Сотрудники, которые работают по трудовым договорам, имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Так сказано в Трудовом кодексе РФ, который регулирует почти всё, что связано с отпускными. Есть и другие нормативные документы, которые нужно иметь в виду, чтобы правильно их рассчитывать и вовремя платить.
Разберём, когда можно отправить работника в отпуск, пошагово рассчитаем сумму для разных ситуаций и расскажем, что будет с работодателем, который нарушает закон.
Что такое отпускные
Отпускные — это денежная компенсация в связи с уходом в отпуск, которая соответствует размеру средней зарплаты за период отдыха.
По ст. 115 ТК РФ продолжительность основного отпуска составляет 28 календарных дней, включая субботу и воскресенье.
Работающие инвалиды отдыхают не менее 30 календарных дней, а для некоторых категорий работников предусмотрены дополнительные дни.
Если трудовой договор заключён на определённый срок, сотруднику тоже положен отпуск. Минимальный срок трудового договора — два месяца. За этот период можно получить два рабочих дня для отдыха за каждый месяц работы, то есть уйти в отпуск на субботу и воскресенье не получится. Это сказано в ст. 291 ТК РФ.
Когда сотрудник может взять отпуск
По общему правилу пойти в отпуск впервые за год можно после шести месяцев непрерывной работы в компании.
Из этого правила есть исключения: согласно ст. 122 ТК РФ, несовершеннолетние, беременные, женщины сразу после декрета и сотрудники, которые усыновили ребёнка младше трёх месяцев, могут почти в досрочный отпуск. Для этого им нужно написать заявление.
Основной отпуск можно поделить на несколько частей, но важно, чтобы одна из них была минимум 14 дней. Так ст. 125 ТК РФ защищает работодателей от желания сотрудников дробить отпуск и отдыхать только в выходные и нерабочие дни — за них обычно не платят, но можно было бы не работать и получать отпускные.
Во второй и последующие годы работники могут брать отпуск в любое время — для этого в конце текущего года составляют график отпусков на следующий год.
Бывает, что сотрудник работал в одной компании, сходил в отпуск, потом уволился и устроился на другое место. Может получиться, что у нового работодателя он отработал меньше шести месяцев. В этом случае внеочередной отпуск возможен по договорённости с руководителем.
Во время испытательного срока работник тоже может пойти в отпуск, но тогда испытание продлится на количество дней отдыха.
Сроки выплаты отпускных в 2025 году
Согласно ст. 136 ТК РФ, работодатель обязан перевести деньги не позднее чем за три полных календарных дня до начала отпуска. Если он начинается в понедельник, к утру пятницы сотруднику выплачивают отпускные. Есть риск, что они придут только к вечеру, и, строго говоря, это нарушает трудовое законодательство. По этой причине лучше перестраховаться и заплатить минимум за четыре дня или раньше.
Если крайний срок выплаты приходится на выходной или нерабочий день, перевести отпускные нужно в последний рабочий день перед ним.
Представим, что сотрудник идёт в отпуск с понедельника — 12 мая 2025 года. Вы могли бы перечислить деньги в четверг или пятницу, но в 2025 году эти дни выпадают на 8–9 мая и будут нерабочими. Поэтому отпускные должны быть у работника не позже среды, 7 мая.
Когда сотрудник увольняется, но не использовал право на отпуск, отпускные нужно выплатить в последний рабочий день вместе с зарплатой. Если в этот день работника не было на месте, перевести деньги нужно не позднее одного дня после того, как он подаст требование о расчёте.
Срок выплаты при внеплановом отпуске
В жизни случаются непредвиденные ситуации, и внеплановый отпуск — стресс для работодателя: отпускные нужно успеть рассчитать и перевести. Если осталось меньше трёх дней, можно взять письменное согласие сотрудника на перевод денег с опозданием. Это защитит вас от трудовых споров, но заплатить всё равно придётся не только отпускные.
Срок выплаты в этом случае такой же, как при отпуске по графику — не позднее трёх календарных дней.
При нарушении срока выплаты отпускных работодатель обязан компенсировать опоздание, даже если он не уложился не по своей вине. Чтобы определить размер компенсации за один день опоздания, нужно умножить сумму отпускных на 1/150 текущей ставки Центробанка.
Например, сотрудник должен получить 100 тысяч рублей за отпуск. Ключевая ставка равна 21%, и работодатель перевёл деньги на пять дней позже. Размер компенсации составит 700 рублей: 100 000 х 1/150 х 21% х 5.
Кажется, что это немного, но отпускные и компенсация облагаются налогом и взносами. Поэтому платить даже такую сумму может быть накладно, особенно если внеплановые отпуска случаются регулярно.
Как рассчитать отпускные в 2025 году
Самая простая формула для расчёта:
Размер отпускных = зарплата / среднее количество календарных дней в месяце х количество календарных дней отпуска.
Например, сотрудник зарабатывает 100 тысяч рублей в месяц и берёт отпуск на 14 дней. Среднее количество рабочих дней — 29,3; это число используется всегда. Вот размер отпускных: 100 000 / 29,3 х 14 = 47 781, 57 рубля. Это чуть меньше суммы, которую начислили бы за работу в эти дни.
Эта формула больше подходит сотрудникам, потому что помогает примерно представить сумму отпускных.
Специалисты пользуются более сложным и точным способом. Для этого нужно знать средний дневной заработок.
При определении размера отпускных не учитывают пособия, больничные, матпомощь, компенсационные и командировочные выплаты, потому что они не входят в систему оплаты труда.
Поэтому точная формула для расчёта отпускных такая: отпускные = средний дневной заработок х количество дней отпуска.
Пошаговая инструкция для расчёта отпускных
Правильно определить сумму помогут четыре последовательных шага. Учитывая специальные сервисы для кадрового и бухгалтерского учёта, вряд ли специалист будет считать вручную. Если вы занимаетесь выплатой отпускных самостоятельно, важно понимать, из чего они складываются.
Шаг 1. Определить расчётный период
В общем случае расчётным периодом называют 12 календарных месяцев перед месяцем отпуска с первого по последнее число. Фактически он зависит от того, сколько сотрудник работает у вас.
Если сотрудник отработал больше года, учитывают последние 12 месяцев.
Например, Оля работает уже три года и идёт в очередной отпуск 10 марта 2025 года. Для расчёта нужно учесть период с 1 марта 2024 года по 29 февраля 2025 года.
Таким же способом определяют период, если отпуск начался в одном году, а закончился в следующем. Если бы Оля собралась отдыхать с 23 декабря 2024 года, расчётный период учитывался бы с 1 декабря 2023 года по 30 ноября 2024 года.
Если сотрудник работает неполный год, учитывают всё время со дня трудоустройства.
Представим, что Вика работает с 28 ноября 2024 года, а в отпуск идёт 24 марта 2025 года. Значит, расчётный период — с 28 ноября 2024 года по 28 февраля 2025 года.
Шаг 2. Определить число отработанных дней в расчётном периоде
Возможны три ситуации: когда период отработан полностью, частично или в нём нет отработанных дней.
Ситуация 1: полная отработка
Количество отработанных дней в периоде без пропусков = число отработанных календарных месяцев х 29,3.
Вернёмся к примеру с Олей. Представим, что она не брала отпуск и работала каждый день во всех месяцах. Количество дней = 12 х 29,3 = 351,6.
Ситуация 2: период отработан не полностью
Мы уже перечисляли выплаты, которые учитываются в расчётном периоде и не используются для расчётов. Например, при определении отпускных не используют время, когда сотрудник был в командировке, декрете, отпуске по уходу за ребёнком или за свой счёт.
Полный список всех выплат и периодов перечислен в п. 2 и п. 5 Постановления Правительства № 922 от 24 декабря 2007 года.
Премии учитываются особым образом. Используют те, которые предусмотрены договором или другим локальным актом и выплачены за труд, а не в честь юбилея компании. Подробнее о правилах сказано в п. 15 того же Постановления.
Отработанные дни в периоде с исключениями = 29,3 × полностью отработанные месяцы + дни в не полностью отработанных месяцах.
Дни в неполных месяцах = (число дней в месяце - число неотработанных дней) / число дней в месяце х 29,3.
Рассчитаем отработанные дни для Вики. Она частично отработала ноябрь и полностью — три месяца: декабрь, январь и февраль.
- Количество дней ноября = (30 - 27) / 30 х 29,3 = 2,93 дня.
- Отработанные дни за весь период = 29,3 х 3 + 2,93 = 90,83 дня.
Ситуация 3: в расчётном периоде нет отработанных дней
Так может получиться, если в периоде исключаются все дни, а сдвинуть его некуда. Например, сотрудник долго был на больничном, в отпуске по беременности, родам и уходу за ребёнком и так далее.
В этом случае никакие формулы не используют и сразу определяют средний заработок.
Представим, что Женя устроился на работу пять месяцев назад. За это время он дважды был в командировке, но потом сломал ногу и долго был на больничном. Теперь ему нужно срочно уйти в отпуск, но расчётный период некуда сдвигать. Поэтому отпускные Жени зависят от оклада.
Шаг 3. Рассчитать средний дневной заработок за период
Средний дневной заработок = начисленный заработок за расчётный период / отработанные дни.
Ситуация 1: полная отработка
Вернёмся к Оле.
Например, ей с марта 2023 года по февраль 2024 года за 351,6 отработанных дня ей начислили 1,2 млн рублей.
Средний заработок Оли = 1 200 000 / 351,6 = 3412,97 рубля.
Ситуация 2: период отработан не полностью
На очереди пример с Викой.
Представим, что за 90,83 отработанных дня с 28 ноября 2024 года по 28 февраля 2025 года ей начислили 800 тысяч рублей.
Средний заработок Вики = 800 000 / 90,83 = 8807,66 рубля.
Ситуация 3: в расчётном периоде нет отработанных дней
Средний дневной заработок = оклад / 29,3.
Вспомним Женю, который ездил в командировки и болел. Например, его оклад — 80 000 рублей.
Средний заработок Жени = 80 000 / 29,3 = 2730,38 рубля.
Шаг 4. Наконец посчитать отпускные
Используем формулу, которую упоминали выше.
Отпускные = средний дневной заработок х количество дней отпуска.
Представим, что каждый сотрудник идёт в отпуск на 14 дней.
Отпускные Оли = 3412,9 х 14 = 47 780,6 рубля.
Отпускные Вики = 8807,66 х 14 = 123 307,24 рубля.
Отпускные Жени = 2730,38 х 14 = 38 225,32 рубля.
Что будет, если не выплатить отпускные
Если руководитель задерживает или не платит отпускные, предусмотрены следующие последствия.
Работодатель будет обязан выплатить компенсацию за задержку
Мы обсудили и рассчитали её в разделе выше и выяснили, что это всегда дополнительная налоговая нагрузка для ИП и компаний.
Работодатель понесёт административную ответственность
Задержка и отсутствие любых выплат, которые положены сотруднику, считаются нарушением пп. 6–7 ст. 5.27 КоАП РФ.
Работодатель попадёт в «Чёрный список»
Это официальный реестр, в который с 1 января 2025 года попадают ИП и компании, нарушающие трудовое законодательство. Список ведёт Роструд, и данные в нём хранятся в течение года.
Работодатель понесёт материальную ответственность
Если сотрудник обратится в трудовую инспекцию или в суд, работодателя не только внесут в «Чёрный список», но и заплатит компенсацию за моральный ущерб.
Фото на обложке: Westend61 / Getty Images.
