Кассовая книга — это один из видов бухгалтерской отчётности, которую заполняют при работе с наличными. Книга выглядит как журнал, в который вносят данные о поступлении и выдаче денег в пределах одного дня. Для работы с кассовой книгой есть нормативный документ — Указание Банка России № 3210-У. Мы рассмотрим, что в нём сказано о том, как вести кассовую книгу, а также как исправлять ошибки и что будет, если вести книгу неправильно.
Кто обязан вести кассовую книгу в 2025 году
Все компании, которые работают с наличными деньгами, должны вести кассовую книгу. Это требование не зависит от формы регистрации бизнеса, налогового режима и вида деятельности.
Из правила есть исключение для обособленных подразделений (ОП) — филиалов, представительств и других структур компании, которые работают не по адресу из ЕГРЮЛ. Если ОП не хранят наличные и сдают их в главную кассу организации в конце дня, книгу вести не нужно. Если выручка хранится в ОП, то в нём нужно вести отдельную кассовую книгу, а её копии передавать в головной офис.
Многие предприниматели пользуются онлайн-кассами, которые формируют фискальные документы в качестве первички, но кассовая книга всё равно нужна. В неё вносят операции, которые не связаны с клиентами и поэтому не проходят через онлайн-кассу: выдают зарплату, стипендии, наличные под отчёт, регистрируют операции с займами и так далее.
ИП могут не вести кассовую книгу, потому что для них действует упрощённый порядок работы с кассовыми операциями, но нужно фиксировать доходы, расходы и другие показатели, которые позволят оценить работу. Кассовую книгу можно заполнять для себя, чтобы контролировать работу сотрудников и избежать мошенничества.
Кассовая книга: как правильно вести в 2025 году
Директор с помощью приказа, распоряжения или другого документа назначает сотрудника, который будет вести кассовую книгу. Это может быть сам руководитель, кассир, бухгалтер или кто-то ещё.
Записи делают только в дни, когда из кассы выдают деньги или принимают наличные. Если касс несколько, то в конце дня деньги из остальных касс передают в главную кассу и на основании приходных кассовых ордеров делают записи в кассовой книге.
Для кассовой книги есть утверждённая форма — КО-4.
В печатном виде кассовая книга похожа на брошюру или журнал с листами, которые разделены на две части по центру линией отреза.
Кассовую книгу нужно вести с начала года. Когда в печатной книге заканчиваются листы — начинают следующий том, подшивать новые листы нельзя. Если у вас много операций с наличными, можно заводить отдельные книги с начала квартала или даже месяца, но в этом случае удобнее вести электронный документооборот.
Если вы занимаетесь выездной торговлей, например, работаете на ярмарке в честь городского праздника, сотруднику нужно выделить отдельную кассовую книгу и бланки приходных и расходных кассовых ордеров.
Как работать с кассовой книгой
Каждый день, когда происходят операции с наличными, можно поделить на три этапа: сначала открывают смену, в течение дня делают записи, а потом закрывают смену. Разберём каждый этап работы с бумажной версией кассовой книги, а затем дополним про особенности для электронных книг.
Шаг 1. Открытие смены
В начале дня нужно проверить, сколько денег в кассе. Эту сумму записывают с левой стороны книги, в поле «Остаток на начало дня». Важно, чтобы она совпадала с остатком на конец предыдущего дня. Если суммы не совпадают, нужно сразу сообщить руководителю.
Необязательно писать об открытии смены ежедневно — если операций не будет, придётся делать лишнюю работу, закрывать пустой день и тратить зря лист журнала. В компании с редкими операциями с наличными открывать смену лучше в дни, когда получаете или выдаёте деньги. Важно, чтобы записи сохраняли хронологический порядок.
Шаг 2. Ведение записей
Лайфхак: если заполняете кассовую книгу вручную, вложите между основной и отрывной половинами страницы копировальную бумагу. Это позволит быстрее всё записать.
Шаг 3. Закрытие смены
При работе с кассовыми книгами в электронном виде важно настроить доступ к документам, чтобы другие сотрудники не могли редактировать данные. Заполнять электронную кассовую книгу нужно по такому же принципу, как обычную, но вся информация вносится в файл Excel или MS Word либо в программу ЭДО. Чтобы поставить подпись, используют цифровую подпись — квалифицированную неусиленную или усиленную — УКЭП. В одной из статей мы рассмотрели, чем они отличаются, и как получить УКЭП бесплатно.
Как правильно заполнять кассовую книгу
Если вы пользуетесь покупной формой КО-4 или печатаете бланки сами, их нужно оформить. Разберём, как правильно подшивать и вести покупную форму, а чуть ниже — что сделать с распечатанными бланками.
Шаг 1. Оформить обложку
На обложке покупной кассовой книги указывают название и структурное подразделение организации, даты, которые входят в журнал.
Шаг 2. Пронумеровать страницы
Когда оформили обложку, нужно поставить нумерацию на всех страницах внутри книги — это делают ручкой, карандаш использовать нельзя. Номера ставят на обеих половинах листа, так как правая часть отрывная и хранится отдельно от книги.
Шаг 3. Прошить кассовую книгу
- В зависимости от количества листов понадобится шило или толстая игла и прочная нить.
- Важно оставлять запас, чтобы страницы легко переворачивались.
- Концы нитей завязывают на узел и прикладывают к внутренней поверхности обложки в конце книги.
Шаг 4. Сделать бумажную пломбу
- Вырезают небольшую полоску бумаги, которую потом нужно наклеить на конец нитей. Подпишите наклейку: укажите, сколько листов пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью. Надпись заверяют подписью бухгалтера и директора.
- Эту надпись наклеивают на концы нитей так, чтобы они остались свободными, но их нельзя было вытащить из-под наклейки.
- Сверху нужно поставить печать организации — оттиск должен захватывать и бумажную пломбу, и часть обложки.
Если вы печатаете бланки самостоятельно, сделайте и подпишите обложку, прошейте её вместе с листами, выведите концы нитей на заднюю часть обложки и наклейте пломбу таким же образом. Для распечатанной электронной кассовой книги действует то же правило, но к ней не подшивают пустые листы.
Как исправить ошибку в кассовой книге
В отличие от ордеров, в кассовых книгах допускаются исправления.
Штрафы за ведение кассовой книги
За нарушения, связанные с книгой, предусмотрена административная и налоговая ответственность по ст. 120 НК РФ, ст. 15.1 КоАП.
Первое нарушение относится к грубым. За него предусмотрена налоговая ответственность, а размер штрафа — от 10 тысяч рублей.
По остальным пунктам списка ответственных лиц ждёт административный штраф в 4000–5000 рублей. Важно, что на кассира он не распространяется — накажут бухгалтера или директора компании. Для юрлиц предусмотрены более крупные суммы — от 40 до 50 тысяч рублей.
На платформе есть статья, в которой мы рассмотрели и другие штрафы: за ошибки в применении онлайн-кассы, нарушения трудового и налогового законодательства и некоторые другие.
Фото на обложке: Westend61 / Getty Images.
