В любой сфере бизнес неразрывно связан с перемещением товаров. Чтобы учитывать их в доходах и расходах, контролировать доставку и не иметь претензий при вручении груза, контрагенты составляют накладные. Узнаем, какие бывают накладные и как их создавать.
Зачем нужны накладные
Накладная — это первичный сопроводительный закрывающий документ, который передают от продавца к покупателю.
Назначение накладной в бизнесе
Накладная нужна для налогового и бухгалтерского учёта. Их используют предприниматели, проверяют банки, налоговая служба и правоохранительные органы.
•
Бизнес формирует налоговую базу и рассчитывает налоги. На ОСН и УСН «Доходы минус расходы» накладная нужна, чтобы подтвердить расходы на товар или перевозку, получить вычет по НДС и снизить налоги.
•
ФНС изучает отчётность и платежи в бюджет во время налоговых проверок.
•
Банк и правоохранители проверяют ИП и ООО по ФЗ-115, если есть подозрение, что предприниматель отмывает деньги.
•
Суд принимает накладную во внимание, если между поставщиком и клиентом возникают споры.
Виды накладных
Существует три главных вида накладных: товарная, транспортная, товарно-транспортная. Ещё мы рассмотрим расходную накладную, которая помогает вернуть некачественный товар. Также встречаются накладные, которые компания для удобства составила сама и согласовала с контрагентами.
Товарная накладная
Помогает зафиксировать отгрузку товара.
•
Используется между ИП и организациями и не применяется в сделках с физлицами.
•
Установлена форма ТОРГ-12. Она содержит обязательные реквизиты, которые дают документу юридическую силу: название, дата составления и порядковый номер, данные продавца и покупателя, сведения о товаре (наименование, вес, количество, стоимость, сумма НДС — если продавец на ОСН), подписи сторон.
•
В бумажном виде товарная накладная оформляется в двух экземплярах, для поставщика и клиента.
•
В электронном виде составляют один экземпляр, который стороны подписывают с помощью ЭЦП.
Транспортная накладная
Сопровождает товары при доставке любым видом транспорта, если их перевозит подрядчик, а не продавец.
Перевозчик обязан показать накладную ГИБДД при проверке документов.
•
Не содержит сведений о стоимости товара — по ней можно подтвердить только расходы на доставку.
•
Форма содержит данные об отправителе, получателе, габаритах товара, транспорте, который доставит груз.
•
Бумажная оформляется в трёх экземплярах: для отправителя, перевозчика и получателя.
•
Электронная составляют в одном экземпляре, который подписывают электронными подписями.
Шаблон транспортной накладной. Источник: ФНС России
Товарно-транспортная накладная
Одновременно подтверждает отгрузку товара и его передачу перевозчику.
•
Форму Т-1 содержит полную информацию: о товаре, отправителе, перевозчике, транспорте, покупателе, поэтому позволяет учесть расходы и на товар, и на доставку.
•
С 2013 года форму обязательно составлять только для перевозки алкоголя. Для транспортировки других товаров есть отдельные документы, поэтому Т-1 лучше не использовать, так как ФНС может не принять накладную к учёту.
•
Количество бумажных экземпляров зависит от вида груза. Четыре для товарных: по одному для отправителя и получателя, два для перевозчика. Три для нетоварных, к которым относятся грунт, строительный мусор и бытовые отходы.
•
Электронный вариант накладной пока не установлен.
Расходная накладная
•
Оформить расходную накладную нужно, чтобы отследить перемещение товара в пределах компании, например, от одного склада к другому.
•
Позволяет вернуть некачественный товар. Например, вы получили книги для продажи на маркетплейсе. На некоторых замята обложка, поэтому их не получится реализовать. На испорченные товары можно оформить расходную накладную и не отправлять обратно всю партию.
Главное по самым распространённым накладным собрали в таблице.
Смысл и оформление товарной, транспортной и товарно-транспортной накладной
Как сделать накладную
Документ составляет продавец или тот, кто отправляет груз.
1.
Скачайте шаблон нужной формы.
2.
Заполните данные участников сделки: название организации, адрес, телефон, банковские реквизиты. Если нужна транспортная накладная, впишите информацию о перевозчике, транспорте, сроках доставки.
3.
Внесите порядковый номер, укажите дату заполнения.
4.
Укажите информацию о товаре: наименование, количество, стоимость. Если продавец — плательщик НДС, то дополнительно нужно написать стоимость с НДС. В нижней части также заполняют общую сумму.
5.
Проверьте всё, что написали. Это важно для учёта, отчётности, сохранности товара, соблюдения сроков доставки.
6.
Подпишите накладную и поставьте подпись. Электронный документ будет подписан с помощью ЭЦП, а бумажный распечатайте в нужном количестве экземпляров.
Коротко о главном
•
Накладные участвуют в налоговом и бухгалтерском учёте, подтверждают передачу и приём товаров, обеспечивают безопасную и законную доставку и позволяют её отследить.
•
Три распространённых документа: товарная накладная, товарно-транспортная накладная и транспортная.
•
Товарную накладную используют при продаже, чтобы зафиксировать получение товара. Она нужна, чтобы учесть расходы и вычет для НДС.
•
Транспортная накладная нужна, если покупатель поручает доставку груза подрядчику. Она подтверждает, что перевозчик получил груз, и учитывает только расходы на доставку.
•
Товарно-транспортная накладная сейчас используется только для перевозки алкоголя и учитывает расходы на него и доставку.
•
Бумажные накладные оформляют в нескольких экземплярах и подписывают. Электронные документы выпускают в одном экземпляре и подписывают с помощью ЭЦП.
