Как ООО выставить счёт юридическому лицу — платформа «Курс» от Альфа-Банка

Счёт на оплату регулярно используется в бизнесе, но для него нет регламентированной формы и чётких правил, которые помогут его составить. Разбираемся, как выставить счёт на оплату, можно ли обойтись без него и когда счёт на оплату может заменить договор.

Что такое счёт на оплату товаров и услуг

Счёт на оплату — это документ, который предприниматели составляют для контрагентов, чтобы получить деньги.

Счёт содержит данные о сделке:

•

срок или период для оплаты;

•

наименование, количество товаров и услуг;

•

НДС, если есть;

•

общую сумму платежа;

•

реквизиты для оплаты.

Пример шаблона для счёта на оплату. Источник: платформа «Курс»

Можно ли обойтись без счетов

Счёт можно не оформлять — в общих случаях законодательство не относит его к первичным документам, поэтому налоговая или другие организации запрашивают счета для проверки. В учётной политике ООО можно прописать, что счёт в вашем бизнесе считается первичкой, но с ним сложнее будет работать.

Если вы подписали с контрагентом договор и включили в него сведения, которые перечислены выше, счёт можно не составлять.

Однако выставить счёт всё-таки полезно:

•

Это экономит время, потому что контрагенты с помощью одного документа сразу видят, за что, куда и сколько платить.

•

Это дисциплинирует, потому что вы можете указать срок, до которого ждёте деньги. Счёт может улучшить ситуацию в бизнесе с кассовыми разрывами, которые происходят из-за задержки оплаты. Поэтому не придётся занимать много денег на овердрафт.

•

Это защищает, потому что счёт обладает юридической силой и поможет решить споры в суде. Например, если вы закупили товар, продавец выставил счёт, но поставил не всю партию, с помощью счёта получится доказать, что поставка произошла не в полном объёме.

Иногда по условиям договора сначала нужно выставить счёт. В этом случае счёт нужно оформить, чтобы у контрагента было основание для оплаты.

Является ли счёт на оплату договором

Счёт на оплату может стать договором, если содержит существенные условия, то конкретные условия, значимые для этой сделки. Мы описали их в первом разделе. Такой счёт представляет собой оферту, которую контрагент должен принять — акцептовать.

Оферта: предлагаем сотрудничать с толком и с расстановкой

Для этого нужно соблюсти хотя бы один из пунктов:

•

хотя бы частично оплатить счёт, например, если он авансовый;

•

подписать счёт и передать продавцу;

•

прислать письмо, в котором контрагент согласится со всеми условиями.

Счёт-договор можно составить для небольших сделок, например, небольших заказов или разовых продаж.

Как выставить счёт на оплату

Чтобы выставить счёт на оплату, нужно выбрать шаблон или составить его самостоятельно. Он может быть бумажным — тогда его составляют в двух экземплярах, или электронным — тогда счёт подписывают с помощью ЭЦП.

Разберём, как заполнить счёт от ООО с помощью шаблона платформы «Курс».

Счёт на оплату

Шаг 1. Заполнить бланк

Составить счёт на оплату может сотрудник, у которого есть доверенность, или на имя которого выпущен приказ.

Информация на бланке поделена на разделы — пойдём по ним сверху вниз.

Оформляем доверенность: проверяй и доверяй

Данные о юридическом лице:

•

слева — наименование банка, ИНН, КПП, наименование организации по ЕГРЮЛ;

•

справа — БИК банка юрлица, коррекционный счёт банка и расчётный счёт ООО.

Номер счёта и дата составления:

•

номер указывают порядковый начиная с 1 января, а в следующем году отсчёт начинают заново;

•

дата должна быть текущая.

Данные о сторонах:

•

компании, которая выставляет счёт, — наименование, ИНН и адрес компании по ЕГРЮЛ;

•

контрагента-юрлица — наименование, ИНН, КПП и адрес;

•

контрагента-ИП — ФИО, ИНН и адрес;

•

контрагента-физического лица — ФИО и адрес.

Информация о предмете сделки оформляет в таблице:

•

порядковый номер строки;

•

наименование товаров, услуг или работ;

•

количество;

•

цена;

•

стоимость.

Итоговую цену указывают под таблицей. Если есть НДС, его размер можно указать по-разному: написать под итоговой стоимостью цену без налога, ниже — размер НДС, а затем общую стоимость. Также можно указывать цены в таблице сразу вместе с НДС, а под таблицей добавить подпись «В том числе НДС» и прописать размер.

Ещё одна рекомендация — дублировать сумму к оплате прописью, на случай, если ошибётесь, допишите лишнюю или пропустите нужную цифру.

Дополнительная информация

Это необязательный блок, но может пригодиться, если указываете срок или период оплаты, необходимость сообщить о ней. Удобно, когда есть контакты ответственного лица, с которым можно связаться по вопросам.

Подпись и печать

Раздел заполняют по-разному, в зависимости от того, какой будет счёт — электронный или бумажный. Бумажный нужно подписать, а печать ставить необязательно. Электронный счёт на оплату подписывается ЭЦП.

Образец заполнения счёта от ООО для разных контрагентов

Шаг 2. Проверить счёт

Перед отправкой убедитесь, что всё правильно: название компании, реквизиты, стоимость и другие существенные условия.

Если счёт выставили неправильно, ошибки могут испортить отношения с контрагентами, а компания не получит деньги вовремя. Исправлять ошибки нужно, отталкиваясь от учётной политики. Если счёт не считается первичным документом, его можно переписать и отправить новый. Если всё же относится к первичке, то исправлять его нужно по правилам бухучёта.

Шаг 3. Отправить счёт на оплату

Бумажный вариант можно передать лично или отправить «Почтой России». Электронный счёт отправляют по электронной почте или с помощью сервисов ЭДО.

Покупатель проверит данные и переведёт оплату, если заполнено правильно.

Как выставить счёт, если вы индивидуальный предприниматель, мы тоже писали на платформе.

Как ИП выставить счёт на оплату и получить деньги

Фото на обложке: CreativeDJ / Getty Images

И стулья продать, и деньги получить: как ООО выставить счёт на оплату