Екатерина

Как сделать совещания эффективными: пять неочевидных советов российских и зарубежных компаний


RB.ru недавно рассказывал, как выглядеть на совещании самым умным. Но если отставить шутки в сторону, то у совещаний есть одна печальная особенность: они имеют свойство затягиваться, при этом зачастую по итогам этих встреч решения так и не приняты, а собрания начинают восприниматься сотрудниками как "обязаловка". Мы собрали интересные истории из жизни компаний, которые, по мнению наших собеседников, сделали рабочие встречи более эффективными. 

Фото: Fotoimedia

1.      Откажитесь от стульев в переговорной

 

 

Фото предоставлено Martela, архитектор - C4ID, Casper Schwarz

 

Как рассказывает Елена Аралова, управляющий директор российского офиса компании Martela, в переговорной датского офиса компании IMC есть стол, экран для презентаций, телефон, розетки для компьютеров, но нет стульев. Сколько времени способен провести стоя среднестатистический офисный сотрудник? Минут 20. Так компания смогла отказалась от длинных  непродуктивных собраний.


2.      Проводите совещания в ресторане


В спортивной социальной сети "Катушкин.ру", где все сотрудники работают удаленно, совещания с отделом продаж проводят в ресторане.  Андрей Дмитриев, сооснователь "Катушкин.ру", говорит, что устраивать отдел продаж на дому - это вообще рисковое мероприятие. "Удаленно хорошо работают представители творческих профессий (дизайнеры, программисты и т.д.), - полагает он. - Продажи - это коллективная работа. Если ты работаешь в офисе, то ты видишь, как вокруг тебя работают другие и, глядя на них, ты можешь вдохновляться на работу. Дома же не ощущается поддержки коллектива, и менеджеры могут быстро изработаться".

 

Дмитриев также добавляет, что все менеджеры по продажам соцсети -  девушки. "А девушкам необходимо куда-то выходить - себя показать, на людей посмотреть, в общем, получить должное внимание. Иначе толку от работы не будет. Исходя из этого, наши встречи больше напоминают мини-корпоративы", - говорит собеседник RB.ru.

 

По его мнению, такой формат позволяет сделать совещания более эффективными, т.к. при регулярных встречах обсуждение любых вопросов трудно растянуть более чем на час. К тому же, совещания проводятся всегда с заданной повесткой дня – ведь никто не поедет с разных концов Москвы, чтобы просто поприсутствовать для галочки. Кроме того, считает Дмитриев,  любого сотрудника надо заряжать. Если он работает в офисе, то, как минимум, на него влияет атмосфера, если он один на один с собой, то что-то его должно подстегивать продавать и продавать хорошо. Уж точно это не "сухое" часовое совещание два раза в месяц.

 

"Поэтому мы создаем мини-праздник. Вначале мы просто едим и обмениваемся новостями. У нас нет запретов на меню, можно заказывать в том числе и алкоголь, кальян и т.д. Дальше идет обсуждение текущих результатов и задач на последующие две недели. В общей сложности совещание занимает от трех до четырех часов. В итоге все довольны, расслаблены и готовы к работе на ближайшие две недели. По такой схеме компания работает уже полгода, и мы видим положительный эффект", - отмечает собеседник RB.ru.

 

Расслабленная атмосфера способствует рождению более ярких, интересных и продуктивных решений и идей. Когда человек не зажат официальными рамками, временем и какими-то ограничениями, он может предложить что-то необычное, что в конечном итоге приведет к росту продуктивности как самого сотрудника, так и росту бизнеса в целом, считают в компании.


3.      Заносите все встречи в календари, чтобы коллеги знали, что у вас плотный график


"Мы часто проводим встречи, совещания одни за другим, - рассказывает Инна Алексеева, генеральный директор PR Partner. - К примеру, таков понедельник: сначала планерка руководителей, затем сразу же без перерыва планерка практик ИТ и "финансы и недвижимость". Фишка в том, что все календари открыты и участники планерки знают, что не могут общаться дольше запланированного, ведь следом идет другая встреча. Это очень дисциплинирует".


4.      Не используйте мобильный во время планерок


Вы ведь замечали, что во время совещаний многие отвлекаются и смотрят только в экран телефона? Ефим Кац, генеральный директор мебельной фабрики "Мария", говорит, что  в компании действует одно железное правило для планерок  — не использовать мобильный телефон.

 

"Причем мы не ограничиваемся беззвучным режимом: при входе в переговорные у нас стоят специальные кашпо, в которых перед совещанием необходимо оставить свой мобильный и ноутбук. Это позволяет всем погружаться в вопросы, которые обсуждаются на встрече, а также существенно сэкономить время, так как все активно принимают участие в обсуждениях", - замечает он.

 

Если не можете запретить пользоваться мобильным, подавляйте сигнал. Так, одна из компаний рассказала по секрету RB.ru, что в подарок на Новый год ее партнеры получат чехлы для смартфонов, которые предназначены специально для совещаний – они будут подавлять радиосигнал.


5.  Не проводите совещания слишком часто


Так, в "Марии" объявили понедельник Днем Тишины - этот день предназначен для планерок внутри отделов, а совещания между подразделениями не назначаются. В "Катушкин.ру" считают, что совещания два раза в месяц (а не каждую неделю) экономят время и позволяют потратить сэкономленное время на анализ информации.

 

Как дизайн офисов помогает делать бизнес более эффективным, смотрите в ФОТОРЕПОРТАЖЕ

 


Комментарии


Подпишитесь на рассылку RUSBASE

Мы будем вам писать только тогда, когда это действительно очень важно