Выйти из операционки может быть сложно. Попробуем разобраться, чем на самом деле должен заниматься владелец бизнеса, и дадим подробную инструкцию, как избавиться от рутины без ущерба бизнес-процессам.
Что такое операционка и зачем из неё выходить
Под операционным управлением обычно понимают выполнение собственником рутинных задач, которые ежедневно возникают в бизнесе. Например, подготовка и согласование документов на оплату, покупка канцелярии, подача деклараций в налоговую.
Операционное управление — это личное участие руководителя во всех направлениях работы компании. Если вы занимаетесь операционкой, то, простыми словами, вы берёте на себя общение с партнёрами и клиентами, управление менеджерами, работу с документами, закупку расходников, проведение платежей и ещё десятки задач, с которыми могли бы справиться и другие сотрудники.
Собственнику такой подход позволяет держать руку на пульсе и оперативно реагировать на изменения. Но бизнесу вы нужны не за тем, чтобы отвечать на письма. Такая вовлечённость в мелкие задачи только мешает думать наперёд и заниматься развитием своего дела.
В молодых компаниях операционное управление руками собственника — это нормально. Но постепенно рутины становится слишком много. Что происходит, если собственник выполняет «чужие» задачи вместо своих? Бизнес перестаёт расти и начинает терять конкурентные преимущества.
Из-за операционного управления у собственника не остаётся времени на стратегическое планирование, составление бюджетов и контроль их исполнения, общение с крупными партнёрами, разработку новых направлений. Если вовремя не выйти из операционки, прямое участие владельца во всех рабочих процессах начнёт тормозить компанию.
Если собственник не может оставить бизнес без контроля даже на день, а его работники постоянно обращаются к нему даже с мелкими проблемами, это сигнализирует о том, что он погряз в текущих делах и ему необходимо срочно выйти из операционки.
Выход из операционки — это сложная задача. И прежде чем к ней приступать, надо для начала понять, а что вообще должен делать владелец компании.
Задачи собственника бизнеса как управленца
В основе эффективного управления лежит принцип разделения труда. У каждого сотрудника есть свой набор задач, а также обязанность их выполнять. Это же относится и к собственнику.
На плечах собственника лежит не операционка, а контроль работы подчинённых. А вот все текущие задачи должны выполнять руководители подразделений и их сотрудники. Владелец лишь отслеживает их работу с помощью отчётов и совещаний.
Если говорить простыми словами, учредитель должен подготовить «руки», которые будут заниматься рутиной.
Когда предприниматель погряз в операционке
Любой бизнес в процессе роста доходит до точки, когда дальнейшее развитие без выхода из операционки невозможно. Если собственник будет решать мелкие вопросы, у него не останется времени на другие задачи.
Без выхода из этой ситуации компания теряет прибыль, так как не может выявить благоприятные моменты для развития, столкнётся с кассовыми разрывами из-за неспособности их предвидеть, потеряет сотрудников, которые не захотят работать в условиях постоянного кризиса, и клиентов.
Выходим из операционки: пошаговая инструкция
Выйти из операционки может не каждый руководитель: слишком много подводных камней, а выстроенные бизнес-процессы легко разрушить. Так что процесс выхода лучше разбить на несколько этапов.
Этап 1 — Фиксация процессов
Первым делом нужно описать бизнес-процессы в компании. Рассмотрим на примере бизнеса, который выпускает чехлы для мобильных телефонов.
Здесь же учитываются и сопутствующие задачи: разработка дизайна чехлов и рецептуры полимерного сплава, обслуживание и ремонт станков, логистические операции, уборка помещений, учёт отправки товаров.
Но и это ещё не всё: есть задачи, связанные с развитием. Например, изучение спроса, создание чехлов под новые модели телефонов, привлечение новых оптовых покупателей, реклама.
Чтобы упростить процесс выхода из операционки, все задачи лучше разделить на группы.
Этап 2 — Детализация технологических операций
Дальше нужно подробно расписать операции для каждого процесса, а также добавить к описанию необходимые действия, материальные и кадровые ресурсы.
В процессе задействованы руководитель производства, складские сотрудники, бухгалтерия. Так становятся очевидны зоны ответственности и границы между ними.
Этап 3 — Выбор инструментов для организации работы
Чтобы комфортно выйти из операционки, нужно подобрать инструменты для автоматизации учёта. Самый простой вариант — общие таблицы на облачном сервисе. Но он подходит только для самых маленьких компаний.
Более крупные бизнесы нуждаются в продвинутых сервисах. Для решения этой задачи подойдут CRM или ERP-системы, приложения 1С или им подобные решения.
Этап 4 — Составление планов
Во время операционного управления для принятия решений владелец бизнеса уже собирал информацию о финансовых потоках, месячных доходах и расходах, объёму дебиторской и кредиторской задолженности, количестве проданных товаров.
На основе этой информации составляют план работы компании на ближайшее время. Его нужно обсудить с руководителями нижнего звена, чтобы оценить реалистичность указанных показателей. Для сотрудников не должно стать сюрпризом желание владельца вдвое увеличить объёмы производства в следующем месяце.
Выйти из операционного управления не получится, если не обозначить сроки выполнения отдельных пунктов плана. В этом случае не получится проконтролировать, как хорошо сотрудники справляются со своими задачами.
Этап 5 — Наблюдение
При выходе собственника из операционки бизнес испытывает стресс. На этом этапе собственник должен продолжать контролировать текущие процессы, финансовые и материальными ресурсами. Для наблюдения используют управленческие отчёты, которые формирует CRM или ERP-система.
Если правильно задействовать программное обеспечение, всегда можно найти узкие места, некачественную работу сотрудников или другие проблемы. Главное, чтобы каждая операция была закреплена за конкретным человеком, который несёт за неё ответственность.
Этап 6 — Делегирование полномочий
Одна из основных проблем, которая мешает выйти из операционки — неготовность собственника передать свои обязанности другому сотруднику. Без умения делегировать избавиться от рутины не получится.
Нужно организовать систему найма сотрудников так, чтобы владелец бизнеса назначал только ключевых руководителей. А вот набор линейного персонала уже должен проходить без его участия. Также нужно научиться доверять людям, которые были назначены топ-менеджерами и не перепроверять каждый их шаг.
Этап 7 — Формирование единой команды
Следующая цель на этапе отказа от операционного управления — формирование и развитие команды. Для этого необходимо создать корпоративную культуру, ценности организации. Эту задачу возлагают на HR-отдел компании. Специалисты по работе с кадрами должны донести идеи руководителя до каждого сотрудника и воплотить их в жизнь.
Этап 8 — Поиск генерального директора
Финальный этап выхода из операционки — назначение сотрудника, который «заберёт» операционку на себя. И здесь есть два пути.
Повышение штатного сотрудника
В этом случае новый директор будет знаком со всеми нюансами работы компании.
- Его будут знать сотрудники и партнёры фирмы.
- Ему не придётся долго вникать в бизнес-процессы.
- Он сможет самостоятельно принимать решения сразу после назначения.
Минус в том, что у такого руководителя могут возникнуть трения с коллективом из-за личной приязни или неприязни.
Наём специалиста со стороны
Недостатком будет то, что сторонний топ-менеджер будет дольше вникать в процессы и не сможет сразу приступить к работе. Но он точно привнесёт свежий взгляд со стороны и поможет пересмотреть некоторые процессы, которые «изнутри» кажутся идеальными.
Основная ошибка на этом этапе — строгий контроль со стороны собственника, которого не отпускает операционка. Из-за недоверия он может отменять решения нанятого генерального директора, устраивать внезапные проверки, вмешиваться в его работу.
Конечно, как бы ни хотелось, этого делать не нужно. Если вы решили делегировать полномочия, нужно придерживаться этой практики до конца. Представьте, что вы решили нанять повара для праздничного ужина. Даже если вы отлично готовите, вы вряд ли будете давать ему советы и пытаться готовить самостоятельно — иначе зачем тогда вам повар?
Риски выхода из операционного контроля
Передача управления освобождает время на стратегическое планирование и поиск путей развития компании. Но у выхода из операционного управления есть и подводные камни.
Нанятый генеральный директор может привести бизнес к краху
Человек «со стороны» может нарочно или из-за нехватки квалификации управлять бизнесом неэффективно, из-за чего компания потеряет прибыль и место на рынке. Минимизировать риски можно, если заранее определить ключевые показатели работы и отслеживать результаты компании ежемесячно или ежеквартально.
Есть и другая опасность. Гендиректор получает доступ к финансам и принимает решения, критически важные для бизнеса. Из-за некомпетентности нанятого руководителя или из-за его умышленных действий владелец может лишиться своей компании.
Минимизировать эти риски можно путём тщательного выбора преемника и чёткой фиксации его полномочий и ответственности в трудовом договоре или уставе. Лучше привлекать для найма опытного юриста, который проведёт проверку кандидата и грамотно составит соглашение с ним, чтобы защитить интересы учредителя.
У наёмного гендиректора и собственника могут быть разные взгляды на управление
Это не совсем недостаток. Часто подход к развитию, отличный от вашего, может дать лучшие результаты, чем традиционные решения. Но, во избежание трений, лучше заранее определить, как будет контролироваться работа гендиректора, во что может вмешиваться собственник, а во что нет.
Нанятого гендиректора могут не принять сотрудники, партнёры и клиенты
Такое происходит, если бизнес во многом строился на личных взаимоотношениях владельца с персоналом и контрагентами. В этом случае, как только собственник решит выйти из операционного управления, все эти связи могут оборваться и работа встанет. Если это ваш случай, приготовьтесь к длительному переходному периоду: лучше не выходить из операционки до тех пор, пока все не привыкнут к новому топ-менеджеру.
Фото на обложке: erhui1979 / Getty Images.
