Когда работы по договору завершены, и все условия соблюдены, заключают акт о приёмке выполненных работ. По сути, это документ, который подтверждает: всё сделано, заказчик проверил и остался доволен.
Акт также играет важную роль в бухгалтерии или расчёте налогов — он помогает правильно учесть расходы и доходы. А если возникнут споры, этот документ пригодится для защиты прав в суде.
В этой статье разберём, как правильно составить акт о приёмке выполненных работ и на что обратить внимание.
Что такое акт выполненных работ и зачем он нужен
Акт выполненных работ — это документ, в котором фиксируются, что все обязательства выполнены, как прописано в договоре. Когда заказчик ставит подпись, он подтверждает, что исполнитель сделал свою часть работы.
Основная задача акта о приёмке — зафиксировать факты, которые будут важны в случае спора. Например, если исполнитель не получил оплату вовремя.
Акт о выполненных работах нельзя рассматривать отдельно от договора подряда — он является его приложением. Именно в основном документе описывают работы, которые нужно принять.
Перед тем как составить акт, стороны проверяют результат работы. После проверки в акте нужно зафиксировать, сколько работы выполнено, насколько качественно это сделано и есть ли недостатки.
Когда составляют акт о приёмке выполненных работ в бумажном виде, делают две копии. Стороны их подписывают, и если нужно, заверяют печатями.
Когда нужно составлять акт
Если речь идёт о других договорах, например, поставке товаров, вместо акта о выполненных работах используют товарную накладную.
Акт — гарантия для обеих сторон. ИП-заказчику акт нужен, чтобы подтвердить его право на результат работы исполнителя. Например, что ему принадлежит созданный исполнителем дизайн-проект. Если же ИП — исполнитель, то акт нужен ему, чтобы показать: заказчик принял работу, и никаких претензий нет. Также ИП на ОСН, на УСН и АУСН «Доходы минус расходы» обязаны подтверждать свои расходы и делают это при помощи актов.
Ещё акт важен, когда речь идёт о бюджетных деньгах, например, субсидиях. Так, если компания заказала ремонт, то только акт выполненных работ сможет подтвердить, что деньги потрачены именно на него.
Договор подряда сам по себе не подтверждает выполнение работ, а вот акт делает это.
Как составить акт приёма выполненных работ: инструкция
Закон не обязывает использовать строгую форму акта выполненных работ, так что человек может составить его сам. Но чтобы он имел законную силу, и его можно было использовать для бухучёта, нужно указать все важные данные.
Документ состоит из текста и таблицы. Текстом прописывают название документа, реквизиты договора, к которому он привязан, и данные сторон.
В таблице указывают:
- Название выполненных работ.
- Их объём.
- Единицы измерения.
- Стоимость.
- НДС для тех, кто платит этот налог.
- Требования к качеству. Например, если есть недочёты, напишите выявленные дефекты, порядок и сроки их устранения.
Когда работы связаны со стройкой, используют форму КС-2. Её можно взять как шаблон или дополнить своими условиями. Главное — заранее прописать в договоре, что акт будет составляться именно по этой форме, и приложить её к договору.
Акт составляют в двух экземплярах — для заказчика и подрядчика. Принимающая сторона может не подписывать документ, когда работа выполнена некачественно или не полностью. Вместо этого составляют дефектную ведомость, где указывают, что нужно переделать. После исправлений подписывают новый акт с новой датой.
Если в договоре подряда речь идёт о большом объёме работ, например, ремонте, то составляют промежуточные акты о приёмке на каждом этапе, а в конце — финальный. Формат итогового и промежуточных актов не отличаются. Главное — прописать поэтапную приёмку актами в договоре подряда.
Акт выполненных работ можно направлять второй стороне по почте или в электронном виде. Добавьте сопроводительное письмо и укажите в нём дополнительные сведения.
Утверждённой формы сопроводительного письма нет, но в нём обязательно должно быть указано название компании и реквизиты получателя.
Как исправить ошибки в акте о приёмке выполненных работ
Акт приёмки выполненных работ — первичный документ, и по закону в него можно вносить исправления. Например, при составлении акта можно ошибиться в ИНН, наименовании работ, стоимости. Чтобы исправить ошибку, нужно аккуратно зачеркнуть неверные данные, написать верные, поставить дату исправления и подписи людей, составивших документ.
Но может быть и такое, что условия работы изменились уже после приёмки. Например, стороны могут передоговориться по поводу стоимости. В этом случае нужно составлять корректировочный акт. Оформляется он так же, как обычный, но в нём обязательно нужно указать условия до изменений и после, а в названии добавить слово «корректировочный».
Порядок исправления ошибок лучше заранее прописать в договоре. Также важно согласовать этот момент со второй стороной. Иногда может понадобиться подписать дополнительное соглашение к договору подряда, в котором будет сказано, что изменения возможны.
