Шаг 1. Собирайте образ рабочего дня
Чтобы понять, какие обязанности могут быть у нового сотрудника, нужно сначала определиться с тем, какие задачи у вас в принципе есть. Для этого в течение недели записывайте всё, что вы делаете, и отмечайте, сколько времени у вас занимает каждое действие.
Даже если вам кажется, что вы и так знаете, сколько времени вы тратите, не игнорируйте этот шаг. Часто от нашего внимания ускользают мелкие задачи: кажется, например, что ответ клиенту отнимет максимум пять минут. Но фиксируя реально потраченное время, можно увидеть, что пока вы обдумываете ответ и подбираете формулировки, на ответ уходит не меньше получаса.
Шаг 2. Разбейте задачи на группы
Составив список абсолютно всего, чем вы занимаетесь, поделите список на группы. Например, ответы клиентам на письма, приём входящих звонков и консультации потенциальных покупателей можно объединить в группу «Коммуникация с клиентами». Собрав несколько таких групп, зафиксируйте, сколько времени в неделю вы примерно тратите на каждую из них.
Шаг 3. Определитесь, что вы хотите делегировать
Для этого проверьте каждую задачу или группу задач на соответствие этим критериям.
Шаг 4. Проверьте, что задачи укладываются в рабочее время
По закону стандартная офисная рабочая неделя — 40 часов, 8 часов каждый будний день. Но не старайтесь занять каждую минуту сотрудника. Помимо того, что ему нужно время на гигиенические и обеденный перерывы, всегда может возникнуть непредвиденная срочная задача. А при выполнении задачи время тратится не только на «работу руками», но также на то, чтобы подумать над выполнением задачи и скорректировать результат.
