Как проверить сотрудника при приёме на работу

Тщательная проверка кандидата при приёме на работу позволяет ещё до заключения трудового договора выявить такие факты, как предоставление ложной информации, несоответствие должности, низкие профессиональные навыки или ненадёжность соискателя. Это помогает избежать сложностей с расторжением договора и предотвратить иски со стороны уволенного сотрудника.

В этой статье разберёмся, как проводить проверку кандидата при приёме на работу.

Зачем нужна проверка при приёме на работу

Российское трудовое законодательство запрещает дискредитацию при приёме на работу. Во время оценки кандидата HR-отдел или должностные лица компании должны руководствоваться только деловыми качествами и квалификацией кандидата, а также требованиями законов.

Нельзя отказывать в приёме на работу из-за пола или национальности работника, его политических взглядов или убеждений, места регистрации или принадлежности к социальным группам. Если нарушить это требование во время трудоустройства, соискатель может обжаловать решение в суде и добиться компенсации со стороны работодателя.

Исключение составляют только прямые запреты, введённые отдельными нормативными актами. Например, для работы с несовершеннолетними нельзя привлекать судимых за тяжкие преступления. Также запрещено принимать на руководящие должности людей, которые недавно прошли процедуру банкротства.

Работодатель может проверить сотрудников перед заключением трудового договора. Причём Трудовой кодекс не регламентирует правила, объём или порядок такой проверки. Нужно лишь соблюдать нормы Конституции о неприкосновенности личной жизни и закон о персональных данных № 152–ФЗ.

Необходимость в проверке сотрудников при приёме на работу обусловлена тем, что не все кандидаты предоставляют полную или достоверную информацию о себе. Например, некоторые соискатели фальсифицируют документы об образовании, информацию о предыдущих местах работы и причинах увольнения.

Задача службы безопасности и HR-отдела — обнаружить эти факты до заключения трудового договора, чтобы в будущем не было проблем с его расторжением по инициативе работодателя.

Кто может проверять соискателей

Проверку потенциальных сотрудников проводят разные отделы и сотрудники компании:

• HR-специалист — делает первичный отбор, проводит интервью, собирает документы, выдаёт и анализирует тестовые задания.
• Руководитель отдела — должен проверить знания и навыки соискателя, чтобы они соответствовали должностным обязанностям, а сотрудник мог выполнять свою работу.
• Служба безопасности (СБ) — её привлекают для получения дополнительных сведений о кандидате и проверки документов. Также специалисты этого подразделения оценивают потенциальные риски при трудоустройстве новых сотрудников.

Проверку сотрудников можно поручить третьим лицам, которые оказывают соответствующие услуги. Например, рекрутинговому агентству, которое подбирает персонал по договору с нанимателем, или банку. В Альфа-Банке есть сервис «Проверка сотрудника» — всего за пять минут можно получить отчёт благонадёжность сотрудника и снизить риски при найме.

Как самостоятельно проверить кандидата

На первом этапе приёма на работу нужно проверять документы соискателя. Это можно сделать после собеседования с кандидатом, который потенциально может стать вашим сотрудником.

Пакет документов при приёме на работу:

• паспорт или другое удостоверение личности;
• трудовая книжка или выписки из электронной трудовой — справки СТД-Р или СТД-СФР;
• СНИЛС (если есть);
• ИНН (если есть);
• документы о постановке на воинский учёт (при необходимости).

Дополнительно могут понадобиться медкнижка, результаты медосмотра, дипломы, сертификаты или другие документы, подтверждающие квалификацию. Они нужны для приёма на должности, которые требуют особых навыков или условий работы.

В некоторых случаях при трудоустройстве нужно предоставить справку об отсутствии судимостей и открытых уголовных производств.

Служба безопасности при приёме на работу может проверить подлинность документов в базе данных Министерства внутренних дел. Это касается паспортов россиян и разрешений на работу у иностранцев.

ИНН будущего сотрудника проверяют на сайте налоговой службы. Если он не соответствует имени или дате рождения, это говорит о подделке.

Проверять дипломы нужно индивидуально. Для начала нужно удостовериться, что они правильно заполнены, есть все необходимые реквизиты и печати. Внешний вид документов о высшем образовании и квалификации утверждён приказом Министерства науки и высшего образования России.

Помимо изучения основных данных, служба безопасности компании должна проверять кандидатов, чтобы исключить репутационные и финансовые риски для работодателя. Специалисты СБ должны исключить из списка соискателей мошенников, преступников, а также конкурентов, занимающихся промышленным шпионажем. Поэтому ещё изучают дополнительные данные вплоть до рекомендаций с предыдущих мест работы, отзывов коллег, кредитной истории и постов в социальных сетях.

Главная проблема в том, что во время такой проверки СБ использует персональные данные человека. Поэтому ещё до её начала нужно получить у соискателя разрешение на обработку данных по закону № 152–ФЗ. Согласие обязательно должно быть письменным.

Самая важная информация для оценки профессиональных качеств кандидата — сведения с предыдущих мест работы.

Формально эти данные можно получить из трудовой книжки или справки СТД-Р. Однако подробную информацию можно получить из рекомендаций с предыдущего места работы. Стоит не только ознакомиться с ними в письменной форме, но и пообщаться с предыдущими работодателями и коллегами.

Для уменьшения рисков при приёме сотрудника служба безопасности компании проверяет ещё и такие данные:

Обратите внимание, что некоторые работодатели проверяют сотрудников с помощью детектора лжи — полиграфа. Это действие не запрещено законом, однако соискатель должен дать согласие на прохождение процедуры. Причём до её начала нужно согласовать список задаваемых вопросов. Они должны проверять только деловые качества и квалификацию кандидата.

Как КЭДО помогает проверять соискателей

Для упрощения и ускорения проверки кандидата при приёме на работу всё чаще используют сервисы кадрового электронного документооборота (КЭДО). С их помощью можно быстро собрать нужную документацию и проверить её подлинность. Причём этот процесс легко автоматизировать, чтобы снизить нагрузку на HR-специалистов и повысить качество их работы. 

Сервисы КЭДО позволяют проверить сотрудников, которые находятся в других городах, регионах или странах. Полученные в электронном виде дипломы, сертификаты и справки легко проверить на подлинность благодаря интеграции подобных платформ с общедоступными базами данных.

Другие преимущества проверки кандидата при приёме на работу с помощью КЭДО:

Кадровый электронный документооборот облегчает работу HR-службы и специалистов из подразделения безопасности компании. Но при этом ускоряет проверку сотрудников при трудоустройстве без снижения качества обработки данных.

Итак, при приёме на работу кандидата проверяют несколько специалистов или даже подразделений. Процесс проходит в несколько этапов. Цель — отбор соискателей и отсеивание тех, кто не соответствует требованиям с точки зрения квалификации или потенциальных рисков для компании.

Лучше потратить больше времени и средств на проверку на этапе трудоустройства, чем расторгать договор по инициативе работодателя, рискуя столкнуться с судебными исками со стороны уволенного.

Фото на обложке: MicroStockHub / Getty Images.