Карточка учёта организации (форма 18), или КУО — это документ с информацией о сотрудниках, пребывающих в запасе. Карточка учёта организации является обязательным документом для ведения воинского учёта и выглядит как бланк формата А4, который заполняется с двух сторон. Ведение карточек учёта для ИП и ООО, а также порядок их предоставления в военкомат регламентируются Федеральными законами РФ от 31.05.1996 № 61, от 26.02.1997 № 31, от 28.03.1998 № 53, а также «Положением о воинском учёте». Образец заполнения новой формы 18 и инструкция по заполнению можно найти в письме Министерства культуры РФ от 21.10.2015. Заполнением и оформлением документа занимается ответственный сотрудник, после чего руководитель заверяет документ подписью. Все карточки учёта передаются в районную комиссию по бронированию и военкомат по месту регистрации компании не позднее чем через 14 дней после внесения компании в ЕГРЮЛ. Далее карточки нужно обновлять и сдавать ежегодно до конца декабря. Даты подачи отчётов могут отличаться в регионах: их нужно уточнять в местном комиссариате.