Слаженная работа увеличивает шанс на успех для любого бизнеса: стартапа, который запустился два дня назад, и корпорации с десятками филиалов. Когда сотрудники компании понимают, что нужно делать, кто за что отвечает, быстро узнают нужное, становится проще зарабатывать деньги. Говорит и показывает редакция платформы «Курс»: разбираем, как совместное виртуальное пространство решает наши проблемы.
Зачем бизнесу онлайн-пространство для совместной работы
Держаться вместе
Когда команда состоит из штатных и внештатных сотрудников в разных городах, вы физически не можете встречаться в полном составе. Онлайн-пространство помогает собирать крутых специалистов отовсюду. Это особенно подходит для нашего и других проектов, где многие работают в разных часовых поясах и не находятся в доступе постоянно.
Штатные дизайнеры рисуют с 9 до 17 часов пять дней в неделю, фрилансеры — в свободное время. Иногда благодаря этому выполнение задачи ускоряется: редактор уже спит, а подрядчик работает. В итоге иллюстрации могут быть готовы к утру, а не к середине дня.
Быть в курсе
Виртуальное пространство решает проблему «информационного вакуума»: позволяет мгновенно передавать нужное, узнавать новости. Если забыли, кто и что писал, можно в любой момент и перечитать.
В команде новый редактор. Одна из его обязанностей — каждую пятницу ставить дизайнеру задачи на следующую неделю. Когда приходит время это сделать, оказывается, что с понедельника один дизайнер в отпуске, поэтому второй уже загружен. Но редактор не знал об этом — его ещё не добавили в нужный чат. Получается, что рисовать пока некому, и публикация материала отсрочится.
На удалённой работе бывает сложно донести мысль правильно: на то, как человек воспринимает текст, влияет настроение, отношения с коллегами, количество работы и время дня. Курс об искусстве переговоров поможет наладить коммуникацию с сотрудниками, клиентами и общаться так, чтобы к вам прислушивались.
Выстроить бизнес-процессы
В виртуальном пространстве для совместной работы можно многое: планировать дела, устанавливать сроки, назначать ответственных, распределять и контролировать нагрузку. Ещё это полезно, когда часть зарплаты зависит от KPI — ключевых показателей эффективности. Для рутины можно настроить напоминания и ничего не забывать.
Чтобы организовать работу, редакция делит задачи на этапы в виртуальном пространстве. Всем понятно, кто за что отвечает, поэтому обязанности не пересекаются, и никто не упускает свои задания. Главреду видно, чем занимаются и как справляются редакторы.
Организовать и защитить данные
Все документы могут храниться в онлайн-пространстве для совместной работы. Актуальные версии бизнес-плана, отчётов, инструкций больше не раскиданы в мессенджерах или электронной почте. Вы можете настраивать доступы: бухгалтер будет редактировать отчётность, директор — просматривать, а сотрудники не смогут открыть вообще. Организация избежит утечки информации, случайных изменений и удаления.
Главный редактор «Курса» создаёт и обновляет редполитику — инструкцию о том, как и для кого писать. У него есть все полномочия для работы с документом. Заказчик, остальные редакторы и подрядчики знакомятся с файлом, но не могут менять — доступно только чтение.
Как внедрить пространство для совместной работы
Выяснить, какие есть проблемы
Устройте коллективный созвон или попросите коллег написать, с какими трудностями они сталкиваются: не успевают следить за сроками разных задач, не знают, к кому обратиться с проблемой, теряют документы в нескольких корпоративных чатах.
Подготовиться к новому
Выбрать инструмент
Какие-то сервисы могут решать одну проблему, например, совместный доступ к документам, а другие включают всё: общие чаты, файлообменники, видеоконференции, CRM и так далее.
Разберитесь в инструменте сами: прочитайте о возможностях, попробуйте демо-доступ или бесплатную базовую версию. Так вы поймёте, удобно ли пользоваться сервисом. Изучите тарифы, чтобы спланировать бюджет.
Подготовить команду
Расскажите коллегам, какие изменения запланированы, почему они важны и как помогут в работе. Организуйте обучение в базовой или демонстрационной версии, чтобы было легче влиться в основной вариант программы.
Запустить новый инструмент
Зарегистрируйтесь, оформите доступы для коллег, настройте сервис под себя:
- создавайте подзадачи, различные отчёты, шаблоны;
- закрепите чаты и сообщения;
- сохраняйте записи разговоров.
С первой нашей проблемой справляется корпоративный мессенджер: больше никаких личных каналов с мемами, котиками и фотографиями детей. Только работа и хардкор. Ладно, котики иногда всё же проскакивают.
Вторая проблема решилась сразу: главный редактор перенастроил виртуальную доску и добавил новый столбец с этапом работы. Теперь отслеживать дизайн для текстов гораздо проще.
Какие сервисы помогают создать пространство для работы
Рассмотрим несколько инструментов, которые позволяют организовать совместную работу.
Битрикс24
Это многофункциональная платформа для совместной работы: CRM-система для работы с клиентами, мессенджер, файлообменник, планировщик задач, конструктор сайтов и виртуальных магазинов и так далее.
Yonote
Отечественный аналог Notion, блокирующего российские аккаунты. В нём есть много функций для совместной работы: онлайн-редактирование документов, доски планирования задач, списки, таблицы, календари. Вы можете хранить в сервисе базу знаний, составлять отчёты. Платформа обновляется: разработчики планируют создать формы, диаграмму Ганта и инструменты автоматизации.
Сервис предлагает четыре тарифа для организации работы. На бесплатном может быть до пяти пользователей, ограничена функциональность.
Kaiten
Российский сервис, который может заменить Jira. Он объединяет все рабочие процессы компании, например, проекты, задачи, цели, заявки и переписки. Сотрудникам доступны разные инструменты: доски задач, списки, таблицы, календарь, отчёты. Отчёты о ходе работы Kaiten создаёт автоматически и помогает визуализировать данные.
Особенность сервиса в том, что его можно собрать под себя: выбрать решение для процессов или для команд, например, маркетинга, HR, техподдержки, дизайнеров, отдела продаж и так далее. Тогда совместная работа станет ещё эффективнее.
Конкретная стоимость платного тарифа зависит от набора функций. Начать можно с бесплатной версии: в ней нет ограничения по числу участников и сроку действия.
Weeek
Российская программа для организации командной работы. Здесь можно создать базу знаний, настроить общее пространство, управлять задачами и проектами, собирать аналитику и пользоваться CRM.
Четыре тарифа, есть бесплатная версия для пяти пользователей. В ней безлимитное хранилище, можно вести до семи проектов одновременно.
Продукты Google
У корпорации более десятка сервисов, которые помогают работе бизнеса: документы, таблицы, презентации, календарь, виртуальное хранилище, формы, аналитика, заметки, конструктор сайтов и другое. Везде есть настройки доступа и разные права на редактирование данных. Многими приложениями мы пользуемся регулярно.
Пачка
«Корпоративный мессенджер для современных команд» — так пишут о его возможностях создатели.
Сервис предлагает три тарифа. На бесплатном можно отправить до 2000 сообщений за месяц и добавить сколько угодно сотрудников.
