто потому, что всегда переоцениваем свои возможности,
• убедитесь, что у вас есть все возможности сконцентрироваться на проблеме. 

Тауни советует подготовиться к этому выходному так же, как и к отпуску: уведомить клиентов, настроить оповещения в почте, закрыть все дедлайны и убедиться, что ничто вас не отвлечет. Многозадачность и социальные сети также под запретом.

Продумайте план на год

Совет кажется слишком утопичным, особенно сейчас. Но он вовсе не означает, что нужно полностью распланировать ближайшие 365 дней.

Учтите самые важные события — квартальные собрания, дни рождения, поездки, отпуск, отраслевые мероприятия и многое другое. Так вы не забудете про них, будете меньше беспокоиться и будете знать, что заняты нужными вещами в нужное время.

Спланируйте свою идеальную рабочую неделю

Теперь, когда вы продумали главные планы, можно вернуться к менее масштабным. Продумайте, как провести свою идеальную неделю. Это можно делать на регулярной основе.

«Идея похожа на составление бюджета. Единственная разница в том, что вы планируете, как потратить время, а не деньги. И, как в случае с финансовым бюджетом, сначала вы тратите его на бумаге», — объясняет Майкл Хайятт.

Не усложняйте расписание на день

Некоторым достаточно просто спланировать три приоритетные задачи. Это эффективный метод, но он не учитывает несколько факторов. Выбор приоритетов может оказаться неверным, вы можете недооценить, сколько времени займут эти задачи, и будет непонятно, что делать с незавершенными задачами.

Чтобы расписание было реалистичным и удобным, не усложняйте его. Для примера, возьмем график Бенджамина Франклина. Он простой и организованный, и в то же время оставляет место для рутины. График Франклина включал 6 блоков:

• подготовиться ко дню: принять душ, позавтракать, заняться обучением и подготовиться к работе (3 часа),
• утренняя работа (4 часа),
• проверить текущие проекты и пообедать (2 часа),
• дневная работа (4 часа),
• ужин, отдых и завершение дня (4 часа),
• сон (7 часов).

Его можно использовать в качестве образца для собственного графика.

Синхронизируйте календарь со своими циркадными ритмами

«У людей есть отлаженные внутренние часы, которые управляют уровнем нашей энергии в течение дня: наши циркадные процессы, которые часто называют циркадными ритмами, потому что они очень регулярны, — пишет Кристофер Барнс на HBR. — Если вы когда-то испытывали джетлаг, то знаете, насколько устойчивы циркадные ритмы».

Поэтому так важно учесть этот фактор при планировании. «Заниматься самыми важными делами стоит на пике активности — плюс-минус в полдень или 6 часов вечера, — советует Барнс. — А наименее важные лучше отложить до времени, когда концентрация снижена (ранее утро, около 03:00 или поздний вечер)».

Добавьте в график время для отдыха

Многие из нас ошибочно верят, что перерыв — просто трата времени, ведь эти 15-20 минут можно потратить на работу. Но это устаревшее мнение.

На самом деле регулярный отдых повышает продуктивность. Главное здесь — умеренность: не просто планировать 15-минутый перерыв каждые 90 минут, а заранее продумать, чем заниматься в это время. В идеале стоит согласовать это с циркадными ритмами. Пусть у каждого перерыва будет название, например: «Среда, утренний перерыв: 15-минутная прогулка».

Важно избегать полярных ошибок: не делать перерывы слишком часто и не игнорировать их полностью.

Не пытайтесь управлять временем

Довольно очевидный совет, но его суть скорее в том, чтобы переключиться на самоконтроль. Обратите внимание на области, которыми вы можете управлять.

Энергия. Если силы иссякли, не стоит прыгать с задания на задание. Отдохните — это придется сделать в любом случае.

Приоритеты. Добавляйте их в календарь в первую очередь. Следите за их выполнением и не тратьте ресурсы на то, что можно делегировать, отложить или от чего можно отказаться.

Мозг. Концепция нейропластичности подразумевает, что мозг (даже взрослый) может создавать новые связи. «Каждый раз, когда вы тренируете мозг выполнять неприятную задачу, в следующий раз это будет легче сделать. Это происходит, потому что вы строите новые связи и тренируете мозг выполнять что-то сложное», — объясняет Тед Дешан, главный специалист по автоматизации и подтверждению концепций в Computer Task Group.

Фокус. Какие бы лайфхаки мы не использовали, наша длительность концентрации ограничена. Чтобы поддерживать фокус, используйте технику Pomodoro или правило 52/17.

Эмоции. Негативные мысли не только расстраивают, но и выматывают. Убедитесь, что ваше расписание предусматривает время для заботы о себе или развлечений — все это важно для вашего благосостояния.

Используйте уведомления

Установите оповещение, которое сообщит, что пора переходить к следующему блоку. Этот способ обеспечит самоконтроль, при этом вам не придется отвлекаться или нервничать, следя за временем.

Как быть, если план составлен в бумажном календаре? Просто используйте таймер или установите будильник.

Не тратьте свободное время зря

Наверняка между блоками дел остаются пустые места. В определенных пределах это нормально, но если перерыв длится 2 часа, стоит пересмотреть расписание. Но что, если свободными остались 30 минут?

Кто-то скажет, что лучше сделать перерыв. Но на самом деле эти перерывы можно потратить на дорогу, подготовку к собранию или неотложные дела. Больше идей — в материале.

Не позволяйте расписанию управлять вами

Джефф Хаден писал: «Тот, кто придумал, что каждый пункт в программах для планирования по умолчанию длится час, потратил миллионы человеко-часов». И с этим трудно поспорить. Как следствие, многие собрания неэффективны и затянуты.

Хаден считает, что большинство тем можно обсудить за полчаса, а некоторые и за 15 минут — особенно если все участники собрания знают, что оно продлится 15 минут. Поэтому он советует закладывать на задание час, только если оно того требует.

Источник.

Фото на обложке: Nata Shilo com / Shutterstock