Индивидуальные предприниматели могут выставлять счёт на оплату самостоятельно по договору или без него. Счёт содержит информацию, которая нужна, чтобы провести платёж.
В статье расскажем, как выставлять счета на оплату от ИП, что должно быть в документе и может ли он заменить стандартный договор.
Что такое счёт на оплату
Счёт на оплату от ИП — это документ, который предприниматель подписывает и выставляет контрагенту после заключения сделки. В нём прописывают реквизиты для денежных переводов, наименование и количество товаров или услуг, общую стоимость.
Счета на оплату бывают авансовыми или выписываются по факту. То есть покупатель либо вносит предоплату, либо оплачивает полученный товар, оказанные услуги или выполненные работы. Стороны сами договариваются о способе оплаты. Если предоплата нужна, её размер нужно обозначить. Обычно это прописывают в договоре.
Удобство счетов на оплату в том, что покупателю не нужно искать договор, личные данные и реквизиты ИП. Также документ напоминает, что предприниматель выполнил обязательства или готов это сделать и ожидает оплату.
Шаблон договора поставки
Шаблон счёта-фактуры
Обязательно ли ИП выставлять счёт
Счёт используется по соглашению сторон и не считается обязательным. Но при поставке товаров или выполнении работ счета на оплату снижают риск споров, если кто-то нарушит условия.
Необходимость выписать счёт можно прописать в договоре, но участники сделки могут договориться о формировании документа устно.
Где взять счёт на оплату
Предприниматель может выписывать счета в печатном или электронном виде.
В первом случае нужно распечатать бланк счёта на оплату и заполнить от руки. Этот способ менее удобный: если в данных будет ошибка, бланк придётся заполнять заново.
Этот способ быстрее, чем заполнение вручную. Ещё быстрее можно выставить счёт, если реквизиты контрагентов уже сохранены в электронном виде, например, на почте, в мессенджерах или в отдельном файле. Если данные неверны, ИП может аннулировать документ и сформировать другой.
Пошаговая инструкция: как выставить счёт на оплату от ИП
Утверждённой формы для документа нет, поэтому можно пользоваться готовыми бланками счёта на оплату или составить шаблон самостоятельно. Важно включить разделы, благодаря которым будет понятно, кто выставил счёт, кому, за что и как его оплатить.
Шаг 1. Указать данные
Реквизиты предпринимателя
Указывают: банк получателя, БИК, корр. счёт, ИНН предпринимателя, название организации из ЕГРИП, расчётный счёт, если есть.
Код причины постановки на учёт (КПП) присваивают только юрлицам, поэтому в счёте его не указывают.
Дата составления и номер счёта
При выставлении счёта указывают текущую дату. Документ можно отправить до выполнения обязательств или после — это зависит от условий договора.
Номер счёта должен быть порядковый, начало отсчёта — с 1 января текущего года. В следующем году отсчёт начнётся заново.
Информация о предпринимателе
Вписывают название ИП и адрес его регистрации. Реквизиты и данные ИП помогают покупателю понять, от кого счёт и куда отправить деньги.
Информация о контрагенте
Указывают название организации второй стороны сделки, КПП — если это юрлицо, адрес, по которому зарегистрирована организация.
Данные о предмете сделки
Итоговую сумму для контроля пишут прописью. Это помогает избежать проблем, если в счёте появится лишний 0 или исчезнет нужный.
Дополнительные сведения
Здесь можно указать другую важную информацию — например, сколько действует документ и нужно ли сообщить об оплате. Будет удобно, если вы сразу укажете контакты.
Подпись и печать
Если ИП заполняет счёт от руки или на компьютере, то ставит подпись, инициалы и круглую печать. Печать можно не использовать, потому что это необязательное условие.
Если вы пользуетесь специальными программами и хотите отправить электронный счёт, он будет подписан с помощью ЭЦП.
Если у ИП есть бухгалтер, он тоже ставит свою подпись и инициалы.
Шаг 2. Проверить данные
Внимательно проверьте счёт. Если вы заполняете его впервые, высока вероятность ошибки, поэтому лучше потратить время, чем потом аннулировать неверный счёт и выставлять новый.
Возможность создать другой счёт есть во всех сервисах и программах для работы со счетами. В электронном варианте это сделать проще, потому что верные данные можно скопировать и вставить в новый документ.
Шаг 3. Отправить счёт на оплату
Передать счёт можно лично в руки, по почте или в цифровом виде. Последний вариант наиболее распространён, поскольку это быстро и удобно.
После выставления счёта заказчик проверяет информацию перед оплатой. Если всё правильно — он переводит деньги по указанным реквизитам. Есть и другой вариант оплаты: передать счёт в кассу банка и внести наличные. О способе оплаты счёта договариваются заранее и при желании вносят его в раздел с дополнительными сведениями.
Счёт-договор
Выставление счёта на оплату по договору — не единственный способ заключить сделку. Ст. 434 ГК РФ позволяет ИП и покупателям делать это без письменных договоров. Их может заменить счёт на оплату. В нём должна быть указана вся важная информация, которая обычно есть в договоре: стоимость, количество товаров, условия и сроки оплаты.
Такой счёт рассматривается как оферта — предложение продавца заключить договор. Оплата означает, что клиент согласился с офертой. В такой документ можно включать любые дополнительные пункты, которые стороны посчитают важными, например, подробное описание выполненных работ. После проведения сделки считается, что между сторонами был заключён договор с условиями, указанными в счёте.
