Как подать и заполнить заявку на участие в закупке

Если обычный бизнес может заказать товары и услуги у любого контрагента, то для государственных и муниципальных организаций всё не так просто. Они обязаны проводить специальные мероприятия — закупки. Зато для потенциальных поставщиков это шанс получить доступ к крупным долгосрочным заказам от государства, увеличить доходы компании и укрепить её позиции на рынке.

В статье вы узнаете, какие есть виды госзакупок, как подготовить документы и подать заявку на участие.

Что такое госзакупки и какие они бывают

В России процесс закупок регламентируют федеральные законы № 44-ФЗ и 223-ФЗ. Их основное различие — в заказчике. 44-ФЗ устанавливает правила для федеральных, региональных и муниципальных бюджетных организаций, а 223-ФЗ — для бизнеса с долей государственного участия более 50% и некоторых других компаний.

Заказчики обязаны публиковать информацию о закупках и требования для участия на специальных сайтах. Благодаря этому процесс становится прозрачным и для всех участников, и для общества.

Виды госзакупок

Конкурентные

•

Конкурс. Объявляется конкурс, разные компании предлагают свои условия. Побеждает та, у которой лучшее соотношение цены и качества. Конкурсы бывают открытыми и закрытыми.

•

Аукцион. Заказчик публикует условия закупки и начальную цену. Участники присылают свои предложения и постепенно снижают стоимость. Контракт получает компания с наименьшей ценой.

•

Запрос котировок. Их проводят при закупках на сумму не более 3 млн рублей. Поставщики подают заявку на выполнение контракта и указывают итоговую стоимость. Побеждает тот, кто предложит минимальную цену.

•

Запрос предложений. Заказчик собирает заявки участников закупки. Контракт получает компания, которая больше всех соответствует требованиям.

Можно сказать, что аукцион и запрос котировок больше ориентированы на цену, а конкурс и запрос предложений — на соотношение цены и качества.

Неконкурентные

•

Закупка у единственного поставщика. Контракт заключается с одной конкретной компанией без конкурса. При этом есть два условия: стоимость — не более 300 000 рублей, и должны быть указаны причины отсутствия конкурентов. Например, если необходимые работы проводит только одна компания — такое бывает в тендерах на отопление и газоснабжение зданий.

Госзакупки по 44-ФЗ

Федеральный закон № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения национальных и муниципальных нужд» строго регламентирует проведение закупок — от планирования и участия в торгах до выполнения заказа. 44-ФЗ ориентирован на государственные и муниципальные нужды.

Пример

Государственная школа планирует обновить парты. Это можно сделать только через госзакупки — так заказывают товары и услуги для образовательных учреждений, которые на 100% финансируются из бюджета. Руководство школы должно определить необходимое количество столов, внести данные в план-график закупок в соответствии с п. 2 ст. 16 44-ФЗ, рассчитать начальную максимальную цену контракта (НМЦК) и только потом разместить условия закупки партии товара на специальной онлайн-площадке.

Основные задачи закона:

•

Обеспечение единого экономического пространства. Закон создаёт равные условия для всех участников торгов по всей стране.

•

Экономическое развитие и поддержка бизнеса. Государство — крупнейший заказчик на рынке. Оно создаёт спрос и стимулирует рост производства и предпринимательской активности, в том числе в малом бизнесе.

•

Борьба с коррупцией, прозрачность и открытость. Заявка, которую оформили по всем правилам на специальной площадке, снижает риск коррупции и минимизирует вероятность злоупотреблений.

•

Эффективное расходование бюджета. Закупки экономят государственные деньги за счёт выбора наилучших цен и выгодных поставок.

•

Качество и безопасность. Закон устанавливает стандарты заявок для защиты интересов государства, бизнеса и конечных пользователей.

Госзакупки по 223-ФЗ

Федеральный закон № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» регулирует правила оформления поставок для государственных корпораций, компаний с государственным участием, естественных монополий.

Как и в законе 44-ФЗ, здесь перечислены этапы и механизмы проведения закупок: планирование, размещение заявок, исполнение контракта и контроль за ним.

Пример

Государственная корпорация «Росатом» планирует закупить специализированное оборудование. При подготовке условий тендера сотрудники компании руководствуются законом 223-ФЗ. У них будут более гибкие условия выбора поставщиков, чем у руководства школы из предыдущего примера.

Коммерческие закупки

Это закупки, которые проводят частные компании. Они не регулируются специальными законами — достаточно соблюдать Гражданский кодекс и другие юридические нормы, которые могут касаться сделок. Заказчики сами определяют условия проведения тендеров и требования к контрагентам.

В отличие от правительственных заказов, коммерческие следуют принципам рыночной экономики.

•

Конкуренция играет решающую роль. Поставщики предлагают свои правила и цены, исходя из текущей ситуации на рынке и запросов потребителей.

•

Цель коммерческих закупок — прибыль компании.

•

Стороны взаимодействуют в рамках договора, в котором можно устанавливать более гибкие условия и адаптировать их под конкретные потребности.

Где искать закупки

Участники тендеров по 44-ФЗ и 223-ФЗ должны быть зарегистрированы в Единой информационной системе (ЕИС). Это главная платформа для госзакупок, где можно узнать информацию о прошедших и текущих торгах, найти подробную информацию об участии. После регистрации в ЕИС заказчики и поставщики получают доступ к федеральным площадкам. Выбирать подходящую нужно в зависимости от вида закупок.

Для коммерческих закупок менее строгие правила. Заказчик сам выбирает ресурс для публикации условий тендера в зависимости от потребностей и специфики бизнеса. Это может быть сайт компании или негосударственные торговые площадки.

Коммерческие ресурсы

Где ещё можно оставлять заявки на участие в закупке?

Агрегаторы

Также с поиском тендеров и подачей заявки может помочь банк. Это особенно удобно для новичков. Например, Альфа-Банк сопровождает предпринимателей на каждом этапе: помогает зарегистрироваться на нужных площадках, собирает документы, готовит заявки, оформляет банковскую гарантию и предоставляет финансирование для исполнения контракта.

Найти тендеры и подать заявку

Подача заявки

Заявка — ответ поставщика товаров или услуг на извещение о проведении закупок. Содержание и объём заявки зависят от требований покупателя.

Документы для подачи заявки от участника закупки

Оформить банковские гарантии для закупок

•

Устав компании.

•

Свидетельство ОГРН.

•

Свидетельство о постановке на учёт, ИНН.

•

Доверенность представителя компании. Нужна, чтобы подтвердить полномочия на подачу заявки и участие в тендере. Доверенность должна быть заверена подписью руководителя и печатью компании.

•

Документ, который подтверждает полномочия руководителя (приказ о назначении).

•

Бухгалтерская отчётность. Например, отчёт о прибылях и убытках компании.

•

Гарантии финансовой стабильности. Банковские гарантии, справки о наличии денег на счетах, кредитные рейтинги.

•

Лицензии на некоторые виды деятельности (если нужны для участия в закупке). Например, на строительство, медицинские или транспортные услуги.

•

Сертификаты качества. Они подтверждают, что продукция соответствует установленным стандартам. Это могут быть сертификаты ISO, ГОСТ, ХАССП (HACCP) и другие.

•

Подробное описание товаров.

•

Также может потребоваться техническая документация для товара или услуги: технические характеристики, спецификации, инструкции по эксплуатации.

Убедитесь, что все документы актуальны и действительны на момент подачи заявки.
Отчёты нужно предоставить в полном объёме. Они должны соответствовать законам и критериям конкретной закупки.

Как качественно подготовить заявку на участие в закупках:

•

Рекомендации и отзывы. Письма от предыдущих клиентов и партнёров, которые подтвердят, что компания успешно исполняет обязательства по контрактам. Заявка с положительными отзывами о компании поможет повысить доверие заказчика.

•

План выполнения работ или поставок, включая сроки, этапы и необходимые ресурсы (персонал, оборудование, материалы).

•

Страховые полисы. Они подтвердят, что участник закупки застраховал ответственность перед третьими лицами.

•

Экологические и социальные сертификаты. Докажут, что продукция или услуги соответствуют экологическим стандартам (например, ISO 14001), а компания соблюдает социальные нормы (SA8000).

•

План управления рисками. Меры, которые компания готова предпринять, чтобы минимизировать риски или управлять ими.

•

Сведения об охране труда и технике безопасности. Например, OHSAS 18001.

•

Гарантия защиты персональных данных. Например, ISO/IEC 27001.

Инструкция по заполнению заявки

Участник закупки предоставляет данные о показателях товара или услуги в свободной форме или заполняет анкету, которую предлагает заказчик.

Поставщик вносит сведения о товарном знаке, знаке обслуживания, фирменном наименовании и стране происхождения товаров.

Предложение готовится с учётом технических характеристик и показателей, которые указаны в извещении. Участник закупки должен заранее собрать всю информацию, чтобы успеть подать документы в срок.

Данные участника закупки не должны противоречить требованиям тендера, законам РФ и национальным стандартам.

Правильная подготовка к заполнению заявки очень важна, ведь от этого зависит допуск к торгам и их результат. Особое внимание стоит уделить техническим характеристикам предмета закупки. Они должны полностью соответствовать действующим ГОСТам и требованиям заказчика.

Участник закупки должен быть готов ответить на вопросы по своей заявке. В зависимости от специфики товаров и услуг может понадобиться дополнительная информация.

Если заявка не соответствует хотя бы одному требованию контракта, она будет отклонена.

Как подать заявку на участие

Рекомендуем заранее изучить все правила подачи заявки на выбранных порталах для участия в торгах и подготовить все необходимые документы.

Для подачи заявки на сайте ЕИС на участие в закупке следуйте нашей краткой инструкции.

Открыть спецсчёт участника закупок

Получите электронную подпись в ФНС.

Зарегистрируйтесь в ЕИС — это обязательное условие участия.

Получите аккредитацию на подходящей федеральной или коммерческой торговой площадке.

Откройте спецсчёт участника закупок.

Найдите тендер.

Проверьте, что все документы соответствуют требованиям для участия в закупке.

Подайте заявку.

Дождитесь результатов проведения торгов.

Рекомендуем заранее получить электронную подпись и зарегистрироваться в ЕИС и на портале, где вы планируете подать заявку. Оформление в ЕИС может занять несколько дней.

Успех участия в закупках зависит не только от выбора правильного ресурса, но и от того, насколько тщательно вы изучите требования заказчика и внимательно подготовите документы. Также важно следовать инструкциям площадки, чтобы не допустить ошибок во время оформления заявки.