Как оформить допсоглашение к трудовому договору

Есть разные причины, по которым нужно изменить трудовой договор. Часто это происходит, когда у сотрудника меняется зарплата, режим работы, условия труда, его переводят на другую должность или повышают.

Разберём, что делать в таких случаях, какие условия менять нельзя и как зафиксировать новые условия с точки зрения закона.

Суть дополнительного соглашения

Основной документ, который определяет трудовые отношения между сотрудником и работодателем — это трудовой договор. Но иногда его условия нужно изменить.

Все изменения, за редким исключением, должны происходить по добровольному соглашению обеих сторон, согласно ст. 72 ТК РФ.

Новый трудовой договор для новых договорённостей не составляют, потому что сначала нужно разорвать прежний и снова зачислить сотрудника в штат.

Поэтому законодательство позволяет зафиксировать новые условия в письменном виде с помощью дополнительного соглашения к трудовому договору.

Какие условия трудового договора можно изменить дополнительным соглашением

Трудовой договор включает обязательные и дополнительные пункты. Они перечислены в ст. 57 ТК РФ и таблице ниже.

Почти все обязательные и дополнительные пункты можно уточнять или значительно корректировать: убирать и добавлять новые, полностью или частично менять существующие.

Менять можно почти все обязательные и дополнительные пункты. Есть только одно строгое исключение. Нельзя добавить условие об испытательном сроке или продлить его с помощью дополнительного соглашения. Испытание устанавливается в момент трудоустройства — так сказано в ст. 70 ТК РФ. При этом уменьшать продолжительность испытательного срока не запрещено.

Также иногда нужно поменять тип трудового договора — со срочного на бессрочный и наоборот, а также вид занятости — основную работу на совместительство и наоборот. Согласно Трудовому кодексу, эти условия тоже нужно указывать во время трудоустройства, но есть случаи, в которых тип и вид занятости меняли с помощью дополнительного соглашения.

Подробнее об этих ситуациях можно почитать здесь:

• в Письме Роструда от 20 ноября 2006 года № 1904-6-1;
• в апелляционном определении Московского городского суда от 10 января 2020 года по делу № 33-757/2020;
• в Письме Роструда от 22 октября 2007 года № 4299-6-1.

Чтобы избежать разногласий, лучше всего менять тип договора, когда срочный договор перестанет действовать, и затем заключить бессрочный.

Кто формирует допсоглашения

Дополнительные соглашения к трудовому договору всегда оформляет работодатель. Этим занимается сотрудник, который знает, как правильно составлять подобные документы, например, юрист, специалист или руководитель отдела кадров.

Перед тем как передать соглашение работнику, его должен подписать руководитель, иначе документ не будет иметь юридической силы.

Когда работника нужно предупредить об оформлении дополнительного соглашения

Иногда работодатель должен заранее сообщить сотруднику, что для него будет составлено допсоглашение. Это делают не менее, чем за два месяца.

Вот случаи, когда работника нужно предупредить:

• если переводите сотрудника в другую местность — ст. 72.1 ТК РФ;
• если переводите работника на другую должность по медицинским показаниям — ст. 73 ТК РФ;
• если временно переводите сотрудника на другую работу — ст. 72.2 ТК РФ;
• если меняются организационные или технологические условия труда — ст. 74 ТК РФ;
• если компания начинает реорганизацию — ст. 75 ТК РФ.

Как составить допсоглашение

Для дополнительного соглашения к трудовому договору нет утверждённой формы, но существуют разделы, которые нужно указать.

Документ условно делят на три раздела: шапку, преамбулу и основную часть.

Шапка дополнительного соглашения к трудовому договору

Преамбула дополнительного соглашения к трудовому договору

Основная часть дополнительного соглашения к трудовому договору

Нужно расписать все изменения по пунктам. Если речь идёт о зарплате, сумму указывают цифрами и прописью

Обязательно написать, что остальная часть трудового договора остаётся без изменений и продолжает действовать.

Ниже указывают дату, с которой начинает действовать дополнительное соглашение. Документ составляют в двух экземплярах, каждая сторона подписывает оба из них и один оставляет себе. Это можно делать с помощью электронного документооборота, но нужно подключить к нему сотрудника.

Новые условия должны соблюдать обе стороны соглашения, ведь они подписали его добровольно. За нарушение условий предусмотрена такая же ответственность, как за нарушение трудового договора. Она может быть дисциплинарной, административной или уголовной.

Как и сколько хранить допсоглашения

Сначала дополнительное соглашение нужно внести в журнал учёта трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним. Затем документ передают в отдел кадров, где он находится в отдельной папке вместе с договором.

Когда сотрудник уволится, соглашение можно передать в архив. Там оно должно храниться не менее 50 лет.

Основные ошибки при составлении дополнительного соглашения

Ошибка 1: не составить соглашение вообще. Уверены, что вы её не совершите, если читаете эту статью.

Ошибка 2: добавить в соглашение пункт, который потребует выполнения работы, не обусловленной трудовым договором. Это запрещено по ст. 60 ТК РФ. Если в обязанности сотрудника по договору входит только написание статей, он не должен рисовать к ним иллюстрации, хотя и может предлагать для них идеи по своему желанию.

Ошибка 3: неправильно трактовать организационные и технологические изменения условий труда. По ст. 74 ТК РФ, это могут быть изменения в технике и технологии производства, новая специальная оценка условий труда (СОУТ) структурная реорганизация и другие причины. Нужно чётко обосновать, почему условия изменятся, объяснить, почему нельзя сохранить прежние и предупредить сотрудника минимум за два месяца.

Ошибка 4: ошибки и опечатки в тексте соглашения. Пожалуй, самая распространённая проблема при оформлении любых документов. Нужно правильно отражать реквизиты, имена, даты, нумеровать пункты и несколько раз перечитывать соглашение перед тем, как подписать.

Ошибка 5: вносить в допсоглашение условия, которые вносить нельзя, или не составить документ, когда это обязательно. Мы уже обсудили, что испытательный срок в соглашении не устанавливают и не увеличивают. Отдельно скажем про случаи, когда без соглашения не обойтись. Например, беременные сотрудницы имеют право на лёгкий труд и могут отказаться от работы в ночную смену или сверхурочно. Если это входит в обязанности женщины, но она не хочет или не может продолжать работать с подобными условиями, дополнительное соглашение составлять обязательно.

Фото на обложке: Drazen Zigic / Shutterstock / FOTODOM.