Зарплатный проект давно перестал быть услугой для крупного бизнеса — всё больше банков предлагают зарплатные проекты даже совсем маленьким компаниям с небольшим оборотом и несколькими сотрудниками в штате. Давайте разбираться, можно ли обойтись без зарплатного проекта, как платить зарплату налично или безналично и есть ли у этих способов подводные камни.
Получение зарплаты без подключения зарплатного проекта
Глобально есть два способа платить зарплату сотрудникам: самостоятельно и с помощью банка.
Решив заниматься выплатами самостоятельно, вы платите сотрудникам наличными или безналично, переводя деньги на счета сотрудников.
Многие сотрудники предпочитают безналичный способ — это удобно, если регулярно платишь картой и почти не пользуешься наличными. Такой формат выплат удобен и работодателям: если перечислять зарплату на карту, не нужно тратить время на подсчёт наличных, упрощается ведение документации.
Но есть и сотрудники, которые привыкли пользоваться наличными, и получать зарплату на карту для них неудобно: банкоматы и отделения банков есть не везде, за снятие наличных иногда нужно платить комиссию, обслуживание карты также стоит денег, а кто-то в принципе не доверяет банкам. И хотя компании всё активнее переходят на безналичную форму оплаты труда, нельзя просто начать делать перечисления так, как удобно бизнесу.
Если сотрудник не хочет получать зарплату на карту, действия работодателя зависят от трудового договора: если в нём закреплено право работника выбирать форму оплаты, отказаться платить наличными не получится. Если же в трудовом договоре прописана только безналичная форма оплаты, сотруднику придётся открыть банковский счет.
Платить зарплату наличными можно только валютным резидентам: гражданам РФ или иностранцам с видом на жительство. Если ваш сотрудник — гражданин другой страны без российского ВНЖ, выплачивать зарплату ему можно только безналичным способом.
Можно ли перечислять зарплату на карты без открытия зарплатного проекта
Короткий ответ — да, конечно. Государство никак не ограничивает предпринимателей при выборе способа платить зарплату сотрудникам. Зарплатный проект — необязательная услуга, и вы вполне можете выплачивать зарплату, просто переводя деньги со счёта компании на счета сотрудников. Но есть нюансы.
Платежи сотрудникам на банковские карты без открытия зарплатного проекта — это обычные платежи физлицам, на которые действуют банковские лимиты по сумме. Каждый банк устанавливает ограничение на бесплатные переводы: по достижению определённой суммы переводов в месяц последующие переводы облагаются комиссией. Кроме того, так как каждая выплата проводится отдельным платежом, чем больше сотрудников — тем больше операций нужно совершать ежемесячно, что отнимает много времени.
Поэтому использовать банковские переводы для перечисления заработной платы удобно, только если выплаты небольшие или сотрудников мало. Если же выплаты крупнее, а сотрудников больше, вы начинаете тратить много времени на управление платежами и терять деньги на комиссиях из-за превышения лимитов. В какой-то момент вы можете понять, что продолжать платить зарплату на карты без открытия зарплатного проекта просто невыгодно.
Подключив зарплатный проект, вы поручаете банку задачу выплачивать сотрудникам зарплату. Один раз составляете список сотрудников, указываете размер и тип выплат, реквизиты счетов. После этого большую часть задач берёт на себя банк: вам останется только формировать ведомость в дни выплат и отправлять платёжные поручения.
Условия подключения к зарплатному проекту, дополнительные услуги, стоимость обслуживания зависят от банка. Какие-то банки делают более выгодные условия для малого бизнеса, а какие-то — например, Альфа-Банк, — и вовсе делают зарплатный проект бесплатным как для компаний, так и для сотрудников. Любой банк подробно объясняет условия на сайте, и зачастую подключиться к зарплатному проекту можно, не выходя из дома.
Перевод зарплаты сотрудникам с личной карты руководителя
Тут всё просто — платить сотрудникам с личной карты нельзя. Для налоговой такие платежи приравнены к зарплате «в конверте» — то есть неофициальным выплатам в обход налогов, без документов, подтверждающих факт выплаты.
По закону любые платежи в пользу сотрудников облагаются налогом, на их же основе рассчитываются страховые и пенсионные взносы. Иногда работодатели, стремясь снизить налоговую нагрузку, рассматривают вариант платить «в чёрную» — то есть полностью неофициально — или «в серую»: частично официально. Но государство в лице налоговой пристально за этим следит и активно борется не только с «чёрными», но и с «серыми» зарплатами. Предприниматели, уходящие от обязанности платить официальную «белую» зарплату, должны быть готовы как к штрафам, так и к компенсации государству всех недоуплаченных налогов и взносов.
За нарушение правил выплаты заработной платы предпринимателю грозит налоговая ответственность (ст. 122 и 123 НК РФ), административная ответственность (ст. 5.27 и 15.11 КоАП РФ) или даже уголовная ответственность (ст. 198 и 199 УК РФ).
Платить зарплату безналично — не значит платить её официально.
Официальной зарплата считается, только если:
- зарплата выплачена по всем правилам, установленным Трудовым кодексом, в частности, ст. 136 ТК РФ;
- с неё удержаны НДФЛ в размере 13% или 15% — ставка зависит от годового дохода сотрудника;
- с неё удержаны страховые и пенсионные взносы.
Если предприниматель не хочет подключать зарплатный проект, единственный способ законно платить сотрудникам безналично — проводить платежи с расчётного счёта ИП или ООО, удерживая НДФЛ и перечисляя страховые взносы.
