Акты составляют, когда нужно документально оформить событие, которое на что-то влияет. Опоздание на четыре часа считается прогулом, а за него могут уволить. Чтобы у работодателя было на это основание, обязательно оформить акт. Если вы получили бракованный товар, это нужно зафиксировать, чтобы обратиться с претензией к продавцу, списать товар с учёта, рассчитать стоимость ущерба.
Чтобы справляться с проблемами и просто работать, рассмотрим виды и особенности оформления актов.
Ключевые характеристики актов
Акт — это документ, который составляют несколько лиц или специальная комиссия, чтобы зафиксировать какое-то событие или факт. Фиксировать можно почти всё что угодно: отсутствие сотрудника на рабочем месте, передачу документов для уничтожения, списание товара и так далее.
Несмотря на разнообразие этих документов, у них есть общие характеристики.
Коллегиальность
В создании акта участвует несколько людей, желательно, не менее трёх. Это важно, чтобы исключить субъективное мнение одного человека.
Подписывать акт могут свидетели ситуации, например, другие сотрудники. Например, они могут подтвердить, что коллега не вышел на работу.
Иногда акт составляет комиссия. Если какие-то процессы происходят с определённой периодичностью, например, инвентаризация, комиссия может быть постоянной, то есть собираться в одном и том же составе. При внеплановых проверках, чрезвычайных ситуациях организуют временную комиссию.
Члены комиссии могут иметь одинаковые или неодинаковые полномочия — в зависимости от должности, например, когда в комиссию входит сотрудник с функциями контроля и проверки. Это может быть начальник отдела кадров, главный бухгалтер и так далее.
Фиксация оценки председателя
Чтобы сделать документ более лаконичным, обычно выбирают человека, который будет принимать финальное решение. Это решение заносят в акт, а члены комиссии или свидетели подписывают документ.
Право на особое мнение
Мнение остальных подписавшихся может не совпадать с мнением председателя. В таком случае его нужно выразить письменно — ниже в том же акте — или составить отдельный документ в виде служебной записки и приложить к акту.
Скорость
Обычно акт составляют достаточно быстро, но скорость зависит от ситуации.
Разновидности актов
Существует множество видов актов и несколько критериев, по которым их делят на группы. Вот какие акты можно выделить по отношению к основной деятельности организации и к оперативным вопросам.
.webp)
Как оформить акт
Учитывая разнообразие актов, не существует универсального бланка, который подходит для любых ситуаций. Для некоторых случаев разработаны особые формы. Например, приём-передачу оборудования фиксируют с помощью формы ОС-14, а приёмку выполненных работ в строительной сфере — формой КС-2.
Разберём основные требования к оформлению и реквизиты, которые есть в большинстве документов. Список реквизитов указан в ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Титульная часть
Название организации или полное имя ИП, который составил акт, — если акт составили в структурном подразделении или филиале, его название тоже нужно указать. Дополнительно можно использовать герб Российской Федерации, субъекта и товарный знак или эмблему.
Название документа — например, «Акт приёма-передачи». Его всегда пишут на отдельной строке, заглавными буквами. Желательно разместить название по центру строки.
Дата — указывают день, когда в акте расписались члены комиссии. Если комиссия работала некоторое время, период рекомендуется указать в констатирующей части документа.
Место составления — для внутренних документов может быть достаточно указать город. Если акт составляют, чтобы отравить в другую организацию, нужно указать юридический адрес.
Гриф утверждения — это реквизит, который вводит форму для акта в действие. Утвердить его может руководитель компании или нормативный акт, по которому разработана форма документа.
Гриф утверждения используется не всегда — акты выполненных работ, акты сверки, акты приёма-передачи и некоторые документы нужно заверить печатью.
Констатирующая часть
Введение. В нём пишут, почему составлен акт. Если создана комиссия, каковая цель работы, сроки.
Здесь же указывают основание для начала работы или оформления документа. Основанием может быть событие, например, неявка сотрудника на работу или документ, например, договор, приказ руководителя и так далее.
Третий элемент введения — должность, фамилия и инициалы председателя комиссии, имена других членов.
Суть. Здесь фиксируют факт, событие, действие: прогул, инвентаризацию, списание товара. Также в этой части пишут выводы комиссии и замечания, если они есть.
Резюме. В последней части акта члены комиссии ставят свои подписи без должностей, в том же порядке, в котором они перечислены во введении. Если кто-то из участников не согласен с общим решением, рядом с его подписью делают пометку «Особое мнение члена комиссии дано в приложении», указывают фамилию и инициалы.
Также здесь указывают, сколько экземпляров акта составлено, где хранится каждый документ.
Фото на обложке: Erik Von Weber / Getty Images
