Вы открыли бизнес и успешно работаете, но рано или поздно операционку, планирование, финансы, продвижение и другие задачи нужно делегировать. Оформить отношения с сотрудниками можно с помощью трудового договора или ГПХ. Сегодня разберём трудоустройство по ТК: основные этапы, полезные нормативные документы и возможные ошибки, которые могут привести к штрафам.
Порядок приёма работника
Собеседование
Под собеседованием понимают одну или несколько встреч с потенциальным сотрудником, которые помогают оценить его личные и профессиональные навыки, мотивацию, опыт работы и другие важные для работы критерии. Чем сложнее обязанности и длиннее цепочка принятия решений, тем больше этапов понадобится.
Кандидатам часто предлагают тестовое задание, чтобы проверить их до встречи с интервьюером. Если тестовое хорошее, назначают первое собеседование — через интернет или лично, если есть такая возможность. Далее процедура зависит от должности и особенностей компании: иногда могут дать более сложное тестовое задание, или попросить прокомментировать уже выполненное. Это помогает отсеять тех, кто справился «чудом» или с чужой помощью.
Разберём этапы собеседования и объясним, зачем они нужны, на примере устройства в нашу редакцию.
Проверка претендента перед приёмом
Кандидат вас устраивает, и вы готовы отправить ему оффер, то есть предложить работу. Но перед этим нужно узнать, нет ли законных ограничений для трудоустройства. Вот какими они могут быть.
Возрастные ограничения
Ограничения прописаны в ст. 63 ТК РФ. В общих случаях на работу можно взять подростков с 16 лет, но есть ситуации, когда можно устроить детей младше 14 лет или только совершеннолетних. Сферы деятельности, запрещённые до 18 лет, прописаны в ст. 265 ТК РФ.
Гендерные ограничения
Ограничения защищают здоровье женщин, поэтому не должны способствовать гендерной дискриминации и мешать трудоустройству, если оно разрешено законом. Женщин нельзя нанимать для работы с вредными и опасными факторами, на тяжёлую физическую работу. Полный список ограничений содержится в ст. 253 ТК РФ.
Судимость
Работодатели во всех отраслях опасаются соискателей с судимостью, но есть конкретные случаи, в которых она может быть поводом для отказа. Список довольно большой и регулируется разными документами, поэтому работодателю важно знать ограничения в своей отрасли. Вот некоторые примеры.
Разрешение на деятельность
Оно касается найма иностранцев. Условия зависят от статуса иностранного гражданина, например, иногда нужен патент, который даёт разрешение на работу. Мы уже разбирали, как трудоустроить иностранных граждан.
Запрет на деятельность
Запрет или дисквалификация накладывается на должностных лиц по решению суда. Он запрещает не работать вообще, а вести конкретный вид деятельности. Например, могут запретить госслужбу, управление юрлицом и предоставление государственных и муниципальных услуг. Вот чего ещё может коснуться запрет.
Пока запрет не истечёт, соискателя нельзя брать на аналогичную должность. Чтобы проверить кандидата, можно воспользоваться реестром ФНС.
Другие причины
Перед оформлением сотрудника может проверить служба безопасности. Это помогает выявить поддельные документы, должников или конкурентов, которые хотят попасть в компанию, чтобы украсть данные. Вот что интересует службу безопасности.
Для проверки соискателя понадобятся его персональные данные. Обязательно возьмите у потенциального сотрудника письменное согласие на обработку персональных данных — это требование закона.
Пакет документов от работника
Перечень документов указан в ст. 65 ТК РФ. Он зависит от должности и сферы деятельности работодателя. В таблице поясняем список документов, которые можно запросить для трудоустройства.
Работодатели часто просят написать заявление о приёме на работу. Это необязательный документ, который подтверждает добровольное трудоустройство.
Медосмотр при приёме на работу
Проведение медосмотров регламентирует Приказ Минздрава РФ №29н. Он описывает, как, когда, как часто и в каком объёме проводить медосмотры, содержит противопоказания к приёму на работу.
Медосмотр позволяет определить пригодность работников к работе, защитить здоровье окружающих людей, предупредить заболевания, в том числе профессиональные. В ст. 220 ТК РФ сказано, что медосмотр обязательно проходить работникам следующих организаций:
- связанных с вредными или опасными условиями труда;
- связанных с движением транспорта;
- лечебно-профилактических;
- общественного питания;
- торговли;
- пищевой промышленности;
- водопроводных;
- образовательных,
- сферы воспитания и развития несовершеннолетних;
- сферы организации отдыха и оздоровления несовершеннолетних.
Согласно ст. 69 ТК РФ, несовершеннолетние работники тоже должны проходить предварительные и периодические медосмотры независимо от сферы деятельности.
Иногда кроме заключения для допуска к работе нужна медкнижка. Отсутствие медкнижки — не повод отказывать в трудоустройстве. Но если она обязательна по закону, документ нужно оформить, иначе работодатель может получить штраф.
Список работников, которым нужна медкнижка, есть в Письме Минздрава РФ от 07.08.2000 N 1100/2196-0-117. Там не указаны конкретные должности, поэтому её должны получить все сотрудники указанных организаций.
Как организовать медосмотр
Шаг 1. Выбрать медучреждение с лицензией на проведение медосмотров и заключить с ним договор.
Шаг 2. Выдать сотруднику направление на осмотр. Утверждённой формы нет, но нужно указать следующие данные.
Шаг 3. Получить заключение. Его выдают будущему сотруднику в печатном виде.
Организацией и оплатой медосмотра, оформлением медкнижки должен заниматься работодатель — так написано в ст. 214 ТК РФ.
Оформление трудового договора
Это основной документ о приёме на работу. Трудовой договор составляется на русском языке, в двух экземплярах и подписывается сторонами. Один экземпляр остаётся у работодателя, второй — у сотрудника. Важно заключить договор не позднее чем через три дня после начала работы.
О режиме работы сотрудника важно проинформировать в первый же день. Есть случаи, когда этого не делали, а новичок опаздывал и не приходил на работу вообще. Работника уволили за прогулы, но он смог доказать, что не был ознакомлен с режимом и восстановился через суд.
У трудового договора нет утверждённой формы, но его содержание прописано в ст. 57 ТК РФ. Содержание можно поделить на две части: основную и данные сторон. Мы рассмотрели их ниже.
Если у вас микропредприятие с доходом до 120 млн рублей в год и штатом менее 15 сотрудников, можно использовать типовой договор из Постановления Правительства от 27.08.2016 №858. Другие работодатели могут дополнить и адаптировать образец под себя.
Если договор нужно изменить, например, уменьшить количество рабочих часов или добавить испытательный срок, составляют дополнительное соглашение к трудовому договору.
У работодателя могут быть внутренние документы: коллективный договор, правила внутреннего распорядка, штатное расписание, положение об оплате труда и о премировании, должностные инструкции и так далее. С каждым из них нового сотрудника нужно ознакомить под подпись.
Оформление приказа о приёме на работу
Это необязательный документ — так сказано в ст. 68 ТК РФ. Если вы его составляете, это нужно сделать в течение трёх дней после фактического начала работы сотрудника.
Документ подписывает руководитель, а сотрудник должен ознакомиться с приказом и подписать его.
Для приказа есть утверждённая форма №Т–1. Вот как она может выглядеть в заполненном виде.
Внесение записи в трудовую книжку
В ст. 66 ТК РФ сказано, что делать записи о трудовой деятельности нужно всем сотрудникам, которые работают более пяти дней.
Мы уже писали, что если для сотрудника это первая официальная работа, трудовую книжку должен завести работодатель. Если книжка уже есть, в ней нужно сделать запись о новом месте работы.
С 2021 года оформляются только электронные трудовые книжки — ЭТК. Если бумажная книжка уже есть, сотрудник может её оставить, но работодателю придётся завести ЭТК и продолжить заполнять бумажный вариант.
По оформленным сотрудникам работодатель обязан подать отчётность в СФР. Для этого нужно заполнить ЕФС-1: подраздел 1 и подраздел 1.1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности». Отчёт сдают каждый месяц, до 25-го числа текущего месяца за предыдущий.
Оповещение госорганизаций
О новых сотрудниках работодатель обязан сообщить в разные органы:
- Если работник военнообязанный — в течение пяти дней подать сведения в военный комиссариат.
- Если наняли бывшего госслужащего — в течение 10 дней сообщите на его бывшую работу. Сделать это правильно поможет Постановление Правительства от 21.01.2015 №29н.
- Если работодатель ИП — нужно зарегистрироваться в СФР в течение 30 дней после оформления первого сотрудника.
- Во всех случаях нужно подавать персонифицированные сведения о физлицах в ФНС. Это делают до 25-го числа текущего месяца за прошлый, по форме КНД 1151162.
Оформление сотрудника на временную работу
Если вы не можете предложить работнику полную загрузку или нужен человек для выполнения разовых либо эпизодических задач, есть два варианта.
Срочный трудовой договор
Это разновидность обычного трудового договора, но в нём обязательно нужно прописать длительность — до пяти лет — и основание.
Договор оказания услуг
В этом случае с работником будут не трудовые, а гражданско-правовые отношения: нужно составить договор ГПХ и платить за фактически выполненную работу. В договоре описывают вид работ, сроки исполнения и порядок расчётов.
Работодателям может быть выгодно сотрудничать с исполнителями по договору ГПХ, а не трудовому: не нужно делать взносы, оплачивать отпуск и больничные. Это может быть действительно подходящим вариантом, но заменять им трудовые отношения нельзя — это нарушение закона.
Последствия нарушений при приёме на работу
Мы рассмотрели основные этапы трудоустройства. Пройдём по ним ещё раз, чтобы разобрать основные риски для работодателя, ответственность за нарушения и способы их избежать.
Фото на обложке: Olga Bocharnikova / Shutterstock
