В любом растущем бизнесе однажды наступает момент, когда пора нанимать сотрудников, чтобы развиваться дальше. Для индивидуальных предпринимателей (ИП) это всегда большой шаг, поэтому важно сделать всё правильно, особенно если это первый наёмный работник в компании. Рассказываем, как шаг за шагом оформить сотрудника в штат.
Зачем оформлять сотрудника официально
Это требование закона, которое защищает права обеих сторон и гарантирует соблюдение Трудового кодекса, норм социального страхования и налогообложения. Если не оформить сотрудника по всем правилам, работодатель рискует получить штраф, а работник — лишиться социальных гарантий.
Оформление сотрудников в штат — важный процесс, связанный с заполнением множества документов.
Документы для приёма сотрудника
Выписку из электронной трудовой книжки работник может получить сам на Госуслугах.
В зависимости от сферы деятельности или требований закона, у некоторых работников могут запросить дополнительные документы: диплом, медкнижку, военный билет, права или справку об отсутствии судимости.
Пошаговая инструкция по найму сотрудника
Приём сотрудника на работу — это алгоритм с чётким порядком действий. Обычно за это отвечает отдел кадров, а в случае ИП это может быть владелец бизнеса или руководитель.
Шаг 1. Получить документы от работника
Работодатель запрашивает у сотрудника пакет документов, которые мы перечислили выше. На этом этапе проверяют подлинность информации и вносят данные в свою систему. Очень важно не допускать ошибки на этом этапе, так как сведения поступят в Социальный фонд России (СФР) и налоговую. Если вы нашли ошибку, допущенную сотрудником или кем-то ещё, проще исправить её на этом этапе.
Шаг 2. Заключить трудовой договор
Это главный документ при приёме на работу. Если у ИП ещё нет своей формы договора, можно взять за образец типовой трудовой договор, который утверждён в постановлении Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. Он включает все требования Трудового кодекса.
Договор распечатывают в двух экземплярах: для сотрудника и для ИП. Каждая сторона должна подписать их не позднее чем через три дня после начала работы. Один экземпляр выдаётся работнику.
Шаг 3. Ознакомить сотрудника с локальным нормативными актами
Это могут быть должностные инструкции, документы об охране труда или коммерческой тайне. Все они должны быть подписаны сотрудником.
Шаг 4. Оформить приказ о приёме на работу
По закону приказ о приёме на работу необязателен, но многие компании оформляют его. Здесь указывают основные условия трудоустройства (должность, зарплату, период работы) и реквизиты трудового договора.
Как образец приказа можно использовать форму Т-1.
Если сотрудников несколько, можно использовать форму Т-1а.
Шаг 5. Направить отчёт в СФР
Отчёт по форме ЕФС-1 с информацией о новом сотруднике нужно передать в территориальное отделение СФР не позднее одного рабочего дня после выхода приказа о приёме на работу.
Этот отчёт оформляет каждый работодатель, в том числе ИП.
О том, как получить УКЭП, мы рассказываем в статье о регистрации онлайн-кассы.
Шаг 6. Зарегистрировать работника в системе персонифицированного учёта
Это нужно для учёта и социального страхования сотрудников.
Если работник уже предоставил СНИЛС в шаге 1, пропустите этот этап.
Уведомление формата АДИ-РЕГ
При удалённой работе и электронном документообороте в компании сотрудник может самостоятельно заполнить анкету по форме АДВ-1 и отправить её в СФР. В таком случае работник должен будет сам передать номер СНИЛС в отдел кадров или руководителю.
Шаг 7. Внести записи в трудовую книжку
При найме работника для ИП действуют те же правила, что и для юрлиц.
Если у сотрудника есть трудовая книжка, нужно внести в неё запись о приёме на работу. Записи вносятся в раздел «Сведения о работе». Они должны включать полное наименование ИП, дату приёма, должность, профессию, специальность, квалификацию и реквизиты приказа о приёме на работу или трудового договора, если приказа нет.
В 2024 году обе версии трудовой книжки, бумажная и электронная, имеют равную юридическую силу. При трудоустройстве можно предложить работнику перейти на электронный формат. Если сотрудник предпочитает бумажную трудовую, то в неё ещё можно вносить записи как минимум до 2027 года.
Шаг 8. Оформить личную карточку сотрудника
Личная карточка необязательна, но она упрощает управление персоналом, особенно если сотрудников много. В неё вносят паспортные данные, реквизиты приказа о приёме на работу, данные из трудовой книжки, СНИЛС и другие сведения.
Если вы хотите оформить личную карточку, за образец можно взять форму Т-2.
В большинстве компаний личные карточки используют, чтобы оперативно получать информацию о сотрудниках: персональные данные и сведения о трудовой деятельности.
