Государство каждый год оценивает, в каком городе дешевле всего жить, как меняются цены на жильё, товары из индекса потребительских цен и средние доходы населения. Эти данные можно найти в интернете, но определить стоимость сотрудника в компании с учётом его заработной платы и других расходов можно только самостоятельно. Этим и займёмся. Выясним, какие затраты вообще включают в стоимость, рассчитаем и попробуем её снизить. А ещё определим заработную плату работника в штате, если вы ищете сотрудника для новой позиции или впервые.
Какие расходы на сотрудников предусмотрены в законодательстве
Расходы на сотрудников описаны в ст. 255 НК РФ. Перечень включает два десятка пунктов, но мы привели основные.
Перечень расходов в конкретной компании может быть больше или меньше — это тоже позволяет Налоговый кодекс. Важно прописать их в трудовом или коллективном договоре, но каждый дополнительный пункт будет увеличивать стоимость сотрудников.
Как определить заработную плату сотрудника
При определении размера оклада нужно опираться на рынок: сколько денег предлагают компании, схожие с вашей, и сколько денег хотят кандидаты нужной вам специализации. Понять это помогут крупные сайты для поиска работы, например, HeadHunter и Авито.
Вот как это можно сделать на примере HeadHunter. Сначала посмотрим, какую зарплату предлагают другие компании на аналогичных позициях: откройте сайт и зайдите в расширенный поиск по вакансиям. Регистрироваться и платить не нужно.
Заполните форму поискового запроса.
Также нужно поставить галочку в пункте «Показывать только вакансии с указанным уровнем дохода» и выбрать сортировку по дате изменения, чтобы у вас были свежие данные.
Просмотрите вакансии, сопоставляя обязанности из вакансии с обязанностями вашего будущего сотрудника. Также важно сопоставить работодателей с вашей компанией, опираясь на размер компании и специфику деятельности. Выпишите для себя 5–10 сумм зарплат подходящих вакансий.
Но понять, сколько предлагают компании, недостаточно. Важно также узнать и о зарплатных ожиданиях самих кандидатов. Для этого нужно открыть раздел для соискателей.
Здесь в расширенном поиске будет похожая форма. Заполняйте её по аналогии с поиском вакансий. Разделы требований к кандидатам пока лучше оставить пустыми. Так вы сможете увидеть более полную картину зарплатных ожиданий и потом уже, в зависимости от ваших финансовых возможностей, понять, сотрудника с каким опытом и навыками вы можете себе позволить.
Теперь, когда вы сопоставили предложения работодателей и запросы соискателей, будет проще определить, какую зарплату вы готовы установить для вакантной позиции.
Не стоит ориентироваться на самые низкие цифры: вы получите за них либо сотрудников с ограничениями — например, по графику работы или опыту, — либо некомпетентных сотрудников, которые долгое время не могут найти работу и вынуждены снижать зарплатные ожидания.
Расходы на сотрудников и бюджет
Исходя из расходов, работодатель формирует бюджет на сотрудников на месяц, квартал или год: планирует, сколько денег нужно будет потратить, чтобы обеспечить работу.
Бюджет расходов на сотрудников входит в отчёт о прибылях и убытках, или ОПиУ. Также его называют отчётом P&L — Profit & Loss Statement. Благодаря этому документу компания видит финансовый результат и понимает, прибылен ли бизнес. Если говорить о расходах на сотрудников, то ОПиУ помогает ответить на многие вопросы.
Налог на доходы физических лиц
Работодатель должен выполнять для сотрудников функции налогового агента: рассчитывать, удерживать и перечислять в бюджет налог на доходы физических лиц — НДФЛ. Текущий год — последний, когда в России для налоговых резидентов будут действовать две ставки.
Удерживать НДФЛ нужно не со всех выплат для сотрудников. Некоторые нетрудовые доходы тоже «защищены» от частичного перевода в бюджет. В ст. 217 НК РФ есть полный список, а мы приведём несколько примеров необлагаемых выплат, которые компания начисляет сотрудникам:
- заработная плата;
- отпускные;
- больничные;
- премии;
- выплаты по договорам ГПХ.
С 2023 года НДФЛ удерживают не только с заработной платы, но и с аванса. Зафиксированный в трудовом договоре оклад не меняется, но из-за того, что теперь налог «дробится»: аванс становится меньше на сумму НДФЛ, а заработная плата сотрудника — больше. Налог удерживают не в конце месяца, а дважды — в день начисления каждой из частей заработной платы. ФНС опубликовала свой комментарий и привела расчёт для примера.
Сотрудники и некоторые ИП могут вернуть часть уплаченного НДФЛ или платить меньше налога благодаря вычетам.
Для этого нужно представить документы, подтверждающие право на вычет. Сотрудник может оформить вычет через работодателя или самостоятельно — с помощью декларации 3-НДФЛ.
Страховые взносы
НДФЛ компания-работодатель удерживает с сотрудника, а здесь ситуация противоположная: платить взносы нужно из бюджета нанимателя. Хорошая новость в том, что страховые взносы в полной мере нужно платить за работников, оформленных по трудовому кодексу. За сотрудников на договоре ГПХ компании переводят меньше, а за самозанятых платить вообще не нужно.
Взносы делят на два типа:
- По единому тарифу в 30%. Эти деньги перечисляют на медицинское, пенсионное и социальное страхование сотрудников.
- На травматизм. Ставка неодинакова для разных компаний и составляет от 0,2 до 8,5%. Конкретный тариф зависит от условий труда и кода ОКВЭД из ЕГРИП или ЕГРЮЛ. По коду устанавливают класс опасности: чем больше вероятность получить травму, тем выше класс и больше взнос. Узнать размер ставки по ОКВЭД можно в Приказе Минтруда от 30.12.2016 N 851н.
Расчёт расходов компании на одного работника
Рассчитать расходы и бюджет непросто, потому что нужно учитывать облагаемые и необлагаемые выплаты, внутренние документы компании, изменения в законодательстве и много других факторов.
Для упрощения возьмём пример, где расходы на сотрудника ежемесячно состоят только из заработной платы net, НДФЛ и страховых взносов.
Такие расчёты нужно проделать для каждого сотрудника, чтобы компания не работала в убыток. Планировать бюджет можно на разные сроки, но обычно максимальный срок — один год.
Расходы на организацию рабочего процесса
В эту статью расходов входят затраты, которые позволяют сотруднику выполнять свои обязанности и делать это в комфортной обстановке. Согласно ст. 22 ТК РФ, работодатель должен обеспечить сотрудника всем необходимым: рабочим местом, мебелью, техникой, расходниками. Поэтому к организационным отнесём расходы на всё перечисленное и социальные плюшки.
Аренда и содержание офиса
Часто у работодателя нет своего помещения: чем больше сотрудников, тем большую площадь нужно предусмотреть. Если компания не может купить офис, то закладывает в бюджет стоимость аренды и делит на всех работников, чтобы узнать стоимость сотрудника.
Для всех, у кого есть рабочее место, приходится и нерабочая часть офиса: столовая, спортзал, коридор и другие помещения.
Чтобы определить, сколько стоит сотрудник, обычно вычисляют процент от стоимости аренды на каждое рабочее место, а нерабочую площадь делят на всех поровну.
Мебель, оборудование и расходники
Это столы, стулья, техника, канцтовары, бумага для принтера, униформа, кулер с водой и даже пластиковые стаканчики.
С периода пандемии компании который год продолжают работать с сотрудниками удалённо. Для них требование трудового кодекса такое же, как для офисных: нужно обеспечить удалёнщиков всем необходимым для выполнения задач.
Социальные плюшки
Это необязательная статья бюджета, но она выделяет работодателя среди остальных и помогает найму. Здесь есть простор для фантазии, который ограничивается только финансами. Можно сделать для сотрудников душ, установить массажные кресла, организовать детский уголок, закупить активные игры для перерывов и так далее.
Как можно снизить расходы на сотрудников
Шаг 1. Подсчитать расходы.
А ещё доходы. Это даст понимание, сколько стоит сотрудник и стоит ли снижать расходы.
Шаг 2. Автоматизировать рутинные процессы.
Автоматизация — новый двигатель прогресса: повторяющиеся задачи, которые не требуют специальных навыков и занимают время, можно делегировать специальным сервисам и ПО. Это позволит нанимать меньше сотрудников или более эффективно использовать их в работе. Например, можно вести клиентскую базу в CRM-системе: программа сама будет собирать заявки из разных каналов, «раздавать» их менеджерам, сообщать о статусе заказа и так далее.
Шаг 3. Пересмотреть отношения с сотрудниками.
Возможно, у вас есть сезонные задачи, и для них не нужен сотрудник, который будет работать весь год. Рассмотрите оформление в компанию по срочному трудовому договору: его можно заключить на период от двух месяцев до пяти лет.
Также для эпизодической работы можно заключать договоры ГПХ, например, с самозанятыми. Мы уже писали, что за них не нужно делать взносы, а налог самозанятый платит самостоятельно. Иногда это существенно снижает расходы на сотрудников. С физлицом без статуса самозанятого тоже можно заключить договор ГПХ, но в бюджет нужно заложить расходы на выплаты и взносы по единому тарифу.
Важно не заменять трудовые отношения гражданско-правовыми. Вот некоторые признаки подмены:
- В договоре ГПХ перечислены ежедневно выполняемые функции, а не конкретное разовое задание или проект.
- Договор содержит график работы, почасовую или посуточную оплату.
- Исполнитель использует оборудование и расходники заказчика.
За это нарушение работодателю грозит штраф по ст. 5.27 КоАП РФ. Он распространяется на ИП, компании и должностных лиц.
Шаг 4. Изучить контрагентов.
Время идёт, на рынке могли появиться арендодатели, поставщики и подрядчики с более выгодными условиями. Периодически нужно мониторить варианты и просчитывать, есть ли смысл нанять другую компанию по доставке воды или клининг.
Шаг 5. Снизить фиксированные расходы.
Этот шаг дополняет первый. Может оказаться, что вы закупаете слишком много расходников/продуктов/сливаете деньги на рекламу/не используете офис целиком (подставьте нужное). Иногда стоимость сотрудника можно снизить, не отказываясь от давних партнёров или продвижения. Достаточно перераспределить бюджет, чтобы компания получала больше прибыли.
Фото на обложке: Thx4Stock team / Shutterstock
