Управленческий учёт — инструмент, который помогает предпринимателям контролировать бизнес-процессы и принимать действительно эффективные решения, основываясь на отчётах и аналитических данных, а не на интуиции.
По сути, управленческий учёт нужен, чтобы найти баланс между гибкостью бизнеса и жёстким контролем над всеми процессами и в конечном итоге привести компанию к ощутимой прибыли.
Давайте разбираться, как вести управленческий учёт, зачем он нужен, кто должен им заниматься и какие первые шаги нужно сделать, если вы всё же решили вести управленческую отчётность.
Что собой представляет управленческий учёт
Управленческий учёт — это система данных, которая даёт представление о том, как развивается бизнес. Управленческий учёт нужен, чтобы анализировать прошлые и текущие результаты и принимать на их основе верные решения.
Далеко не каждой компании нужно вести управленческий учёт — есть бизнесмены, которые прекрасно обходятся без него. Однако если вы хотите расти, оптимизировать затраты и работать более эффективно, без учёта не обойтись. Хотя и небольшим компаниям на старте работы управленческий учёт может пригодиться — например, чтобы предупреждать кассовый разрыв и чётко понимать, куда уходят деньги. Решение, нужно ли внедрять управленческий учёт или нет, обычно принимает собственник. Если его устраивает размер прибыли, а информации о финансовом состоянии компании достаточно, можно оставить всё как есть, и не тратиться на ведение новых отчётов.
При этом виды и методы управленческого учёта напрямую зависят от масштабов компании. Чем крупнее компания, тем больше процессов происходит внутри неё, и тем больше данных нужно собирать. А значит, организация управленческого учёта потребует больше сил и денег.
Но на самом деле, возможности управленческого учёта гораздо шире, и узнать из отчётности можно куда больше. Более того, управленческий учёт можно полностью настраивать под себя, добавляя туда лишь те показатели, которые вам важно отслеживать.
Объекты управленческого учёта
Объектами управленческого учёта считаются все операции, которые так или иначе влияют на прибыль.
Объекты можно и нужно детализировать — то есть внутри одного объекта рассматривать несколько более мелких. Как именно детализировать — зависит от особенностей бизнеса. Например, если вы производите какой-то стандартный товар, важно понимать, сколько денег вы тратите на производство одной единицы продукции и сколько прибыли получаете с продажи. А если же вы выпускаете что-то уникальное, то анализировать нужно каждый заказ отдельно: только так можно понять, заработали ли вы на этом заказе или ушли в минус.
Виды управленческого учёта
Видов управленческого учёта довольно много. Рассмотрим те, что используются в компаниях чаще других.
Какой учёт нужен вам — зависит от того, зачем управленческий учёт вам в принципе нужен. Подробнее о том, какие цели могут быть, вы узнаете в пошаговом плане внедрения управленческого учёта.
Кто занимается управленческим учётом
На старте работы отдельный сотрудник для управления финансами обычно не нужен: объём данных, с которыми нужно работать, небольшой, внутренних процессов также немного. Поэтому первое время управленческим учётом могут заниматься бухгалтер или собственник.
Но при росте компании совмещать ведение управленческого учёта с основными обязанностями становится сложно. Например, бухгалтер отвечает за уплату налогов, проведение платежей, начисление зарплаты, обязательную отчётность. Если у него не будет хватать времени на эти задачи из-за дополнительной нагрузки, связанной с управленческим учётом, качество его работы снизится, и компания понесёт убытки.
Поэтому многие компании на определённом этапе развития нанимают для этой задачи отдельного сотрудника — финансового директора. Поручив управленческий учёт ему, можно быть уверенным в том, что учёт будет вестись качественно, подробно и именно так, как нужно собственнику. Но важно соотносить стоимость найма финдиректора и количество денег у компании. Если компания едва зарабатывает, расходы на сотрудника вряд ли окупятся.
Пошаговый план внедрения управленческого учёта
Организация управленческого учёта — не самая простая задача, особенно если вы не финансист и раньше никогда учётом не занимались. Поэтому мы составили алгоритм: он поможет вам на первых этапах ничего не забыть и разобраться, что к чему.
Шаг 1. Сформулируйте цели
Основная цель управленческого учёта — иметь под рукой подробную и объективную информацию о состоянии бизнеса, на основании которой собственники и руководители могут принимать решения. Но если эту цель конкретизировать, то становится ясно, что целей в действительности может быть много — и для разных компаний они свои, в зависимости от того, какую именно задачу нужно решить.
Шаг 2. Определите, какие данные хотите анализировать
Идею вести управленческий учёт легко забросить, если сразу попытаться анализировать всё, что происходит в бизнесе. Помните про цели: от них напрямую зависит, какие данные для вас приоритетны. С них и начинайте наблюдение.
Например, вы однажды попали в кассовый разрыв и не хотите, чтобы это повторилось. В этом случае стоит внедрить платёжный календарь, в котором будет наглядно видно, когда вы должны заплатить, сколько и кому.
Или вы понимаете, что у вас слишком много расходов и пора их оптимизировать — но совершенно не представляете, какие расходы можно сократить, а какие нет. Значит, вам нужно начать учитывать, на что конкретно вы тратите деньги в разрезе по статьям — расходы на зарплаты, офис, закупку товаров, логистику и др. Так вы можете увидеть, что слишком много денег тратите на поездки на склад — и принять решение перевезти склад поближе, тем самым сэкономив на бензине и амортизации машины. И здесь на помощь придёт отчёт о движении денежных средств.
Шаг 3. Утвердите форму отчётности
По умолчанию в управленческий учёт входят три отчёта: отчёт о прибылях и убытках, отчёт о движении денежных средств и баланс.
Отчёт ДДС или Cash Flow (от англ. cash flow, «денежный поток») — это отчёт о движении денежных средств в наличной и безналичной формах. Отчёт покажет вам, куда вы тратите деньги и откуда их получаете, что необходимо как небольшим компаниям, так и крупным. В нём отображаются все приходные и расходные операции, но не сплошным сводом цифр, а в разрезе по периодам и разделам, а также в виде итоговых показателей за день, месяц и квартал.
Отчёт о прибылях и убытках, он же ОПиУ или отчёт P&L (Profit and Loss Statement), — это таблица со списком статей доходов и расходов, формирующихся в процессе ведения деятельности. В сумме расходы и доходы дают финансовый результат — чистую прибыль или убыток за отчётный период. С помощью этого отчёта вы можете в динамике анализировать реальные прибыль и убыток, находить как неэффективные виды деятельности, бесполезно расходующие ресурсы, так и прибыльные, на которых стоит сфокусироваться.
Баланс — самый редко используемый в небольшом бизнесе отчёт, самый сложный, но при этом недооценённый. Он отражает устойчивость бизнеса. Сам по себе он недостаточно информативен, но вместе с ДДС и ОПиУ баланс становится чем-то вроде медицинской карты, которая рассказывает о здоровье бизнеса. Смотря в баланс, можно понять, на чьи деньги развивается бизнес — ваши или чужие, сколько денег вы должны и можете ли вернуть долг, развивается бизнес за счёт прибыли или кредитных обязательств.
Единой формы отчётов нет — каждая компания сама решает, как их вести. Главное — отчёты должны быть удобны и тем, кто их составляет, и тем, кто получает из них данные. Но утвердить форму на уровне компании стоит до того, как вы начнёте собирать данные. Если менять шаблон уже в процессе, какие-то данные потеряются или могут не совпасть, и отчёты будут неинформативны.
Шаг 4. Выберите методы и инструменты
От выбора методов и инструментов управленческого учёта зависит, будете ли вы действительно решать какие-то задачи или же вести учёт «чтобы было».
Ключевой инструмент управленческого учёта — финансовая модель. Это таблица, которая включает в себя все три отчёта — ДДС, ОПиУ и баланс, — и показывает состояние бизнеса в целом, с учётом данных всех отчётов. Её составляют на длительный период — год или больше. Основная задача финмодели — показывать, что именно влияет на прибыль, и прогнозировать, что произойдёт при принятии того или иного решения. Например, можно оценить, сколько денег заработает компания, если увеличить наценку на 5%. Или как скажется на прибыли введение системы лояльности.
Один из основных используемых методов — бюджетирование, то есть планирование бюджета на какой-то период во избежание кассовых разрывов и для лучшего контроля за расходами. Суть бюджетирования в том, что предстоящие доходы и расходы определяются заранее, и ресурсы внутри компании распределяются с учётом составленного плана. При этом бюджет компании можно рассматривать как в целом, так и в разрезе по конкретным направлениям или продуктам. В этом случае общий бюджет складывается из нескольких, за каждый из которых отвечают руководители направлений.
Определение точки безубыточности — ещё один метод, который позволяет понять, сколько минимально компания должна заработать, чтобы выйти в ноль. Определять точку безубыточности необходимо: без этого вы не поймёте, сколько товара вам нужно произвести или сколько услуг оказать, чтобы доходы перекрыли расходы.
В управленческом учёте также используется метод расчёта затрат — то есть определения стоимости всех ресурсов, необходимых для производства. Затраты могут быть как постоянными (аренда помещения, коммунальные расходы, зарплаты), так и переменными (стоимость сырья, электроэнергия, логистика).
Вас никто не ограничивает в выборе методов — вы можете использовать какой-то конкретный или несколько в любой комбинации. Всё зависит от специфики вашего бизнеса, а также от задач, которые вы хотите решить.
Шаг 5. Зафиксируйте требования к ведению учёта
Для всех, кто ведёт управленческий учёт, должны действовать единые требования к сбору информации. Если информация будет собираться каждый раз по-разному, данные могут оказаться недостоверными, и принимать решения на их основе не получится.
Шаг 6. Начните анализировать данные
После того как вы всё подготовили к ведению учёта, пора приступать к сбору и анализу данных.
Например, в прошлом году вы запустили новый продукт и начали продвигать его в интернете. А сейчас внедрили отчёт о прибылях и убытках, в который внесли финансовые результаты года. Теперь вы можете оценить, окупились ли расходы на продвижение? Если нет, вы увидите это наглядно, в цифрах, и сможете подумать над тем, что можно исправить: например, изменить стратегию продвижения, сменить рекламные каналы и скорректировать позиционирование продукта на рынке.
Основная цель любого управленческого отчёта — помочь вам принимать информированные решения. Подумайте, какие решения вы принимаете на регулярной основе, и какие данные вам в этом помогут — с них и начинайте анализ.
Вполне вероятно, что в процессе анализа информации вы поймёте, что каких-то данных не хватает, или форма сбора информации не слишком удобна. Это нормально: любой отчёт — живой документ, который может и должен подстраиваться под ваши задачи. Но если отчётом пользуетесь не только вы, не забудьте сообщить всем ответственным об изменениях, чтобы они точно понимали, что изменилось и как работать с обновлённым отчётом.
Проблемы при внедрении управленческого учёта
Ниже мы собрали три популярные ошибки предпринимателей, которые только начинают вести управленческий учёт, чтобы вы знали, чему уделить внимание.
На рынке есть сразу несколько сервисов, облегчающих ведение управленческого учёта. Есть как бесплатные — например, «Мой склад» на самом простом тарифе, — так и платные: «ПланФакт», «Финансист», «Финолог», «Финтабло». Функциональность платных сервисов шире, и у всех них есть бесплатный пробный период: можно потестировать каждый и выбрать тот, что лучше всего подойдёт по соотношению цены и набора функций.
