Как предпринимателю составить и вести платёжный календарь ▶ Образовательная платформа «Курс» от Альфа-Банка

Ищите простой и удобный способ, чтобы управлять финансами? Такой есть. Платёжный календарь — это несложный инструмент, благодаря которому все ваши финансовые операции будут у вас на виду: даты платежей, суммы, задолженности, контрагенты. Всё это можно уместить в одну таблицу и больше не волноваться о просрочках и других проблемах с деньгами, которые могут возникнуть у предпринимателя.

Разберёмся, как создать удобный платёжный календарь в таблицах Excel и как с ним работать.

Что такое платёжный календарь и зачем он нужен

Платёжный календарь — незаменимый инструмент для любого бизнеса, который позволяет владельцам и финансовым менеджерам планировать денежные потоки и вовремя выполнять обязательства.

Одна из ключевых его функций — чёткое планирование и составление финансовых операций. Важно регулярно обновлять календарь, чтобы он отражал текущую ситуацию в компании. Нужно заранее заполнять показания о планируемых платежах, для этого важно указывать точные даты и суммы.

В каких случаях он будет полезен:

•

Помогает предсказывать и отслеживать входящие и исходящие денежные потоки.

•

По таблице бухгалтерия видит, какие расходы ожидаются в будущем и как они соотносятся с доходами, это позволяет составить корректный бюджетный план. Например, если в следующем месяце увеличиваются затраты на материалы, с помощью платёжного календаря можно спланировать дополнительные расходы и оптимизировать их.

•

Если вы собираетесь, например, арендовать помещение или выплатить зарплату сотрудникам, с помощью календаря можно систематизировать эти операции.

•

С помощью таблицы проще отслеживать кредиторские и дебиторские задолженности. Например, если в компании есть неуплаченные счета от поставщиков, в календаре можно установить приоритеты по уплате долгов.

•

На основе данных из таблицы бухгалтерия может планировать финансовые операции, например, открывать кредитные линии, инвестировать или перемещать средства между счетами. Если знаете, что в определённый период в вашей компании будет избыток средств, можете заранее подготовить бюджет под инвестиции или оптимизировать депозиты.

•

Помогает уменьшить риски, которые связаны с нехваткой средств, просроченными платежами или ненадёжными расчётами.

•

Если бухгалтерия регулярно ведёт таблицу, будет проще сформировать финансовый отчёт, ведь все данные о платежах и поступлениях уже систематизированы и зафиксированы.

Календарь должен быть синхронизирован с другими финансовыми инструментами, такими как учётные системы, банковские счета и бухгалтерские программы. Так вы сможете автоматически получать информацию о балансе и составлять прогноз на основе текущих показателей.

Чем отличается платёжный календарь от БДДС

Бюджет движения денежных средств (БДДС) и платёжный календарь часто путают, однако у них разные функции и задачи.

Основные различия между платёжным календарем и БДДС

Что важно учесть при работе с платёжным календарём

Можно использовать несколько практических и неочевидных рекомендаций, которые помогут сделать платёжный календарь более эффективным в работе.

•

Разделите большие выплаты на несколько частей. Например, вместо единовременного крупного платежа за аренду можно договориться с арендодателем о помесячной оплате.

•

Включайте в календарь даже небольшие расходы, например, на канцелярские товары. Это поможет избежать недоучёта и неожиданного дефицита.

•

Настройте автоматические переводы для регулярных платежей, таких как зарплаты и налоги. Это снизит риск просрочек и ошибок.

•

Добавляйте несколько дней в расчёты платежей, чтобы иметь запас времени на случай задержек. Например, если счёт нужно оплатить к 20-му числу, запланируйте его оплату на 17-е число.

•

Анализируйте данные за прошлые периоды, чтобы выявить тенденции и скорректировать планы. Например, если в прошлом году в определённый месяц был спад доходов, это стоит учесть в календаре.

•

Включите в таблицу возможные инвестиции в развитие бизнеса, например, затраты на новое оборудование или курсы повышения квалификации сотрудников. Это позволит спланировать, когда и какие средства потребуются.

Следуя этим рекомендациям, можно повысить точность и эффективность управления денежными потоками.

Преимущества и недостатки платёжного календаря для бизнеса

Важно учесть преимущества и недостатки, которые могут возникнуть при использовании платёжного календаря, потому что этот инструмент напрямую влияет на финансовую устойчивость и оперативное управление компанией.

Рассмотрим преимущества, ради которых стоит составить календарь:

•

Зная точные даты платежей, можно договариваться с поставщиками о более выгодных условиях оплаты. Например, вы можете предложить предоплату для скидки.

•

Регулярное использование платёжного календаря стимулирует сотрудников ответственно подходить к планированию и учёту расходов.

•

Прозрачность и предсказуемость финансовых потоков могут повысить доверие инвесторов. Например, демонстрация платёжного календаря может убедить их в стабильности вашего бизнеса.

•

Календарь помогает обнаружить повторяющиеся, но незаметные расходы, которые существенно влияют на бюджет. Например, регулярные мелкие покупки, которые составляют значительную сумму.

•

Знание точных дат и сумм платежей помогает предприятию точнее планировать кредитные линии и использовать банковские продукты, что может привести к снижению процентных затрат.

Основные недостатки, на которые следует обратить внимание:

•

Ведение таблицы требует значительных временных затрат. Регулярное обновление данных и контроль их точности могут занимать много времени, если объём операций большой.

•

Без постоянного обновления календарь теряет свою полезность — можно не уследить за финансовыми потоками. Это может привести к непредвиденным проблемам, например, к нехватке денег для оплаты счетов, штрафам за опоздание с уплатой налогов, ошибкам при распределении финансов из-за устаревших данных.

•

Нужно выделить неопределённое количество времени на обучение сотрудника, который будет вести таблицу.

Как сформировать платёжный календарь в Excel

Вот пошаговая инструкция по созданию платёжного календаря в Excel, которая поможет сформировать таблицу.

Создайте в Excel новый документ. Назовите лист.

Настройте таблицу. Создайте необходимое количество колонок для дат, сумм, контрагентов, целей платежей и примечаний. Добавьте строки для планируемых операций на каждый день.

Заполните данные. Укажите точные даты и суммы платежей, а также контрагентов и цели платежей.

Настройте формулы. Используйте их для автоматического подсчёта итоговых сумм по месяцам и дням. Настройте условное форматирование для выделения просроченных или критических платежей.

Обновляйте данные. Регулярно обновляйте показания в таблице, добавляйте новые платежи и корректируйте старые. Проверяйте актуальность информации и вносите изменения при необходимости.

Пример платёжного календаря

Разберём плюсы использования платёжного календаря на примере.

ООО занимается производством и продажей текстиля. Ранее у компании были проблемы с оплатой поставщикам в срок, из-за чего производство задерживалось.

После внедрения платёжного календаря:

•

компания начала планировать закупки материалов, учитывая даты оплаты и поставок;

•

руководство получило возможность контролировать все выплаты, что снизило риск просроченных платежей;

•

появилась возможность распределять средства, избегая дефицита или излишков.

Ещё один пример, уже с другой компанией, которая торгует бытовой техникой оптом. Предприятие регулярно сталкивалось с кассовыми разрывами из-за несвоевременных поступлений от покупателей и задержек в оплате поставщикам.

После внедрения платёжного календаря:

•

синхронизировались поступления от покупателей с выплатами поставщикам;

•

компания смогла прогнозировать приходы и расходы, что позволило избежать кассовых разрывов;

•

финансовая стабильность компании улучшилась, что позволило увеличить обороты и расширить бизнес.

Существует множество готовых шаблонов для создания платёжного календаря, которые позволяют быстро его настроить. К примеру, в свободном доступе можно найти такой вариант.

Excel предлагает широкий спектр формул и функций, которые могут быть полезны во время ведения платёжного календаря.

Суммирование значений

Формула SUM автоматически подсчитывает суммы по определённым критериям. Эта формула выглядит следующим образом.

=SUM(B горизонталь и B вертикаль)

К примеру, вы ведёте учёт финансов и вам необходима сумма доходов или расходов за год. С помощью формулы вы можете подсчитать, сколько денег пришло от клиентов в этом году. Возьмём примерные значения с периодом поступлений по месяцам:

Примерные значения с периодом поступлений по месяцам

Формула =SUM(B2:B11) сложит сумму всех значений в столбце «Сумма»: 500+600+450+550+700+620+680+540+670+650=5310 рублей, именно столько пришло денег от клиентов за год.

Условное форматирование

С функцией условного форматирования можно выделять ячейки с определёнными условиями, например, просроченные платежи.

=ЕСЛИ(A2<СЕГОДНЯ(); "Просрочено"; "ОК")

Формула проверяет, является ли дата в ячейке меньше текущей, то есть просрочена ли она.

Действуйте следующим образом:

Откройте ваш файл Excel и выделите диапазон ячеек в столбце с датами, например, A2.

Перейдите на вкладку «Главная» на верхней панели инструментов Excel.

Нажмите на кнопку «Условное форматирование» в разделе «Стили».

Выберите «Создать правило» из выпадающего меню.

В открывшемся окне выберите «Использовать формулу для определения ячеек для форматирования».

В поле «Введите формулу для определения форматируемых ячеек» введите следующую формулу: =ЕСЛИ(A2<СЕГОДНЯ(); "Просрочено"; "ОК")

Нажмите на кнопку «Формат» и в открывшемся окне «Формат ячеек» перейдите на вкладку «Заполнение».

Выберите цвет фона для выделения просроченных платежей, например, красный.

Нажмите «ОК», чтобы закрыть окно форматирования, и снова нажмите «ОК», чтобы применить правило.

10.

Все просроченные ячейки будут выделены красным цветом.

Пример таблицы с условным форматированием

Убедитесь, что в столбце «Дата» числа указаны в формате дат, тогда формула будет работать корректно. Если вы добавите новые даты в столбец, форматирование автоматически применится к ним, если диапазон охватывает эти новые ячейки.

Поиск и фильтрация данных

Формулы VLOOKUP и HLOOKUP помогают находить и фильтровать данные платёжного календаря. Благодаря этому бухгалтерии проще управлять финансами и планировать платежи.

VLOOKUP полезен, когда нужно найти данные в вертикально организованной таблице. Например, для поиска даты, когда был платёж и от какого контрагента. Формула выглядит следующим образом:

=VLOOKUP("Имя"; A2:D10; 3; FALSE)

Эта формула ищет строку, где клиент указан как ООО «Альфа», и возвращает значение из третьего столбца в указанном диапазоне.

Результат формулы

В этом примере =VLOOKUP("ООО Альфа"; A2:D10; 3; FALSE) ищет строку, где клиент ООО «Альфа», и возвращает значение из третьего столбца — Дата. Результат = 01.01.2024

HLOOKUP полезен, когда нужно найти данные в горизонтально организованной таблице. Формула выглядит следующим образом.

=HLOOKUP("Дата"; A1:D2; 2; FALSE)

Она ищет значение в первом ряду, где указано «Дата», и возвращает значение из второго ряда в соответствующем столбце.

Результат формулы

В этом примере =HLOOKUP("Дата"; A1:D2; 2; FALSE) ищет значение в первом ряду, где написано «Дата» и возвращает значение из второго ряда в соответствующем столбце. Результат = 01.01.2024

Это основные формулы, которые помогут автоматизировать работу с платёжным календарём.

Платёжный календарь несложный и удобный способ наглядно видеть финансовые движения компании и контролировать их. С помощью всего одной таблицы вам проще будет фиксировать расходы, доходы, поступления, видеть сроки платежей и перераспределять бюджеты. А формулы будут за вас высчитывать значения.