Если вы работаете с физическими лицами, скорее всего, вы должны использовать кассу. Отвечаем на главные вопросы о кассе для бизнеса.
Что такое онлайн-касса и как она работает?
Онлайн-касса — это современный кассовый аппарат, который подключён к интернету. Ещё его называют контрольно-кассовой машиной (ККМ) или контрольно-кассовой техникой (ККТ).
Касса формирует чеки, отчёты об открытии и закрытии смены. Все операции записываются на чип памяти — фискальный накопитель. Благодаря интернету данные сразу отправляются в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД). Это компания-посредник, которая собирает и передаёт данные на серверы ФНС. Перечень сертифицированных операторов можно найти на сайте налоговой.
Что такое фискальный накопитель?
Фискальный накопитель — обязательная часть кассы, её главная память. Она хранит все кассовые чеки. Эту информацию нельзя изменить или удалить. У накопителя есть строгий срок эксплуатации — 15 или 36 месяцев. Устройство нужно менять каждый раз после окончания этого срока. При этом старый накопитель нельзя выбрасывать, его нужно хранить 5 лет. Контролирующие службы имеют право запросить его для проверки.
На сайте ФНС есть реестр фискальных накопителей, которые разрешено устанавливать. Обычно накопитель можно купить там же, где кассу, в том числе в крупных банках, которые работают с предпринимателями. Например, в Альфа-Банке можно купить или арендовать кассу с фискальным накопителем и принтером чеков. А ещё можно оформить пакет «Касса под ключ»: банк сам зарегистрирует кассу в ФНС, поможет оформить договор с ОФД, обучит работе с техникой и всегда будет на связи.
Как узнать, на какой срок мне нужен фискальный накопитель?
Накопители различаются сроком эксплуатации. Они бывают на 15 месяцев или 36 месяцев. Выбор модели зависит от вашей системы налогообложения и особенностей работы.
Объём памяти накопителя ограничен: у большинства моделей он рассчитан примерно на 250 000 чеков и отчётов и не зависит от срока эксплуатации. Когда память кончится, нужно поменять накопитель, иначе касса не сможет работать. Таким образом, если вы пробиваете много чеков каждый день, память может закончиться раньше, чем срок эксплуатации. Как правило, онлайн-касса предупреждает о том, что память или срок действия накопителя заканчивается.
Чем онлайн-касса отличается от терминала эквайринга?
Если кратко, эти аппараты решают разные задачи, но большинству компаний нужны оба. Онлайн-касса формирует чеки для покупателей и отправляет данные о продажах в налоговую. Терминал эквайринга, или POS-терминал, позволяет принимать оплату картой, по QR-коду через СБП или с помощью платёжных сервисов, например, Alfa Pay от Альфа-Банка. Такой терминал тоже может выдавать чеки, но они не кассовые и информация об этих платёжных операциях не передаётся в налоговую.
Кто обязан использовать онлайн-кассу?
Работу с кассами регламентирует закон № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в Российской Федерации». В нём перечислены все требования и правила регистрации и использования аппаратов.
Онлайн-кассу обязаны использовать компании и ИП, которые принимают плату за свои товары и услуги любыми способами, наличными и безналичными. Но есть исключения. О них — дальше.
Кому можно работать без кассы?
Практически все виды бизнеса обязаны иметь кассу, но есть исключения. Они прописаны в статье 2 закона № 54-ФЗ.
Получается, если у вас кофейня в Смоленске, вы обязаны пользоваться кассой. Но если ваша кофейня расположена в труднодоступной или отдалённой местности, касса не нужна. Список таких локаций определяют региональные власти.
Есть ли штрафы за работу без кассы?
Да, есть. Они указаны в статье 14.5 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.
Помимо этого, при повторном нарушении, если общая сумма расчётов без кассы составила не менее 1 млн рублей, налоговая может приостановить деятельность ИП или компании на срок до 90 дней.
Также предусмотрены санкции в случаях, когда касса не соответствует требованиям или вы нарушаете правила её использования.
- Использовать кассу из официального реестра ККТ
- Установить фискальный накопитель из реестра ФН.
- Зарегистрировать кассу в налоговой.
- Соблюдать требования закона по использованию техники.
- За каждую покупку выдавать клиентам чеки, бумажные или электронные.
Какие есть виды онлайн-кассы?
Мобильные кассы. Популярный вид кассы, который выбирают для выездной торговли и служб доставки. Это компактное устройство с минимальным функционалом, которое фиксирует оплату и печатает чеки.
Смарт-терминалы. Кассовые аппараты с сенсорным дисплеем, фискальным накопителем, принтером чеков и встроенным модулем эквайринга. Это продвинутая версия мобильных касс с расширенным функционалом, которая способна закрыть все потребности малого бизнеса. Например, у Альфа-Банка это Альфа-Касса.
Касса в мобильном устройстве. Самый новый метод приёма платежей без дополнительного оборудования — нужен только смартфон или планшет. Хороший вариант для самозанятых, ИП и небольших компаний с небольшим оборотом, а также для бизнеса, где необходима мобильность: выездной торговли, курьерских служб и такси. Не нужно покупать кассовый аппарат и брать POS-терминал в банке — достаточно скачать приложение. Помимо расчётов с клиентами, оно поможет при форс-мажоре: когда основной терминал разрядился или у вас не хватает терминалов. Например, такое приложение есть у Альфа-Банка — AlfaCASH. Важно: такая касса оформляет только электронные чеки.
Стационарные кассы с фискальным регистратором. Отличное решение для крупных магазинов и предприятий с большим каталогом товаров или услуг и постоянным потоком покупателей. Это кассовый аппарат, который работает в связке с компьютером или POS-системой и терминалом эквайринга, поэтому он не подойдёт для передвижной или сезонной деятельности. Фискальный регистратор быстро печатает чеки, а ещё с такой техникой удобно заводить в базу большое количество товаров и услуг.
Как выбрать онлайн-кассу?
Подобрать модель кассового аппарата можно по нескольким критериям.
Количество покупателей. Если у вас стационарная точка, большой поток клиентов и вы печатаете много чеков, стоит подумать о фискальном регистраторе в комплекте с компьютером или POS-системой. Если клиентов немного, то можно рассмотреть другие варианты.
Подключение к интернету. Разные модели аппаратов поддерживают разный тип подключения. Заранее уточните свой тип: проводной интернет, 4G, Wi-Fi или Bluetooth.
Способы оплаты: наличные, банковские карты, NFC, QR-коды. Ваша касса должна поддерживать виды платежей, которые вы планируете принимать.
Размеры устройства и аккумулятор. Для небольших торговых точек и разъездной деятельности подойдёт мобильное устройство или приложение.
Программное обеспечение. При работе с некоторыми видами товаров может понадобиться дополнительное ПО. Например, если вы планируете продавать алкоголь, касса должна поддерживать работу с Единой государственной автоматизированной информационной системой, ЕГАИС. Для продажи подконтрольных ветеринарных препаратов касса должны синхронизироваться с государственной системой «Меркурий».
Где купить кассу?
Операторы фискальных данных продают уже настроенные аппараты, готовые к подключению. Однако ассортимент оборудования у таких компаний может быть ограничен.
Удобный способ — онлайн-заказ кассы в банке. Обычно это сервис под ключ, с подключением и настройкой. Например, Альфа-Касса от Альфа-Банка. Некоторые банки предоставляют оборудование в бесплатную аренду, но с комиссией за эквайринг.
Также онлайн-кассы с установленным софтом иногда продают операторы связи, но выбор моделей ограничен.
Можно приобрести кассу у изготовителя, но они редко продают их в розницу. Такой вариант подходит сетевым магазинам или сервисным центрам, которые заказывают сразу много аппаратов.
Ещё один вариант — покупка б/у устройств. Закон не запрещает работать с кассами, ранее принадлежавшими другим владельцам. В таком случае нужно запросить документ о снятии аппарата с учёта в ФНС. При этом потребуется новый фискальный накопитель. Минус в том, что такие аппараты могли использоваться для мошеннических операций, и у налоговой могут возникнуть вопросы к новому владельцу — тогда ему придётся доказывать свою невиновность.
Как зарегистрировать онлайн-кассу?
Чтобы сделать всё в нужном порядке и избежать ошибок, рекомендуем следовать алгоритму по началу работы с кассой.
1. Выберите оборудование
В зависимости от сферы деятельности и масштаба компании подберите подходящее устройство. Модель должна состоять в реестре ККТ — он опубликован на сайте ФНС.
Не получится зарегистрировать в налоговой кассу не из реестра ККТ.
Для ФНС работа с таким устройством равна отсутствию кассового аппарата и прямому нарушению. Для ИП будет назначен штраф: от 10 000 рублей или 25–50% от суммы выручки, которая не была зафиксирована в кассе. Для компаний ― штраф от 30 000 рублей или в размере 75–100% от суммы, которая не была зафиксирована в кассе.
2. Купите накопитель
Этот элемент бывает встроенным, но не во всех моделях. Выбор зависит от системы налогообложения и особенностей работы компании: на УСН понадобится накопитель на 3 года работы, на ОСН — на 13 либо 15 месяцев. Модель должна фигурировать в реестре ФН.
3. Заключите соглашение с ОФД
Оператор фискальных данных выступает в роли посредника между продавцом и ФНС. Реестр операторов опубликован на сайте ФНС. Тарифы у разных ОФД практически одинаковые, но некоторые производители касс проводят акции и предоставляют такие услуги в подарок за покупку оборудования. Средняя стоимость услуг оператора — 3000 рублей в год.
4. Подключите кассу к интернету
Касса передаёт сведения онлайн, поэтому для её работы нужен Wi-Fi, сим-карта или проводной интернет. У некоторых моделей есть встроенный модем. Поскольку накопитель может хранить информацию, постоянная связь — необязательное условие. Данные могут накапливаться и передаваться в зависимости от работы интернета, при этом максимальный срок задержки передачи информации в налоговую — 30 дней. Хороший интернет также необходим для приёма платежей по безналичному расчёту.
5. Оформите усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП)
Она потребуется, чтобы поставить аппарат на учёт. ИП и генеральные директора компаний получают УКЭП бесплатно в ФНС или у доверенных лиц УЦ ФНС, но потребуется токен, чтобы записать ключ электронной подписи, — он стоит от 1000 рублей. Если у компании уже есть электронная подпись, получать её заново не нужно.
6. Зарегистрируйте кассу в налоговой
Проще всего сделать это онлайн. Подайте заявку на регистрацию через личный кабинет на сайте ФНС. В разделе «Учёт ККТ» найдите соответствующую форму. В заявке укажите адрес установки и эксплуатации онлайн-кассы, а также модели и заводские номера кассы и фискального накопителя.
Налоговая проверит данные и в течение одного рабочего дня пришлёт регистрационный номер кассы. Не пропустите этот момент — данные о номере необходимо ввести в аппарат в течение 24 часов. Касса распечатает чек. Сохраните его. Ошибаться при вводе нельзя, иначе придётся регистрировать заново.
7. Отчитайтесь о регистрации
В личном кабинете на сайте ФНС зайдите в раздел регистрации, заполните специальную форму, укажите номер чека и время его распечатки, а также 10 цифр в строке ФП (фискальный признак). Нажмите «Подписать и отправить». ФНС пришлёт карточку регистрации.
Что дальше?
Магазинам понадобится терминал эквайринга, поскольку значительная часть покупателей сейчас расплачивается картой или с помощью платёжных сервисов. Также может понадобиться сканер штрихкодов или 2D-сканер, если компания торгует алкоголем.
