Как ИП принимать платежи от физических лиц

Итак, вы предприниматель и продаёте товары или услуги физическим лицам. Вам необходимо регистрировать свои продажи, чтобы налоговая служба могла видеть ваши доходы и расходы. Казалось бы, всё просто: продал товар, получил оплату. На самом деле есть нюансы. Принимать оплату от физлиц ИП важно правильно: зафиксировать поступление денег, отправить данные в ФНС, выдать покупателю чек.

Разберёмся, как ИП получать оплату от физлиц, согласно действующим правилам.

Может ли ИП принимать оплату на счёт физлица

Налоговый кодекс и федеральные законы разрешают ИП принимать оплату и от физических, и от юридических лиц.

Главное правило при проведении расчётов — учитывать нормы закона 54-ФЗ, который описывает использование контрольно-кассового оборудования для регистрации расчётов. Но термин «касса» в этом случае не предполагает применения классического аппарата с отсеками для денег и табло с ценой. Речь идёт об устройстве или программе, которая одновременно фиксирует операцию, передаёт данные о ней ФНС и отправляет покупателю кассовый чек.

Чтобы принимать оплату от физлиц, нужно иметь представление о нескольких понятиях.

Контрольно-кассовая техника (ККТ) — отдельное устройство в магазине, с помощью которого можно получить наличными плату за товар или расплатиться картой. Его можно подключить к компьютеру и автоматически вносить данные в систему учёта. Касса обязательно оснащена накопителем, где в зашифрованном виде хранится информация обо всех зарегистрированных операциях. Кроме того, она должна иметь доступ в интернет, чтобы через оператора фискальных данных отправлять чеки в налоговую службу.

Онлайн-касса — один из вариантов ККТ. Она может выглядеть как программа, которая регистрирует операции. Для ввода-вывода данных к ней подключают сканер кодов, принтер чеков и другое оборудование. Онлайн-касса имеет те же компоненты и функции, что классическая ККТ.

Оператор фискальных данных (ОФД) — организация, которая принимает от кассы предпринимателя данные о чеках при продаже, а затем отправляет их в ФНС.

Этот процесс полностью автоматизирован и после настройки не требует дополнительных усилий от ИП. Достаточно зарегистрировать кассовый аппарат в налоговой и заключить договор с ОФД.

Эквайринг — банковская услуга, в рамках которой финансово-кредитная организация организует для клиента приём платежей с помощью карт. Для этого ИП понадобится терминал или программа, которая считывает данные. Оборудование можно купить самостоятельно, арендовать или получать бесплатно в обслуживающем банке.

Эквайринг не предусматривает оплату наличными. В этом случае банк обрабатывает платёж с карты и зачисляет деньги со счёта физического лица на корпоративный счёт предпринимателя.

Нужно ли открывать корпоративный счёт предпринимателю

Согласно законодательству, ИП вправе принимать оплату и вести деятельность без открытия отдельного счёта для бизнеса. Его может заменить личный счёт в банке, так как все коммерческие операции регистрируются с помощью чеков.

Но в этом случае возникнут вопросы у банка. Если на счёт будут постоянно поступать мелкие платежи от большого количества плательщиков, банк может заподозрить клиента в нарушении закона. В частности, по 115-ФЗ — это закон «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путём, и финансированию терроризма». Даже если вы не занимаетесь отмыванием средств, постоянные перечисления денег потенциально могут проводить для ухода от налогов, выплат серых зарплат и других преступных действий. В результате счёт заблокируют до выяснения причин.

После предоставления документов, подтверждающих оплату от физических лиц, доступ к деньгам ИП вернут. Но процесс обмена документами займёт время, в течение которого у предпринимателя не будет доступа к оборотным средствам.

Вывод прост: легче заключить договор на РКО и разделить собственные и корпоративные деньги, чем каждый раз объяснять источник поступлений. Кроме того, это поможет легче планировать доходы и расходы и составлять отчётную документацию.

Если вы принимаете оплату от физлиц, необходимо соблюсти следующие требования:

Обратите внимание, что у ИП в отличие от юрлиц нет лимита наличности, которую можно хранить в магазине или офисе. Но большинство предпринимателей заключают договор об инкассации или делают самоинкассацию и кладут деньги на расчётный счёт. В дальнейшем это упрощает расчёты с контрагентами, например, при оптовой закупке товара или сырья для производства.

Если у ИП есть статус самозанятого, принимать платежи ещё проще — без использования кассы. Они фиксируют расчёты чеками, которые формируются в программе «Мой налог».

Способы приёма платежей от физических лиц

Индивидуальный предприниматель может принимать оплату от физических лиц наличными или в безналичной форме. Причём во втором случае также есть несколько вариантов: с помощью карты, банковским или почтовым переводом, через интернет. Свои нюансы имеют расчёты фрилансеров и продавцов в социальных сетях.

Остановимся на каждом варианте подробнее.

Наличными

Оплату наличными от физических лиц ИП могут принимать без ограничений, если они регистрируют продажу с помощью кассы. Для этого обязательно должен быть договор с оператором фискальных данных, чтобы информация о продажах поступала в налоговую службу.

Если ИП одновременно зарегистрирован как самозанятый, ККТ использовать не нужно. Чек генерируется в программе «Мой налог», откуда данные поступают в ФНС.

Кроме того, не обязательно использовать кассу предпринимателям, которые работают по патентной системе налогообложения (ПСН). Но для этого они должны заниматься только определёнными видами деятельности и выдавать отдельный документ, подтверждающий проведение расчётов.

После настройки оборудования чеки будут передаваться автоматически.

Независимо от типа кассы — обычная, компьютерная или онлайн — необходимо выдавать покупателю чек. Его печатают на специальном принтере или отправляют клиенту в электронном виде.

С банковских карт

Индивидуальные предприниматели могут принимать оплату с карт. В этом случае деньги будут поступать в безналичной форме на расчётный счёт. Но регистрировать операции по продаже и выдавать покупателю чек всё равно обязательно.

Помимо контрольно-кассовой техники, для приёма платежей с карт понадобится терминал для их считывания. Это может быть отдельное устройство или смартфон с чипом NFC, в котором установлено специальное программное обеспечение.

Принимать безналичные платежи позволяет услуга эквайринга, которую предоставляют банки. ИП нужно заключить договор и настроить аппарат. Банк возьмёт на себя фактические переводы средств со счёта плательщика на расчётный счёт предпринимателя, даже если они находятся в разных организациях.

В некоторых случаях в эквайринг входит в пакет расчётно-кассового обслуживания для бизнеса. Если ИП заключит такой договор, он сможет принимать оплату разными способами, инкассировать наличные, оплачивать счета контрагентов. Кроме того, он может получить сам терминал за символическую арендную плату или в безвозмездное пользование в течение всего срока действия договора.

Самозанятые работают проще. Они могут получить оплату на свой личный счёт любым способом, вплоть до перевода по СБП. После этого им необходимо выписать чек в «Мой налог», который будет отправлен и в ФНС.

Банковским переводом

Это альтернативный способ принимать оплату в безналичной форме. Он доступен индивидуальным предпринимателям, которые открыли расчётный счёт для ведения бизнеса. Покупатель делает платёж на имя конкретного ИП, указывая его ФИО, ИНН, название банка, номер счёта, БИК банка.

Для выполнения транзакции клиенту нужно сходить в отделение банка с деньгами и паспортом, обратиться в кассу, подписать и забрать квитанцию. Второй вариант — заполнить реквизиты в приложении банка или в онлайн-кабинете и отправить деньги.

Этот вариант недоступен при получении оплаты самозанятым. У них нет расчётного счёта, поэтому им деньги отправляют любым другим способом.

Почтовым переводом

Физическое лицо может использовать для оплаты Почту России. Для этого ему понадобится паспорт, а также реквизиты ИП и расчётного счёта предпринимателя. Платёж поступает на счёт в течение двух дней, если не заказать мгновенный перевод. Чек об оплате выдаёт кассир почтового отделения.

Электронными деньгами

Согласно российскому законодательству, ИП могут принимать платежи с электронных кошельков, например, со счёта ЮMoney. Для зачисления средств предприниматель должен использовать корпоративный счёт, открытый в той же системе. Регистрация операций производится с помощью виртуальной кассы или обычного ККТ.

Для упрощения операций существуют специальные сервисы. При регистрации в системе ИП сразу получает виртуальную онлайн-кассу, программные модули для приёма платежей на сайте, инструменты для выставления счетов и печати QR-кодов на оплату. За обработку операций сервис взимает комиссию, как и банки.

Самозанятый может принять оплату с электронного кошелька физического лица на свой без дополнительных ухищрений. Чек он формирует в «Моём налоге».

Как оформить и выдать чек физическому лицу

Закон 54-ФЗ обязывает предпринимателя зарегистрировать операцию, а чек отправлять покупателю и в налоговую службу. Если принимать оплату наличными, чек следует выписывать сразу. При безналичных расчётах клиент должен получить его не позднее следующего рабочего дня с момента зачисления средств.

Если предприниматель принимает оплату от физических лиц наличными, он может распечатать его в бумажном виде с помощью подключённого принтера. Кроме того, законодательство разрешает его отправку в цифровом виде.

Чек формируется кассой в тот момент, когда ИП принимает оплату. После настройки и интеграции с учётными программами все реквизиты туда вписываются автоматически. Для внесения товаров обычно считывают штрихкоды или QR-коды с ценников.

Проблема может возникнуть, если онлайн-касса потеряла связь с интернетом из-за проблем с провайдером. Но в этом случае ККТ всё равно фиксирует операцию и печатает чек, а также заносит данные в регистратор. Как только связь восстановится, документ автоматически уйдёт к ОФД.

Фото на обложке: Vladimir Sukhachev / Shutterstock / FOTODOM.