Расчёт компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении

Каждый предприниматель рано или поздно сталкивается с необходимостью расстаться с сотрудником, и в этот момент важно правильно определить размер компенсации. Ошибки могут привести к конфликтам, штрафам и ухудшению репутации. Мы подготовили подробное руководство, которое поможет вам разобраться в тонкостях законодательства, рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск и избежать рисков после увольнения сотрудника. при прекращении трудовых отношений.

Что такое компенсация при увольнении

Компенсацией называют выплату, которую работник получает при увольнении, если у него есть неиспользованный отпуск. По ст. 115 ТК РФ сотрудник имеет право минимум на 28 календарных дней отпуска, если трудоустроен у работодателя дольше года.

В зависимости от того, сколько времени сотрудник работал у вас, он может получить полную компенсацию — за целый рабочий год, либо неполную компенсацию — пропорционально отработанному времени. Даже если работник увольняется через 15 дней, ему всё равно положена компенсация за неиспользованный отпуск. Это право зафиксировано в ст. 127 ТК РФ.

Причина увольнения на расчёт компенсации не влияет, а сумму облагают страховыми взносами и НДФЛ. Налог нужно перевести в ФНС не позднее дня, следующего после выплаты. А страховые взносы — не позднее 15-го числа месяца, следующего после месяца увольнения.

Когда работодатель выплачивает полную компенсацию

Если со дня трудоустройства сотрудник отработал 11 календарных месяцев и более. Это правило установлено п. 28 Правил НКТ СССР от 30.04.1930 № 169 и действует до сих пор.

Если сотрудник отработал от 5,5 до 11 календарных месяцев, но уволен по особым причинам. Их делят на две группы: со стороны работодателя и со стороны сотрудника.

Для расчёта отработанных месяцев используют правило округления: если отработано менее 15 дней в месяце, он не учитывается. Если отработано 15 дней и более — месяц засчитывается за полный.

Когда работодатель выплачивает неполную компенсацию

Все сотрудники, которые отработали менее 11 месяцев и уволены не по особым причинам, получат компенсацию за отработанное время.

За каждый отработанный месяц сотрудник получает 2,33 дня отпуска. Например, если кто-то из работников увольняется спустя три недели, это время по правилу округления нужно компенсировать.

Пошаговая инструкция по расчёту компенсации

Вот формула, которую используют для расчёта.

Компенсация = дни неиспользованного отпуска х средний дневной заработок (СДЗ).

Разберём, как рассчитать оба множителя.

Как посчитать дни неиспользованного отпуска

Дни считают за всё время с момента трудоустройства по такой формуле.



Количество дней неиспользованного отпуска = (продолжительность ежегодного отпуска : 12 х количество полностью отработанных месяцев) - продолжительность ежегодного отпуска.

Как определить средний дневной заработок (СДЗ)

Формула для среднедневного заработка такая.



СДЗ = заработок за расчётный период : (количество отработанных дней в месяце : количество календарных дней в месяце х 29,3); где 29,3 — среднее количество дней в месяце.

Видно, что СДЗ зависит от расчётного периода. 



Для сотрудников, которые отработали год и более, берут последние 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения. При этом месяц увольнения не входит в период, если работник уволился не в последний календарный день. Так сказано в п. 4 Положения о среднем заработке, Письмо Роструда № 2184-6-1.

Если расчётный период выпадает на декретный отпуск или отпуск по уходу за ребёнком, в расчёт идёт предшествующий календарный год.

Если сотрудник отработал меньше года, в расчёт пойдут все отработанные месяцы с точностью до дня.

Важно знать, какие дни вообще учитывают и не учитывают.



• В расчётный период всегда входят праздники и выходные, поэтому при графике 5/2 в неделе будет семь расчётных дней.
• В расчётный период не входят больничные, использованные дни отпуска и командировки

Вот что входит в заработок за расчётный период.



• В нём учитывают зарплату с надбавками и районным коэффициентом, некоторые премии. Как учитывать премии, сказано в п. 15 Постановления Правительства от 24.12.2007 № 922.
• В расчётный период не включают отпускные и пособия по больничным.

Пример расчёта компенсации при увольнении

У Миши стандартный отпуск — 28 дней. Он устроился на работу 3 февраля 2024 года и увольняется 6 декабря 2024 года. За это время он заработал 1,2 млн рублей и брал семь дней отпуска — с 12-го по 18 августа. Отпускные составили 50 тысяч рублей.

Шаг 1. Определим неиспользованные дни отпуска



Здесь используем правило округления, чтобы определить полностью отработанные месяцы.

Неиспользованные дни отпуска = 28 дней : 12 х 10 месяцев - 7 дней = 16,3 дня.

Шаг 2. Определим расчётный период для СДЗ



Миша отработал меньше года, поэтому считаем с точностью до дня, без правила округления. Для неполных месяцев отработанные дни поделим на календарные и умножим на 29,3.

Расчётный период = 3,03 + 22,68 + 5,67 + 234,4 = 265,78 дня. Округлим до 266.

Шаг 3. Определим СДЗ

Заработок за период — 1,2 млн рублей, потому что отпускные не учитываются.

Средний дневной заработок = 1 200 000 : 266 = 4511,27 рубля.

Шаг 4. Посчитаем компенсацию за неиспользованный отпуск



Умножим среднедневной заработок на оставшиеся дни отпуска.

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении = 4511,27 х 16,3 = 75 533,7 рубля.

Типичные ошибки при расчёте компенсации

Расчёт компенсации — пошаговый процесс, ошибиться можно на любом этапе.

Неправильно рассчитать продолжительность отпуска

Работник может иметь право на отпуск более 28 дней, это надо учитывать. Держите под рукой Трудовой кодекс, а именно ст. 116–119 и ст. 348.10. В них перечислено, сколько дней дополнительного отпуска положено в разных ситуациях.

Если сотрудник работает более года, важно проверить длительность отпуска за весь период, иначе значение исказится. Проверьте приказы о предоставлении отпуска сотруднику, который увольняется.

Нужно проверить и другие документы. Посмотрите, был ли сотрудник отстранён, отсутствовал на работе по неуважительной причине или брал отпуск за свой счёт больше чем на 2 недели. Если увольняется женщина с ребёнком, нужно учитывать год до декретного отпуска, но не брать в расчёт отпуск по уходу.

Когда будете определять месяцы, входящие в расчётный период, важно учитывать правило округления.

Неправильно определить расчётный период

Здесь ошибка может быть в принципе расчёта, поэтому важно помнить, сколько времени сотрудник работал в компании.

Также важно не ошибиться в днях, которые входят в расчётный период, например, выходные и праздники, и те, которые исключаются из него, например, больничные и командировки.

Неправильно рассчитать среднедневной заработок

Важно учитывать, какие выплаты не используются для расчёта, например, оплата больничных и отпускные. Если включить их в расчёт, среднедневной заработок вырастет, поэтому компенсация за неиспользованный отпуск тоже. Вы переплатите её, налоги и страховые взносы.

Отнестись к расчёту невнимательно

Бухгалтер может понимать механизм расчёта, но перепутать порядок или смысл действий в формулах. Сейчас для расчёта используют специальные программы, человеческий фактор всё равно возможен, если вносить данные с опечатками

Особые случаи

Бывают ситуации, когда кроме компенсации сотруднику выплачивают дополнительное пособие. Разберём два случая.

Компенсация при увольнении по соглашению сторон

По соглашению сторон часто увольняют «проблемного» сотрудника, с которым были конфликты. Если у него остался неиспользованный отпуск, компенсация рассчитывается по общим правилам.

Если после этого трудоустройство уволенного превышает один месяц, бывший работодатель должен выплатить:



• СМЗ за второй месяц со дня увольнения; 
• часть СМЗ пропорционально периоду трудоустройства, приходящемуся на этот месяц.

Если трудоустройство занимает больше двух месяцев, СМЗ больше не выплачивается.

Сроки выплаты компенсации после увольнения

Любые компенсации выплачивают в последний рабочий день, то есть в день увольнения. Если сотрудника не было на месте, например, из-за болезни, отдать деньги нужно на следующий день после того, как работник попросит его рассчитать.

Фото на обложке: FotograFFF / Shutterstock / FOTODOM.