Трудовая книжка подтверждает, что между сотрудником и конкретным работодателем в определённое время были трудовые отношения. Записи в трудовой позволяют отслеживать официальный стаж и рассчитывать его. Ошибки влияют на определение размера пенсионных отчислений, а должностное лицо же за ошибку может получить предупреждение или штраф.
Исправлять оплошности нужно сразу, как их обнаружили. Но сделать это как хочется не выйдет, для этого есть определённый порядок. Разберёмся, как правильно исправить запись в трудовой.
Когда и зачем нужно вносить исправления в трудовую книжку
Российское законодательство обязывает работодателя заполнять и вести трудовую книжку для сотрудника, а с 2021 года — ещё передавать сведения в пенсионный фонд (ныне — Социальный фонд, СФР).
Это правило закреплено в ст. 66 ТК и действует только при соблюдении трёх условий:
- Работник не отказался от бумажной формы документа.
- Работа в компании или у ИП является основной.
- Сотрудник выполняет свои обязанности более пяти дней.
С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка. В неё также делает записи работодатель, но сотрудник теперь может в любое время увидеть информацию о своей деятельности, например, через Госуслуги.
Правила ведения электронных трудовых установлены приказом Министерства труда №320н, принятом 19.05.2021. Этот документ регулирует порядок ведения трудовых книжек. При этом старые формы отчётности не отменены, их можно применять и далее.
Этот нормативно-правовой акт указывает, что записи в ТК делают на русском языке или ином, который принят в федеральном субъекте. Информацию в бумажный носитель вносят чернилами синего или чёрного цвета, с помощью принтера или штампа. Даты нужно записывать только арабскими цифрами и не использовать сокращения.
Но ошибки всё же могут появиться.
Кроме того, изменения в бумажную версию нужно вносить, если при заполнении использовались недопустимые сокращения, неправильный цвет чернил, а также когда почерк заполнившего неразборчив.
Ещё большая проблема возникает в случае, если работодатель отправил неверные сведения в СФР или вовсе не сдавал отчётность. В этом случае сотруднику неверно зачтут стаж, и он будет получать меньшую пенсию.
Способ изменения неправильных и неточных записей в трудовой зависит от того, где и что меняют:
Работодатель обязан внести исправления по требованию сотрудника. За нарушение порядка ведения этой документации должностные лица компаний и ИП несут административную ответственность.
Штраф в размере 5 000 руб. для физлиц и 50 000 руб. — для юрлиц.
Кто может исправить запись в трудовой книжке
Сам наёмный сотрудник не имеет права корректировать информацию в книжке. Эти действия квалифицируют как подделку документов, за что могут привлечь к уголовной ответственности. За это предусмотрен штраф до 80 000 руб. или исправительные работы до двух лет.
Если работник подделал данные о стаже и работодатель это обнаружил, он должен передать сведения в правоохранительные органы и уволить человека согласно п. 11 части 1 статьи 81 ТК РФ.
Исправления вносит только представитель работодателя. Причём сделать это должна именно та компания или ИП, которые допустили ошибку.
Исправлять ошибки должен сотрудник, который занимается кадровым учётом. Если соответствующего отдела нет, это делает руководитель компании или сам предприниматель.
А вот сведения о новой фамилии, изменении личных данных и информации об образовании может внести и текущий работодатель, даже если фактически события произошли до трудоустройства.
В случае когда компания или ИП отказываются исправить ошибку, работник имеет право защитить свои права в уполномоченных органах:
- Трудовая инспекция — владелец трудовой подаёт жалобу лично или через интернет на сайте Федеральной службы по труду и занятости. Запрос рассматривают в течение 30 дней с момента регистрации.
- Прокуратура — заявление оформляют лично, на портале Госуслуг или сайте Генпрокуратуры РФ. Также можно воспользоваться телефоном горячей линии. Рассмотрение занимает до месяца.
- Суд — необходимо составить исковое заявление о том, что работодатель отказывается исправить неправильную запись в трудовой книжке. Подавать исковое можно лично в суде, в МФЦ или через интернет.
Но, как правило, работодатель не отказывается внести исправления.
Что делать, если нашли ошибку или нужно внести новые данные в трудовую книжку
Работник, который обнаружил ошибку, может обратиться к сотруднику отдела кадров лично или подать письменное заявление. Если предыдущее место работы находится в другом населённом пункте, требование об исправлении можно отправить по почте. Письмо должно быть заказным, с описью вложения и уведомлением о вручении адресату.
Внести изменения нужно в течение 15 дней с момента получения требования. Если этого не произошло, работник может обратиться в инспекцию по труду, правоохранительные органы или суд.
Кроме того, внести изменения можно по запросу текущего работодателя. В этом случае компания или ИП, где работает сотрудник, направляет запрос на предыдущее место работы. После получения ответа вносит изменения.
Новый работодатель может изменить сведения в трудовой книжке, если работник предоставит:
- копию приказа о приёме или увольнении;
- выписки из личных карточек;
- другие официальные документы, подтверждающие значимые для кадрового учёта факты.
Правила внесения изменений в трудовую книжку
Регламент изменения ошибочных данных в книжке закреплён Приказом №320н, а точнее — приложением №2.
Информация о стаже
Как мы говорили, по этому Приказу запрещено, например, зачёркивать информацию о стаже сотрудника. Точный регламент корректировки информации о стаже не установлен, но в качестве образца кадровые сотрудники используют записи о приёме на работу.
Если запись в ТК когда-то была внесена по ошибке, то основание её изменения не указывают, ведь приказа не существует.
Название компании
Сложнее исправить ошибки в названии компании или ИП. В этом случае тоже нельзя просто зачеркнуть запись.
Если компания поменяла своё название, а сотрудник кадрового отдела неправильно написал, его сведения не корректируют, а отменяют. В этом случае используют такую формулировку: «Информацию о переименовании юридического лица ____, внесённую согласно приказу ____, считать недействительной». После этого можно вписывать корректные сведения.
Фамилия сотрудника
Другой порядок изменения предусмотрен для титульной страницы, где изложены сведения о работнике. Чаще всего корректировки приходится вносить, если человек поменял фамилию (например, при замужестве) или окончил другое учебное заведение.
Обратите внимание, что ошибочные сведения, внесённые при заполнении бланка в первый раз, не исправляют. В этом случае трудовую книжку считают испорченной. Её уничтожают, а этот факт фиксируют в акте.
Основанием для изменения личных данных служат документы работника, подтверждающие эти сведения:
- общегражданский паспорт;
- свидетельство о рождении;
- свидетельство о заключении брака или разводе.
Профессия и образование
Также на первой странице документа обычно есть данные о профессии и специальности сотрудника, полученном им образовании. Если эти сведения отсутствуют, их нужно внести.
При получении дополнительного образования или профессии зачёркивать ничего не нужно. Следует просто дополнить уже имеющиеся сведения.
Ошибочную запись о приёме на работу зачёркивать нельзя, её просто признают недействительной, после чего вносят корректные сведения.
Информацию об увольнении также нельзя просто зачеркнуть. Её признают недействительной в установленном порядке и указывают это в бланке. И только после этого записывают правильные данные.
Порядок корректировки ошибки изменяется, если данные вписаны без оснований. Например, когда приказ об увольнении не принимали или отменили по решению суда.
В этом случае необходимо также указать порядковый номер и дату, после чего дополнительно написать, что «запись под номером ____ недействительна, сотрудник восстановлен в прежней должности».
Если ошибка допущена не в формулировке основания для увольнения, а в дате, порядок исправления будет таким же. Зачёркивать информацию нельзя, необходимо признавать эти сведения ошибочными и вносить правильные. Причём считать недействительной нужно не саму дату, а всю запись.
В исправлении ставят текущую дату, после чего исправление подписывает работодатель или лицо, которое несёт ответственность за заполнение трудовых книжек. Печать ставят, если компания или предприниматель использует её для заверения документов.
Как исправить ошибку в электронной трудовой книжке
Если сотрудник принят на работу в 2021 году или позже, данные о стаже ведутся только в цифровых базах данных. Сохранить традиционную трудовую могут только те, кто работал до внесения изменений в законодательство.
Исправлять сведения в электронной ТК можно, обратившись в Социальный фонд России. Это можно сделать в отделении фонда или через Госуслуги.
Например, доказательством может служить старая трудовая книжка.
СФР принимает решение о внесении исправлений в течение 10 дней с момента обращения. После корректировок они автоматически будут видны в личном кабинете сотрудника на сайте Госуслуг.
Срок может быть больше, если СФР придётся проверять предоставленные сведения. Они могут отправлять запросы работодателям или ведомствам, где также есть информация о трудовой деятельности человека. В этом случае срок рассмотрения и внесения исправлений может быть до трёх месяцев.
В порядке внесения изменений и исправления ошибок в обычной трудовой книжке и её электронном варианте есть существенное отличие:
Это критически важно, если работник не согласен со статьёй, по которой его уволили. Сотрудник может обжаловать это в суде и получить положительное решение по своему иску.
Если сотрудник потеряет трудовую, на основании его заявления ему заведут новую. Однако в ней не будут указаны предыдущие места работы. Там пишут только общий стаж и информацию о текущем работодателе. Таким образом можно очистить свою историю.
Но делать это стоит не всегда. Решение зависит от того, передал ли работодатель данные в СФР или нет. Проверить это можно на сайте ведомства.
Для этого нужно сформировать запрос и получить справку со списком мест работы. Далее её можно открыть и проверить, все ли сведения указаны в таблице. Если не все, то работодатель не отправлял данные в СФР или ПФ до этого.
В этом случае имеет смысл обратиться к руководителю компании или кадровым сотрудникам с просьбой внести корректировки. Если компании или ИП уже не существует, корректировки может внести СФР.
Фото на обложке: mmaroznaya / Shutterstock / FOTODOM.
