Если вы продаёте товары в России, то наверняка слышали о сертификатах и декларациях соответствия. Но не вся продукция требует таких документов. Для товаров, которые не подлежат обязательной сертификации, можно оформить отказное письмо. Это не обязательный, но очень полезный документ. Он помогает быстрее размещать товары на маркетплейсах и избежать лишних вопросов при проверках.
В этой статье разберёмся, что такое отказное письмо на товар, когда оно нужно, как его получить и в течение какого времени оно будет действовать.
Для каких товаров нужно отказное письмо
В России товары можно условно поделить на три группы:
С сертификатами соответствия. Эти товары указаны в Постановлении правительства № 2425 от 23.12.2021. К ним относятся товары, которые оказывают значительное влияние на здоровье людей и экологию. Их характеристики проверяют в независимых лабораториях, а потом выдают подтверждающий документ.
С декларациями соответствия. Это менее потенциально опасная для потребителей продукция, но она всё равно под контролем. Перечень товаров можно найти в том же Постановлении № 2425. Отличие от сертификата в том, что декларацию можно получить на основе исследований, которые провёл сам производитель.
Без подтверждения качества. Это товары, на которые не нужны сертификат или декларация. И в таком случае на них можно получить отказное письмо. Оно подтверждает, что товару не нужна обязательная сертификация или декларации соответствия.
Как определить, на какой товар можно получить письмо? Для этого нужно поискать название товара в едином перечне в Постановлении № 2425. Если поиск не дал результата, значит, сертификация необязательна и вы можете оформить отказное письмо.
В большинстве случаев с требованием получить отказное письмо сталкиваются предприниматели, которые хотят продавать на Ozon, Яндекс Маркете или других маркетплейсах. Так площадки страхуют себя от санкций и просят предоставить подтверждение для практически любого артикула.
Вместо оформления письма компания может пройти добровольную проверку продукции. Она доступна для любого изделия. Наличие такого документа подтверждает качество товара, а для клиентов это важно, поэтому такую продукцию охотнее покупают. За счёт этого бизнес может получить конкурентное преимущество.
Что говорит закон
Отказное письмо — необязательный документ, и в законе нет требования получать его. Но маркетплейсы сами рекомендуют их оформлять на случай проверок.
Покупатель или государственная контролирующая организация потребовали отказное письмо на товар. Тогда площадка может заблокировать карточку товара, пока не получит документ от селлера.
Виды отказных писем
Хотя официальной классификации нет, на практике выделяют три основных вида отказных писем:
Для маркетплейсов — требуют Wildberries, Ozon, Яндекс Маркет, Lamoda и другие площадки. Получив такой документ, вы избежите проблем с модерацией товаров.
Для таможни — нужен при импорте продукции. Подтверждает, что ввозимый товар не подлежит обязательной сертификации в России.
Для покупателей — при возникновении споров. Например, если клиент считает, что товар должен был иметь сертификат, а его не было.
Отказные письма также полезны для компаний, которые участвуют в госзакупках. Там часто требуется полный комплект документов на продукцию.
Где получить отказное письмо и сколько это стоит
Самостоятельно написать письмо нельзя. Нужно обратиться в центр сертификации, который входит в реестр Росаккредитации. Только такие организации могут выдать документ, имеющий законную силу.
Если вы продавец, то можете получить готовое письмо у своего поставщика. Если такого документа нет, придётся оформлять его самостоятельно.
Если вы закупаете товар у поставщика, но продаёте его под собственным брендом, вам нужно оформить отдельное отказное письмо.
Стоимость оформления обычно фиксированная и не зависит от количества наименований в документе. Чтобы сэкономить, можно сразу оформить письмо на все ваши товары, не подлежащие сертификации. В одном письме может быть не более двадцати позиций. Цены в разных центрах сертификации отличаются, поэтому стоит сравнить несколько предложений.
Хорошая новость: для получения отказного письма не нужно предоставлять образцы товаров или результаты проверок. Но не пытайтесь выдать товары, требующие сертификации, за те, что не подлежат проверке. Это может привести к штрафам и блокировкам ваших продаж на маркетплейсах.
Пакет документов
Оформить отказное письмо могут самозанятые, индивидуальные предприниматели и юридические лица.
Удобно, что получить письмо можно удалённо. Достаточно отправить документы в центр сертификации, а готовое письмо вам доставят курьером или почтой.
Что должно быть в отказном письме
В законе не прописано, как выглядит бланк отказного письма. Его составляют в свободной форме, но с обязательным указанием:
- информации о сертификационном центре;
- данных заявителя (ФИО или название компании);
- даты и номера письма;
- сведений о товаре с указанием кодов;
- обоснования, почему товар не требует сертификации или декларирования.
В качестве обоснования центр обычно ссылается на Постановление № 2425, ГОСТ Р, технические регламенты ЕАЭС и другие нормативные документы. Никаких технических экспертиз при этом не проводят.
Срок действия письма
Закон не устанавливает конкретный срок действия отказного письма. В большинстве случаев оно действует бессрочно, но только до тех пор, пока не изменятся:
- нормативные документы или единый перечень товаров;
- название или реквизиты вашей компании;
- описание товара;
- ассортимент продукции;
- классификация товаров в ТН ВЭД или ОКПД 2.
При любом из этих изменений нужно будет оформить новое письмо. Центр сертификации не вносит правки в существующий документ, а выдаёт новый. Процедура получения остаётся такой же.
Что будет, если не оформить отказное письмо
За отсутствие отказного письма штрафов нет. Но есть веские причины получить его:
Ускорение проверок. Если к вам придут с проверкой и потребуют документы на товар, проще показать отказное письмо, чем доказывать, что товар не требует сертификации.
Доступ к маркетплейсам. Крупные торговые площадки часто требуют отказные письма от всех продавцов. Без этого документа вы просто не сможете начать продажи или рискуете получить блокировку личного кабинета.
Отказное письмо нужно оформить до размещения товара на маркетплейсе. Это одно из требований для прохождения модерации на большинстве площадок.
Чек-лист для получения отказного письма
Следуя этим рекомендациям, вы сможете быстро и без проблем получить отказное письмо и избежать лишних сложностей при продаже товаров.
Фото на обложке: PM Images / Getty Images.
