Виктория Кравченко

Любопытная статистика: на что менеджеры тратят свое рабочее время

Помните историю с письмом, которое написал Олег Тиньков своим менеджерам, с просьбой тратить меньше рабочего времени на обеды, перекуры и чаепития? Время — деньги. Кто бы спорил, но! На поверхности лишь часть айсберга. 

Все чаще руководство крупных (и не очень) компаний ищет решения, которые помогут контролировать рабочий процесс. Тогда на помощь приходят программы учета рабочего времени.

Александр Бочкин, основатель CrocoTime, поделился любопытной статистикой, которую его компания получила в результате работы. На что же менеджеры тратят свое рабочее время?


Внимание, разрушаем стереотипы

В умах многих сложился устойчивый стереотип, что системы учета рабочего времени устанавливаются для слежки за сотрудниками. Возможно, в некоторых компаниях это так.

Однако, выкидывать «вкусную» часть бюджета на то, чтобы выяснить, кто из сотрудников развлекается в социальных сетях как минимум необдуманно. Да и таких подчиненных в компании может не оказаться. Совсем.

Но это не показатель, что бизнес-процессы отлажены идеально. Проанализировав статистику работы специалистов крупнейших организаций, мы выяснили: нерациональное использование некоторых рабочих инструментов снижает эффективность не меньше отвлечений.

«У многих менеджеров есть масса идей. Но все эти идеи тонут в офисной рутине» – Оливер Сом, старший научный сотрудник немецкого Института исследования систем и инноваций Фраунхофера.


Отчет, еще отчет

Ежедневные, еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные, ежегодные отчеты – сколько оных заполняет менеджер? На этот вопрос может ответить наша статистика.

Пример: анализ работы отдела продаж одного из крупнейших автосалонов России показал, что в среднем каждый менеджер по продажам, ежедневно, тратил 6% рабочего времени на заполнение отчетов (в среднем 30 минут). Еженедельный отчет отнимал 40–50 минут, ежемесячный – 1,5 часа. Ежеквартальный – непростительных 3 часа.

Не надо быть математиком, чтобы оценить, сколько полезного времени менеджер тратил бесполезно. Ведь составление отчетов можно автоматизировать. Но, как показывает практика, все сводится к ручному труду, что в век рыночной экономики настоящее кощунство.


Использование неэффективных программ

А теперь немного аллюзий, основанных на нашем практическом опыте:

  • Менеджер по внедрениям крупной компании около 30% рабочего времени тратил на работу с электронной почтой, в поисках нужного документа.

  • В одном из крупных банков использовали таблицы Excel для составления графика работы сотрудников. Заполняли их, конечно, вручную.
  • В другом финансовом учреждении данные сначала заполняли в Excel (отмечая детали сделки), затем ВРУЧНУЮ переносили в CRM.

В итоге все три подхода оказались провальными, хотя попытки использовать технологии были, но к этому надо подходить с умом и расчетом. Система хранения, передачи и обмена документов, как показывает практика, на крупных предприятиях с богатой историей заслуживает места в той самой истории.

Тем временем рынок программного обеспечения постоянно обновляется, выходят более удобные инструменты для работы, повышающие эффективность. И стоит подумать об этом, если эффективность в вашей компании — не просто слово.


Один в поле не воин

Есть много примеров, когда менеджер берет на себя слишком много обязанностей, выполняя задачи, которые не прописаны в его трудовом договоре, просто потому, что самому быстрее. Тем самым он незаметно теряет драгоценное время.

Иногда разослать приглашения на пресс-конференцию способен и стажер. Но тот же стажер не выступит за менеджера на презентации проекта перед потенциальными клиентами.

Пример:

Один из крупнейших автосалонов России обратился с просьбой проанализировать работу отдела бухгалтерского учета, потому что людей много, а толку мало.

Исходя из наших отчетов оказалось, что один из ведущих специалистов перерабатывал, тратя драгоценные часы на составление типовых договоров.

Хотя для компоновки этих документов не требовалось особых навыков и знаний. Было рекомендовано: распределить нагрузку по уровню профессиональной квалификации.


Избыточные совещания

Во многих организациях есть одна большая проблема, на которую руководство очень часто закрывает глаза. Речь идет о совещаниях, а точнее, о неконтролируемом количестве совещаний.

Еще в 2013 году, в газете Wall Street Journal были опубликованы следующие данные:

1. Исполнительные директора тратят на совещания 23 часа в неделю,

2. Менеджеры среднего звена — 11 часов в неделю,

3. Среднестатистический сотрудник — 15 часов.

Это при том что средняя продолжительность рабочего времени за 5 рабочих дней составляет 45 часов.

В подтверждение тому более актуальна наша статистика: до 30% времени руководители и менеджеры тратят на совещания. В итоге 30% ФОТ (фонда оплаты труда) уходит на поощрения планирования и обсуждения, а не на оплату решения задач. Хотя сейчас есть много удобных программ, позволяющих вести планирование и отчетность, что экономит время и делает рабочий процесс более гибким и прозрачным.


Расчет с учетом личных качеств

В современном мире нельзя пренебрегать имеющимися возможностями IT-сферы и хранить верность культуре, если она ведет к бескультурному распоряжению временем в ущерб прибыли. Раньше конкурентов отреагировать на ситуацию — значит четко следить за тенденциями не только рынка, но и за возможностью команды быть в тренде.

И тут ответ на вопрос: «Так ли плох менеджер, который часто пьет кофе?» — неоднозначен. Может быть, плох руководитель, который не наладил процесс, чтобы кофе, без ущерба для компании, пили все?


Материалы по теме:

Как сделать так, чтобы agile работал в стартапах

Как заставить сотрудников создавать корпоративные ценности и следовать им

Как все устроено в Zara, одной из самых популярных в мире вещевых компаний

55 вещей, которые я узнала, став венчурным инвестором в 18 лет

Первые десять шагов на пути к корпоративным инновациям

Три вопроса, которые гендиректор Ford рекомендует задавать себе в начале проекта


comments powered by Disqus

Подпишитесь на рассылку RUSBASE

Мы будем вам писать только тогда, когда это действительно очень важно