Трудно представить бизнес, который не связан с покупкой и продажей товаров. Чтобы оформить перемещение товаров между контрагентами, составляют товарную накладную. Разберём, каким правилам нужно следовать, чтобы её заполнить, использовать в бухгалтерском и налоговом учёте и защититься от рисков, связанных с ошибками в накладной.
Что такое накладная ТОРГ-12
Товарную накладную ТОРГ-12 используют в качестве первичного документа, который подтверждает перемещение товара от продавца к покупателю.
Постановлением Госкомстата № 132 для товарной накладной утверждена единая форма, которая и называется ТОРГ-12. Она содержит все обязательные реквизиты, которые мы обсудим ниже, но закон не обязывает её использовать, поэтому можно добавлять собственные разделы, если этого требует специфика бизнеса. Если разрабатываете свой бланк вместо формы ТОРГ-12, важно внести его в учётную политику.
Мы уже писали на платформе о разных накладных и сравнивали их функции, внешний вид и особенности. Например, если товар продают с НДС, нужно приложить к товарной накладной ТОРГ-12 счёт-фактуру.
Для чего нужна товарная накладная ТОРГ-12
Заполнение ТОРГ-12 помогает решить несколько бухгалтерских и налоговых задач:
- Подтвердить отгрузку товара продавцом — накладная нужна, чтобы списать товар со склада.
- Зафиксировать приёмку товара покупателем — форму ТОРГ-12 нужно заполнить, чтобы оформить поступление.
- Закрыть сделку — подписи в товарной накладной означают, что договорённости выполнены, а стороны не имеют претензий.
- Подтвердить расходы для покупателя и доходы для продавца — форма ТОРГ-12 необходима, чтобы правильно заполнить отчётность и определить сумму налогов для уплаты, получить вычет на входной НДС.
Что написано в товарной накладной ТОРГ-12
В Письме ФНС от 25.11.2014 № ЕД-4-15/24227@ сказано, что товарная накладная включает семь обязательных реквизитов, которые должны быть в первичных документах. Если составляете аналог формы ТОРГ-12, эти реквизиты нужно сохранить.
Саму товарную накладную можно поделить на шесть разделов.
Информация о сторонах сделки: грузоотправителе, грузополучателе, поставщике и плательщике
Грузоотправитель и поставщик могут быть одним и тем же лицом — обычно это продавец товара. Иногда доставкой занимается транспортная компания, и тогда продавец оформляет товарную накладную и передаёт товар подрядчику, а он составляет транспортную накладную и отвечает за сохранность товара в пути. Грузополучателем и плательщиком тоже обычно выступает одно лицо — покупатель.
Основание для сделки
Обычно это договор купли-продажи, поставки, заказ и другие документы, на основе которых формируют накладную ТОРГ-12 для отгрузки продукции.
Информация о накладной
Дата составления — обязательный реквизит формы. Согласно Письму ФНС, номер не входит в список реквизитов, но будет полезно его указать. Номер поможет разобраться в документах, поддерживать порядок и готовить их к проверкам.
Данные о товаре
Их вносят в табличную часть товарной накладной ТОРГ-12. В таблице указывают единицы измерения, количество, массу. Если продавец работает с НДС, нужно заполнить ставку налога, цену с НДС и без него.
Информация о приложениях к накладной
Это сопроводительные документы к товарам: паспорта, сертификаты соответствия, доверенности и так далее.
Подписи и печати участников сделки
Ответственные лица с каждой стороны подписывают накладную ТОРГ-12 и оставляют расшифровку подписи.
Как заполнить накладную ТОРГ-12
Для заполнения товарной накладной ТОРГ-12 есть несколько правил:
- Составить форму можно в бумажном и электронном виде.
- Бумажную накладную создают в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.
- Для заполнения ТОРГ-12 в цифровом виде используют Приказ ФНС России № ММВ-7-10/551@. Готовую накладную подписывают ЭЦП и печатают при необходимости.
- Для налогового и бухучёта используют только оригинал ТОРГ-12.
Разберём правила заполнения формы для товарных накладных на примере шаблона платформы «Курс». Чтобы было удобнее, поделим его на фрагменты.
Шапка формы ТОРГ-12
Грузоотправитель. Напомним, что согласно Письму ФНС от 25.11.2014 № ЕД-4-15/24227@ эта строка может быть не заполнена, так как не входит в список обязательных реквизитов первичной документации. Если продавец является грузоотправителем и поставщиком — не дублируйте информацию.
Если заполняете строку, нужно указать название компании и юридический адрес из ЕГРЮЛ или полное имя ИП и адрес из ЕГРИП, номер телефона и банковские реквизиты.
Структурное подразделение. Строку заполняют, если у продавца есть подразделения, например, центральный офис и представительства.
Грузополучатель. Здесь нужно заполнить данные и реквизиты покупателя.
Поставщик. Указывают перечисленные под строкой реквизиты продавца, можно использовать краткое наименование вместо полного.
Плательщик. Аналогичным образом нужно заполнить данные о покупателе.
Код ОКПО. Это последовательность из восьми или десяти знаков, которую Росстат выдаёт при регистрации ИП или ООО. Код можно узнать с помощью ИНН, если ввести его в сервисе Росстата.
Вид деятельности по ОКДП. Сейчас его заменяет ОКПД2 — общероссийский классификатор продукции. Его можно найти самостоятельно в Приказе Росстандарта № 14-ст или на сайте ЕИС в разделе «Каталог». Введите название товара в поисковую строку и используйте часть кода до дефиса.
Основание. Указывают наименование документа, на основании которого составлена товарная накладная, а справа записывают его номер и дату составления.
Транспортная накладная. Реквизит с номером и датой заполняют, если товар повезёт транспортная компания.
Табличная часть формы ТОРГ-12
Этот раздел включает информацию о предмете сделки — товаре.
Справа от наименования накладной указывают её порядковый номер и дату составления, а затем переходят к таблице.
Графа 1 — порядковый номер, чтобы ориентироваться в бланке товарной накладной ТОРГ-12.
Графа 2 — наименование товара. Можно указать более подробные данные, которые перечислены в ячейке. Важно, что одного артикула в этой графе недостаточно — он не позволит идентифицировать товар. Также нужно убедиться, что наименование товара в форме ТОРГ-12 и основании к ней.
Графа 3 — код из ОКПД2. Он поможет понять, какую ставку НДС нужно применять при продаже конкретного товара.
Графа 4 — название единиц измерения товара, например, штуки.
Графа 5 — код единицы измерения товара по Общероссийскому классификатору единиц измерения, или ОКЕИ. «Штука» имеет код 796.
Графа 6 — вид упаковки товара, например, коробка, ящик, бочка, пакет и так далее.
Графы 7 и 8 — указывают, сколько товаров вмещает одно грузоместо и сколько всего грузомест будет занято.
Графы 9 и 10 — масса товара с учётом упаковки и без неё, то есть брутто и нетто соответственно.
Графа 11 — цена за единицу товара.
Графа 12 — сумма за весь товар в строке, без учёта НДС. Нужно перемножить количество товара на цену за единицу.
Графа 13 — ставка НДС. Существует три ставки налога: 0, 10 и 20%.
Графа 14 — размер НДС, учитывая ставку.
Графа 15 — сумма стоимости за весь товар в строке, с учётом НДС.
Итого — суммируют соответствующие значения в строках.
Нижняя часть формы ТОРГ-12
Переходим к последней части заполнения товарной накладной ТОРГ-12. Она включает часть информации о товаре, сопроводительных документах и данные об ответственных лицах.
Имеет приложение — нужно указать количество листов в накладной.
И содержит — прописью указывают, сколько порядковых номеров в графе 1, то есть сколько позиций с товарами содержит форма ТОРГ-12.
«Всего мест», «Масса груза (нетто)», «Масса груза (брутто)» — нужно взять итоговое количество мест из графы 8 и указать прописью, аналогично заполнить данные о массе товара без упаковки — итоговое число из графы 10, а ещё и в упаковке соответственно — графа 9.
«Приложение (паспорта, сертификаты)» — нужно указать, сколько листов включают сертификаты качества, паспорта изделий и другие сопроводительные документы.
«Всего отпущено на сумму» — указывают итоговое число из графы 15, копейки пишут цифрами.
«Отпуск разрешил», «Главный (старший) бухгалтер», «Отпуск груза произвёл», «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель» — должность, подпись и расшифровка подписи указанных ответственных лиц. Каждая сторона ставит дату — отгрузки и приёмки соответственно.
Если какое-то ответственное лицо заменяет представитель, в строке «По доверенности» указывают её номер и дату, а также кем и кому она выдана.
В форме товарной накладной предусмотрено место для печати. Можно её не ставить, если печать не используется в компании. Однако, если у сторон есть печати, а договор подразумевает их использование, оттиск обязательно поставить.
Возможные ошибки при заполнении накладной ТОРГ-12
Несоответствие в датах
Первая дата — обязательный реквизит ТОРГ-12, поэтому без неё не обойтись.
Ошибки в заполнении участников сделки
Мы уже разобрали, что в ТОРГ-12 могут быть указаны четыре участника сделки, но не всегда это одни и те же ИП или компании. Поэтому могут встречаться ошибки в наименовании сторон и реквизитах.
Как себя защитить
Ошибки при заполнении информации о товаре
Здесь может быть сколько угодно недочётов: расхождения артикулов в накладной и спецификации к договору, неправильное количество и стоимость товаров и так далее. Если вы заполняете счёт-фактуру или заменяете её УПД, важно, чтобы данные в ТОРГ-12 и этих документах совпадали.
Как себя защитить
Сравнивать сопроводительные документы и товарную накладную. Ошибки лучше всего исправлять на месте.
Отсутствие подписей ответственных лиц
Подписи при заполнении накладной ТОРГ-12 ставить обязательно, без них документ не имеет силы.
Как себя защитить
Попросите контрагента поставить недостающие подписи и указать должности сотрудников. Возможны трудности, если стороны сделки находятся в разных городах. Например, вы отправите товарную накладную покупателю, и в это время она понадобится налоговой. За отсутствие первички предусмотрен штраф 10 000 рублей на организацию и 5000–10 000 рублей на должностное лицо. А ещё ФНС может отказать в учёте расходов, вычете НДС и начислить пеню.
Как исправить товарную накладную
Не всю первичную документацию можно исправлять. Например, расходный кассовый ордер придётся уничтожить и создать новый. Для других видов первички есть правила, которые помогают сделать всё правильно. Они содержатся в Приказе Минфина России № 62н. Как вносить исправления, написано в разделе 3.
Бумажные накладные ТОРГ-12
Электронные накладные ТОРГ-12
Чтобы составить накладную ТОРГ-12, нужно быть внимательным и следовать правилам работы с первичными документами. Это поможет сохранить отношения с контрагентами, подтвердить доходы и расходы и избежать проблем с налоговой.
Фото на обложке: dusanpetkovic / Getty Images
