Существуют десятки документов, которые используются в бухучёте, но не все они используются ИП или компаниями. Первичка встречается везде, потому что без неё нельзя работать по закону и по принципам здравого смысла. Разбираем, что это такое, где взять нужную форму, как её заполнить и исправить. Рассказываем, что будет с теми, кому закон не писан.
Какие документы относятся к первичным
Первичные документы, или первичка, регистрируют множество сделок и операций, которые связаны с работой бизнеса, и имеют экономический смысл:
Все эти операции прямо или косвенно приводят к доходам и расходам, поэтому нужны для бухгалтерского и налогового учёта. Документы, которые относятся к первичной документации, позволяют зафиксировать доходы и расходы, подвести итоги работы, рассчитать налоги и доказать ФНС правильность расчётов.
Чтобы организовать работу с первичкой, государство создало нормативную базу. Вот два главных документа:
- ФЗ № 402 от 6 декабря 2011 года устанавливает требования к бухгалтерскому учёту и финансовой отчётности.
- Приказ Минфина России от 16 апреля 2021 г. № 62н формулирует требования к первичным документам и документообороту.
Несмотря на это, нет утверждённого перечня первичной бухгалтерской документации. Возможно, это связано с её разнообразием. В таблице мы привели несколько сфер жизни бизнеса и виды учётных документов, которые в них используются.
Некоторым первичным учётным документам посвящены отдельные статьи на платформе: мы уже писали про УПД, расходный кассовый ордер, виды накладных и товарную накладную конкретно.
Для некоторых документов мы приводим готовые шаблоны, которые можно заполнить на компьютере и распечатать или записать данные вручную. На платформе уже есть формы для двух видов УПД, товарных накладных, приказ о предоставлении отпуска, платёжное поручение и кассовые ордера. Скоро шаблонов будет ещё больше.
Руководитель компании или ИП может самостоятельно ввести первичную документацию и закрепить её в учётной политике. Например, договор сам по себе не может к ней относиться, потому что не подтверждает намерение, а не сделку. Не являются первичкой и счета-фактуры. Их используют, чтобы получить вычет на НДС, подтвердить расходы по налогу на прибыль. Саму сделку счёт-фактура не подтверждает. Однако вместе со счётом-фактурой часто составляют другие первичные учётные документы, например, акт или накладную.
Формы первичных документов
Первичную документацию в бухгалтерии делят на унифицированную и неунифицированную, то есть ту, которую составляют в относительно свободной форме.
Унифицированная первичка
Для таких документов Росстат или Центробанк разрабатывают формы и присваивают названия. Например, ТОРГ-12 для товарной накладной, Т-1 для приказа о приёме на работу. Унифицированную первичную документацию обозначают: в правом верхнем углу ставят номер, указывают создателя, дату и нормативный акт, который её закрепил.
Шаблоны можно найти в официальных источниках, например, справочной информации «КонсультантПлюс» или программах бухгалтерского учёта — «1С:Бухгалтерия», «СБИС» и других.
Неунифицированная первичка
Такую первичную бухгалтерскую документацию обычно создают под свои нужды, для неё нет готовых бланков, но предусмотрены обязательные реквизиты. Без них документ не имеет юридической силы, поэтому его не примет налоговая. Всего реквизитов семь, они перечислены в п. 2 ст. 9 ФЗ-402:
В форму могут быть добавлены дополнительные реквизиты, например, место составления, юридический адрес компании, номер документа. Акт составляют коллегиально, поэтому в нём обязательно перечисляют свидетелей или членов комиссии, которые его оформили. Нумерация помогает ориентироваться в бумагах и поддерживать порядок при хранении.
Собственные формы первичных бухгалтерских документов компании нужно правильно внедрить: утвердить приказом, внести в учётную политику и приложить образцы.
Как оформлять первичку
Формат
Первичные документы можно вести на бумаге или в электронном виде, важно следовать формам, которые мы разобрали выше. Для некоторых документов налоговая служба составила отдельные руководства. Например, товарную накладную в цифровом варианте заполняют не по ТОРГ-12, а с помощью Приказа ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@.
Способ ведения тоже нужно зафиксировать в учётной политике и следовать ему, иначе ФНС может не принять документы.
Дата
Первичную документацию в бухгалтерии оформляют во время сделки или операции либо сразу после неё. Датой оформления считается дата, когда документ подписан. Например, кассовые ордера должны быть оформлены в день получения или выдачи денег, а УПД — не позднее следующего рабочего дня. Бывают исключения: если в УПД указан статус «1», то есть документ заменяет первичку и счёт-фактуру, у составителя на оформление есть пять дней.
Право подписи
Обычно подписывать документы может руководитель — генеральный директор, главный бухгалтер, начальник отдела кадров и так далее. Полномочия можно передать с помощью доверенности, чтобы другой сотрудник мог представлять компанию в банке или суде.
Электронные документы подписываются с помощью ЭЦП.
Другие требования
Язык. Для бизнеса, зарегистрированного в России, первичные документы заполняют на русском языке. Иностранные документы переводят построчно, а перевод оформляют на отдельном листе и располагают текст так же, как в оригинале.
Чернила. Бумажную первичку подписывают ручкой с чернилами любого традиционного цвета — синего, чёрного или фиолетового.
Как исправить ошибки в первичке
Кассовые и банковские документы исправлять нельзя — так сказано в п. 16 Приказа Минфина РФ № 34н. Поэтому испорченное платёжное поручение, платёжное требование, бланки строгой отчётности, приходные и расходные кассовые ордера уничтожают и переписывают.
Ошибки бывают критичными, например, не позволяют идентифицировать контрагентов или сделку. Такой бухгалтерский документ налоговая служба не примет. Некритичные ошибки можно не исправлять, если они второстепенны. Дефис вместо тире и неправильные кавычки не помешают ФНС проверить данные.
Порядок исправления других документов есть в Приказе Минфина России № 62н — понадобится третий раздел.
Затирать или замазывать исходную информацию нельзя — такой документ налоговая точно не примет.
Для электронной версии документа создают обновлённую и делают в ней указание, что это исправленный документ. Важно сделать так, чтобы первоначальный вариант первички нельзя было использовать.
Если исправляете документ со своей стороны, не забудьте обратиться к сотруднику или связаться с контрагентом: все версии первички должны быть одинаковыми, иначе будут недействительны.
Как и сколько хранить первичную документацию
Порядок и сроки хранения перечислены в обоих нормативных актах, которые мы упомянули в начале статьи.
Срок хранения. Все первичные бухгалтерские документы хранятся пять лет. Отсчёт начинается со следующего календарного года. Акт от января 2025 года нужно хранить до конца декабря 2030 года. Если по каким-то документам возникали споры, считают с момента решения разногласий.
Способ хранения. Документы хранятся в том формате, в котором составлены: бумажные — в оригинале и на бумаге, а электронные — в цифровом виде. Переводить печатные версии в цифровые и хранить их запрещено.
Если в компании сменился руководитель, документы бухгалтерского учёта нужно передать. Для этого составляют акт.
Правила уничтожения. Просто выбросить или сжечь документы нельзя. Сначала руководитель составляет приказ о создании комиссии для изучения ценности «старых» документов. Она решает, какую первичку нужно уничтожать, а какую нет. После этого оформляют акт об уничтожении документов и передают их в специализированную компанию. Если в первичке были персональные данные или сведения с грифом «Для служебного пользования» или ограниченного пользования, её сначала пропускают через шредер, а потом передают на утилизацию.
Ответственность за нарушения
Отсутствие первичной документации, регистров бухгалтерского учёта, неправильное ведение учёта и регистров — грубые нарушения. За них предусмотрены штрафы.
Отдельно могут оштрафовать, если по запросу ФНС не предоставить первичку. За каждый документ придётся заплатить по 200 рублей. Должностных лиц тоже ждёт ответственность — штраф от 300 до 500 рублей.
Эти и некоторые другие штрафы мы разбирали в отдельной статье и собирали в большую таблицу, чтобы можно было опираться на статьи налогового и административного кодексов.
Фото на обложке: Portra / Getty Images
