Уроки финансовой грамотности: как измерить затраты компании

Нужно понимать, как ваши решения влияют на затраты

Эффективность деятельности вашего предприятия часто зависит не от выбранной вами стратегии, а от успешности ее реализации.

Оценка наиболее эффективного способа выполнения того или иного вида деятельности требует от предпринимателя знания и применения различных методов анализа финансовых данных.

В этой статье мы познакомимся с некоторыми видами затрат и узнаем, как их можно применять в различных бизнес-сценариях с учетом использования ABC-метода.

Основные и накладные затраты

Как владелец бизнеса, вы каждый день принимаете решения, сравнивая друг с другом альтернативные варианты действий. Выбирая определенный курс действий, важно понимать, что они станут причиной возникновения затрат.

Один и тот же товар или услугу можно произвести, затратив больше или меньше ресурсов. Ваши затраты зависят от многих обстоятельств: от технологии производства, числа сотрудников, сделанных ими ошибок.

Таким образом, от того, как вы организовали производство, зависит:

• Количество требуемых ресурсов
• Уровень ваших затрат
• Возможность их снижения

Определение затрат, относящихся к конкретному виду деятельности, может быть довольно сложной задачей.

Традиционно затраты по отношению к бизнес-процессу подразделяются на основные и накладные – затраты, которые нельзя прямо (без искусственного распределения) отнести на определенный объект.

Зачем нужна эта классификация?

• Во-первых, чтобы посчитать экономическую эффективность тех или иных объектов или видов деятельности. 
• Во-вторых, разнесение накладных расходов по видам деятельности позволит выявить те из них, которые являются убыточными.

Для определения накладных затрат применяется множество самых разных методов. Один из таких методов – ABC (activity-based costing).

Метод расчета затрат, гарантирующий точность

ABC – это подход к отнесению накладных затрат на товары и услуги, так называемый учет затрат по видам деятельности.

В этом случае вы должны начислить затраты на производимый продукт или услугу на основе доли каждого вида деятельности, с которым связаны данные затраты. Такой вариант представляет собой альтернативу традиционным методу учета полных затрат и маржинальному методу.

Если можно установить виды деятельности, которые порождают затраты, и четко определить, в каком объеме данная деятельность связана с конкретными товарами и услугами, то последующее распределение накладных затрат можно четко обосновать, легко объяснить и контролировать.

Практический пример применения метода ABC.

В таблице 1 представлен типичный отчет о затратах на примере отдела закупок – размер и состав годового бюджета отдела.

Таблица 1. Отчет о затратах

Теперь мы знаем, что для работы отдела закупок требуется 100 тысяч рублей в год. Это полезная информация, однако возможности ее использования ограничены. Она лишь сообщает руководителю об используемых ресурсах, но ничего не говорит о видах деятельности, при использовании которых эти ресурсы потребляются.

Ничего данная информация не сообщает и о том, что будет получено на выходе – тех результатах и показателях, которые будут достигнуты после израсходования указанных денег.

Его, как и другие показатели, которые можно определить на его основе, можно использовать при анализе затрат, связанных с видами деятельности, как показано в таблице 2.

Вторая таблица сообщает нам об используемых ресурсах, но не о той деятельности, которая эти ресурсы потребляет, а о том, какие результаты были получены за счет потраченных средств.

Полезной дополнительной информацией были бы сведения о количестве обработанных заказов на закупки. Именно это можно рассматривать как выход, полученный из входных затрат на персонал. Для проведения анализа затрат деятельности можно объединить такие выходы и те ожидаемые результаты, к которым данные выходы должны привести.

Таблица 2. Затраты на деятельность

Выходы отражают то, каким образом разделена на различные направления та деятельность, которой занимается персонал, используя расходуемые отделом ресурсы.

Как видно из отчета, имеется три основных направления деятельности. Показано также, какая доля времени в процентах затрачивается на тот или иной вид деятельности. Для получения таких данных необходимо просто попросить сотрудников понаблюдать за собственной деятельностью в течение какого-то времени.

На основании этого становится ясно, что с учетом использованного времени затраты на поиски новых поставщиков составляют 10 тысяч рублей, затраты на работу с существующими поставщиками – 40 тысяч рублей, а на обработку заказов – 50 тысяч рублей.

Таким образом, мы получили более ясную картину того, что происходит с израсходованными на данную работу ресурсами. В связи с этим отдел закупок должен определить, приносит ли поиск новых поставщиков, на который уходит время, эквивалентное 10 тысячам рублей, отдачу, покрывающую данные затраты (хотя бы 10 тысяч рублей).

Он или она теперь также смогут соотносить ценность выходных результатов со стоимостью входных ресурсов, что важно для любого предприятия.

Пример. Проиллюстрируем этот вывод, немного расширив сценарий с отделом закупок. Допустим, Петрова занимается обработкой заказов и требований. Более тщательное исследование ее деятельности показывает, что на непосредственную деятельность по обработке заказов расходуется только 50% ее времени.

Остальные 50% ей приходится тратить на:

• исправление некорректно заполненных форм заказов
• возврат форм заказчикам для изменений
• решение вопросов с заказчиками путем телефонных переговоров или по электронной почте

Таким образом, из 50 тысяч рублей, потраченных на обработку заказов, только 25 тысяч рублей можно в действительности отнести к выходам.

Получается, что выполнение непродуктивной работы по исправлению чужих ошибок обходится организации в оставшиеся 25 тысяч рублей.

Технические моменты, связанные с применением метода АВС и разработкой его элементов, сложны и многочисленны. Однако, как показано выше в примерах, использование метода ABC может обеспечить вас полезной информацией для управления затратами.

Материалы по теме:

«Я отказалась от карьеры в консалтинге ради работы в школе» – как научить ребенка финансовой грамотности

5 лекций, которые научат вас правильно обращаться с деньгами

Игры банков: кейсы геймификации на финансовом рынке

Тотальная коммодизация, симплификация и геймификация финансовых продуктов – неизбежность?

Страха нет: кому и зачем нужна киберстраховка