Если у вас уже есть сотрудники, но вы хотите расширять команду, это хороший повод посмотреть на обязанности каждого сотрудника и проверить, насколько эффективно выстроен рабочий процесс. Часто в небольших коллективах, особенно на этапе развития компании, новые задачи распределяются между сотрудниками хаотично, в зависимости от того, у кого есть свободное время или похожий опыт. А потом так за ними и закрепляются. Постепенно сотрудников становится больше, как и новых задач, и такое нелогичное распределение обязанностей начинает тормозить работу, а сотрудники начинают чаще ошибаться.
Структурировать работу сотрудников можно с помощью таблицы. Скачайте её и заполните по инструкции ниже. Эта же таблица пригодится вам позже при управлении командой.
Давайте разберём дальнейший процесс работы с таблицей на примере. Представим, что вы владелец компании, которая занимается оформлением праздников: как продажей готовых материалов, так и индивидуальным оформлением под заказ клиента. У вас сейчас два сотрудника, однако поток заказов растёт, и вы уже не справляетесь с объёмами, поэтому вынуждены отказываться от части заказов. Задумавшись о расширении команды, вы заполнили таблицу по инструкции выше.
Теперь можно проанализировать распределение задач между сотрудниками, при необходимости пересмотреть его и выделить задачи новичка.
Посмотрите, есть ли у сотрудников регулярные задачи, которые им неинтересны и в которых они регулярно допускают ошибки? Возможно, стоит отдать такие задачи кому-то другому. Или же есть тип задач, который не нравится никому из текущих сотрудников — тогда можно передать их новому сотруднику, прицельно найдя того, кому такая работа интересна.
Определитесь с логикой распределения задач
Чаще всего зоны ответственности распределяются по двум принципам: по типам задач и по этапам процесса. Если разделить задачи по их типу, то в нашем примере это может выглядеть так:
Преимущества такого принципа в том, что у клиентов и поставщиков всегда будет одно и то же контактное лицо. Сотрудник, взаимодействующий с клиентом, будет иметь о нём полную информацию: какой был заказ, какие правки вносились, какие были договорённости по доставке, какие сложности возникали.
Есть и сложности. Каждый из сотрудников будет знать только свой блок работы, а значит, во время болезней и отпусков, скорее всего, процесс будет хромать, сроки могут съехать, а выручка упасть. Кроме того, если обсуждает заказ с клиентом один сотрудник, а само оформление и монтаж делает другой, может возникнуть эффект испорченного телефона.
При разделении задач по этапам процесса каждый из сотрудников отвечает только за свой этап и выполняет все задачи внутри этого этапа. Например, в примере выше помимо этапов «Заказ», «Изготовление», «Логистика» есть ещё и разные типы процессов: стандартные заказы и продажа готовой продукции и индивидуальное оформление с монтажом. Давайте посмотрим, как это может выглядеть:
Преимущества этого способа в том, что сотрудники более универсальны и проще заменяют друг друга. Есть и риски: передача информации между сотрудниками должна быть своевременной и корректной. Поскольку клиент на каждом этапе взаимодействия будет общаться с разными сотрудниками, важно, чтобы договорённости, например, по условиям доставки, достигнутые с Сотрудником № 1, совпадали с реалиями работы Сотрудника № 3.
Преимущества такого принципа в том, что у клиентов и поставщиков всегда будет одно и то же контактное лицо. Сотрудник, взаимодействующий с клиентом, будет иметь о нём полную информацию: какой был заказ, какие правки вносились, какие были договорённости по доставке, какие сложности возникали.
Что будет лучше в вашем случае, знаете только вы. Попробуйте разные варианты — вы увидите, в каком случае качество и скорость работы будет выше.
Перераспределите задачи и выделите задачи для новичка
Помните, что набор задач не должен требовать невозможного набора навыков. Разные по своей сути задачи — например, разработка дизайна и ведение финансового учёта — требуют очень разных навыков, которые редко гармонично уживаются в одном человеке. А, значит, риск ошибок возрастает.
Посмотрите на задачи для новичка
Они соответствуют какой-то конкретной профессии? Например, профессии специалиста по логистике или бухгалтера. Если нет, определите ключевые задачи — это понадобится вам для установления зарплаты сотруднику.
