Как отправить сотрудника в отпуск: пошаговая инструкция

Все наёмные сотрудники, которые оформлены в штат, имеют право взять ежегодный оплачиваемый отпуск. Работодатель обязан оформлять и оплачивать его в соответствии с нормами Трудового кодекса.

В этой статье вы узнаете, как отправить работника в очередной отпуск, как оформить документы, кому положен внеочередной отдых и когда платить налоги и взносы за отдыхающего сотрудника.

Кому полагается отпуск

Право на отпуск гарантировано Конституцией и Трудовым кодексом. Работодатель обязан предоставлять персоналу время на отдых, грамотно оформлять документацию и передавать сведения в налоговую.

Есть несколько видов отпусков:

•

ежегодный основной;

•

ежегодный дополнительный;

•

без сохранения заработной платы (за свой счёт);

•

учебный;

•

по беременности и родам;

•

по уходу за ребёнком.

В этой статье мы поговорим об основном ежегодном отпуске. Он полагается всем сотрудникам, работающим по официальному трудовому договору. Новичок получает такое право после того, как отработает полгода.

Есть категории работников, которые могут отправиться на отдых в любое время, без предварительного согласования.

У кого есть право на внеочередной отпуск:

•

беременные;

•

несовершеннолетние;

•

мужья женщин, которые ушли в отпуск по беременности и родам;

•

родители трёх и более детей в возрасте до 18 лет, пока младший из них не достиг 14 лет;

•

родители с детьми-инвалидами;

•

сотрудники, работающие по совмещению, которым предоставили отпуск на основной работе;

•

почётные доноры России;

•

герои Советского Союза, России и кавалеры ордена Славы;

•

работники, которые служили в вооружённых силах в последние полгода, и супруги военнослужащих;

•

инвалиды и ветераны боевых действий;

•

участники ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС.

Заявление об отпуске должны подавать сотрудники всех категорий.

Основные правила

Работодатель обязан предоставлять отдых сотруднику, даже если тот готов работать без отпуска (не надо так!).

Если сотрудник официально не отдыхает больше двух лет, компанию ждёт штраф: для должностных лиц и ИП — от 1000 до 5000 рублей, для юрлиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

Стандартная длительность отпуска — 28 дней в год. Обычно отдых разбивают на несколько частей. При этом одна из них должна быть не меньше 14 дней.

У представителей некоторых профессий отпуск длиннее. Например, у учителей общеобразовательных школ и преподавателей вузов — 56 дней в год.

График отпусков

Работодатель обязан составить график отпусков на будущий год не позднее чем за две недели до конца текущего (обычно это 17 декабря) и ознакомить персонал с этим документом. Его должны вести все компании, кроме микропредприятий — они могут заменить обязательный график на письменные соглашения между сторонами. Такой документ составляют в произвольной форме и упоминают в трудовом договоре. Например, в пункте 22 типового трудового договора, который утверждён в постановлении Правительства РФ от 27.08.2016 № 858.

Только что созданное юрлицо тоже может не составлять график отпусков на текущий год, но на следующий уже нужно.

Как образец для оформления графика отпусков можно использовать форму № Т-7.

Плюсы графика: бизнес не прерывает деятельность, когда работник уходит в отпуск, у работодателя есть время и возможность найти замену. При составлении этого документа руководители обычно стараются учесть пожелания персонала. Ещё сотрудники могут предварительно договориться друг с другом о сроках, чтобы не случилось спорных ситуаций или такого, что весь отдел не будет работать.

Несмотря на наличие графика, сотрудник должен заранее написать заявление на очередной отпуск, а руководитель — подписать его. За две недели до начала отпуска составляют приказ, и об этом уведомляют работника. Документ должен быть готов за три дня до начала отпуска, чтобы сотруднику успели начислить отпускные.

Если сотрудник есть в графике отпусков, а работодатель не отпускает его, можно пожаловаться в трудовую инспекцию или обратиться в суд. Скорее всего, компанию оштрафуют: должностных лиц и ИП — на сумму от 1000 до 5000 рублей, юрлиц — на сумму от 30 000 до 50 000 рублей.

Если планы изменились и сотрудник не может уйти в отпуск вовремя, нужно согласовать с руководителем новые сроки. Чтобы оформить перенос отпуска, работник пишет заявление (если в компании есть такое правило), а работодатель подписывает отдельный приказ.

Каждая компания самостоятельно решает, как вести свой внутренний документооборот, и где-то приказы могут не выпускать. Но в большинстве случаев их используют — так удобнее вести отчётность.

Оформление отпуска

Обычно этим занимается сотрудник отдела кадров или бухгалтер.

Как оформляют отпуск шаг за шагом:

Работодатель составляет график отпусков и оповещает сотрудников об этом.

Работодатель сообщает сотруднику об очередном отпуске за 14 дней до него. Это может быть письменное уведомление, письмо с напоминанием в рабочей почте, устное сообщение или что-то ещё. Каждая компания выбирает свой вариант.

Сотрудник пишет заявление на отпуск, подписывает у руководителя и передаёт в отдел кадров. В компаниях с электронным документооборотом может быть иначе: например, нужно просто нажать кнопку в личном кабинете в 1С или другой программе.

Работодатель оформляет приказ. Как правило, используют форму № Т-6, где есть все нужные поля, но можно составить свой документ. Ещё можно оформить один приказ сразу на несколько человек.

Сотрудники отдела кадров и бухгалтерии составляют записку-расчёт, например, по форме № Т-60. Это необязательный внутренний документ, но всё же обычно его используют — чтобы было удобнее вести отчётность.

Бухгалтер рассчитывает и выплачивает отпускные не позже трёх календарных дней до начала отдыха сотрудника.

Сотрудник отдела кадров делает отметки в табеле учёта трудового времени и в личной карточке сотрудника: дни отдыха помечаются буквами «ОТ» или цифровым кодом «09».

Форма № Т-6

Форма № Т-60

Как рассчитать размер отпускных

Отпускные — это средний дневный заработок, умноженный на количество дней отпуска.

Как всё рассчитать:

Понять расчётный период. Обычно это 12 месяцев до начала месяца, в котором запланирован отпуск. Если сотрудник работает в компании меньше года, то расчётный период считается со дня трудоустройства.

Посчитать средний заработок — доход работника за расчётный период. Это зарплата, премии и переработки. Сюда не входят командировки, отпуска за свой счёт, больничные и другие дни, которые не оплачивал работодатель.

Сложить все отработанные дни за расчётный период. Сюда включают рабочие дни, выходные, праздники и отпуск за свой счёт, если в сумме за год он длился не больше 14 дней. Не включают оплачиваемые отпуска, больничные, командировки и отсутствие на работе без уважительной причины.

Вычислить средний дневной заработок сотрудника: доход за расчётный период поделить на количество отработанных дней.

Умножить средний дневной заработок на количество отпускных дней.

Как выплачивают отпускные

Главное правило: сотрудник должен получить отпускные не позже трёх календарных дней до начала отдыха.

Например, если сотрудник уходит в отпуск в понедельник, он должен получить отпускные не позже четверга.

Для упрощения расчётов отпускные нередко выдают вместе с заработной платой.

Работодателю лучше не задерживать отпускные — иначе придётся выплачивать компенсацию — проценты за каждый день просрочки.

Деньги вместо отпуска

Иногда работник обращается к начальству с просьбой получить деньги вместо неиспользованного отпуска.

По Трудовому кодексу это возможно только в двух случаях:

•

при увольнении, если остались неиспользованные дни;

•

если есть дополнительный отпуск, то есть дни, которые превышают стандартный отпуск в 28 дней.

Нельзя компенсировать деньгами дополнительный отпуск беременным, несовершеннолетним и работникам на вредных производствах.

Налоги и взносы

Отпускные облагаются налогами и страховыми взносами:

•

Уплатить НДФЛ нужно до конца месяца, в котором сотрудник получил отпускные. Если последний день месяца выпадает на выходной либо нерабочий праздничный день, можно уплатить налог в первый рабочий день следующего месяца.

•

Взносы — на пенсионное, медицинское и социальное страхование — перечисляют не позднее 15-го числа месяца, который идёт за отпускным.