Все работодатели обязаны вести воинский учёт — это официальное требование законодательства. В каждой организации за это отвечают конкретные специалисты или отделы, назначенные руководством. Ответственные должны готовить отчётность для отправки в военкомат, сообщать сотрудникам о получении повесток, оформлять для сотрудников бронь.
В статье мы расскажем про конкретные рекомендации по ведению воинского учёта в организациях, какие компании должны вести учёт и кого это касается по закону.
Какие организации должны вести воинский учёт персонала
Цель воинского учёта — собирать информацию о военнообязанных гражданах, работающих в компании, и передавать отчётность в военкомат.
Регистрировать военнообязанных нужно, чтобы военкоматы знали численность и характеристики потенциального воинского состава. В первую очередь это важно для государства. Эффективная система воинского учёта даёт понять, сколько всего людей, потенциально готовых участвовать в военных действиях, есть в стране и в каких регионах они проживают. Законодательную базу с конкретными рекомендациями по учёту можно найти в ФЗ № 53.
Учёт бывает общим или специальным. Большинство компаний ведут общий учёт, а на спецучёт ставят граждан, у которых есть бронь. Работники с бронью освобождены от призыва и службы — за счёт этого компания может работать без сбоев, не испытывая дефицита кадров. Например, бронь есть у тех, кто работает на предприятиях ОПК. На спецучёте также состоят граждане, которые служат во внутренних органах, противопожарной службе, службе исполнения наказаний.
Обычно воинским учётом в компании занимаются сотрудники отдела кадров.
Они создают и обновляют документы по учёту, а ещё сообщают работникам о повестках. Эти обязанности прописываются в должностных инструкциях и приказах руководства. Сколько человек должны заниматься учётом зависит от размеров компании и количества военнообязанных сотрудников. Но ведение воинского учёта можно передать и на аутсорс.
С 1 января 2024 года возраст призыва повысили до 30 лет, то есть количество военнообязанных сотрудников увеличилось.
Кого касается
Учёту подлежат все мужчины, граждане РФ, постоянно проживающие на территории страны и не освобождённые от службы в вооружённых силах. Учёт касается и женщин с военно-учётными специальностями, сокращённо — ВУС: медиков, работниц связи, специалисток по картографии. Форма трудоустройства при этом значения не имеет: сотрудники, работающие по совместительству или на неполной ставке, также подлежат воинскому учёту.
Воинский учёт ведётся, пока гражданин находится в запасе. Мужчины пребывают в запасе максимум до 70 лет, женщины — до 50 лет. Реальный же срок зависит от воинских званий и разрядов. Например, у старших офицеров действует ограничение 65 лет, а у младших офицеров — 60 лет.
Как правильно организовать учёт
Общего регламента постановки компании на учёт нет. В разных городах и регионах военкоматы составляют свои инструкции. Если вы только открыли бизнес или ранее не занимались учётом, вам или сотруднику, которому вы поручили эту задачу, для постановки компании на учёт нужно прийти в военкомат по месту регистрации юрлица. Сотрудники военкомата объяснят, что нужно сделать, чтобы поставить компанию на учёт, и какие нужны документы.
Список военных организаций есть на сайте Минобороны. Если в вашем населённом пункте нет военкомата, проконсультируйтесь в администрации города. Вам подскажут, в какую военную организацию поблизости можно обратиться.
Если у компании есть подразделения, ставить каждый из филиалов на отдельный учёт не нужно.
Ответственность за ведение воинского учёта лежит на руководителе организации, уполномоченных сотрудниках и их заместителях. Приказы руководства, которые относятся к воинскому учёту, согласуются в военкоматах.
Также в офисе нужно оборудовать под хранение документов отдельное помещение, доступ к которому будут иметь только ответственные за воинский учёт сотрудники.
Инструкция по ведению воинского учёта
Определите, кого касается воинский учёт
Для начала нужно определить, какие работники подлежат воинскому учёту, а кто от него освобождён. Подробнее о категориях граждан, которые подлежат и не подлежат учёту, мы рассказывали в разделе «Кого касается».
Назначьте сотрудников
Номинальное ответственное лицо — руководитель компании, но обычно ведением дел занимаются сотрудники, которым руководство делегирует эту функцию. Количество ответственных сотрудников зависит от того, сколько работников в штате подлежит учёту.
Составьте план и продумайте систему учёта
Руководству и ответственным лицам нужно продумать систему документооборота. Понадобится минимум три папки.
Также нужно завести журнал проверок: туда будут записываться сведения о проверках со стороны военкомата.
Специалисты по учёту разрабатывают годовой план и заносят туда все действия, связанные с воинским учётом. План утверждает генеральный директор, а заверяет — представитель военкомата.
Личные карточки сотрудников заполняются в бумажном и электронном виде по утверждённому шаблону, форме 18. Правила заполнения карточек едины для всех: нужно указывать только актуальную информацию и оперативно её обновлять.
Если сотрудник — призывник или военнообязанный, то карточку учёта нужно заводить сразу на этапе трудоустройства. Данные для карточки берутся из военного билета, который сотрудник приносит вместе с пакетом документов для оформления на работу.
Заполняя карточку, важно писать разборчиво, без зачёркиваний и сокращений — качество заполнения карточек проверяет военкомат во время выездной проверки. Графы «семейное положение», «место проживания» и телефон лучше заполнять карандашом: так вы сможете без проблем поправить информацию, если в ней будут изменения.
Поддерживайте связь с военкоматом
Сведения о каждом сотруднике, подлежащем учёту, направляются в военкомат, к которому сотрудник относится по прописке. Уточнить адрес и контакты нужного военкомата можно на сайте Минобороны.
Постоянно обновляйте информацию
Ответственные сотрудники должны постоянно актуализировать все документы, относящиеся к воинскому учёту.
Если военкомат присылает повестку, вы как работодатель обязаны сообщить об этом сотруднику не позднее чем за три дня до даты, указанной в повестке. Если сотрудник на больничном, в отпуске или работает удалённо, нужно составить акт о невозможности своевременного вручения повестки.
Контроль воинского учёта
За тем, как компании ведут воинский учёт, следят военкоматы, управляющие органы вооружённых сил и органы местного самоуправления. В инструкциях от военкоматов указано, какие проверки есть, кто может их проводить, как оценивать качество воинского учёта. Основная цель проверок — оценить корректность ведения учёта, а также изучить информацию о работниках, состоящих на учёте.
Военкоматы обязаны ежегодно проверять компании со штатом от 500 работников. Более мелкие компании проверяют с периодичностью раз в три года. О проверках военкоматы сообщают заранее — до 31 декабря текущего года, если проверка планируется в следующем году, а повторное уведомление присылают за пять дней до проверки.
Что будет за нарушения
Если компания нарушает требования к ведению воинского учёта, штрафы грозят не только компании, но также генеральному директору и от ответственным лицам. Нарушения рассматриваются военкоматом, и он же определяет размер штрафа.
Точно определить вероятность получить штраф нельзя: в открытом доступе нет базы нарушений. Зато понятно, какие штрафы потенциально возможны. Для физлиц предусмотрены штрафы 40–80 тысяч рублей, для малых предприятий — 175–250 тысяч, для крупных предприятий — 350–500 тысяч.
