Если вы руководите компанией или ИП и используете для расчётов наличные — эта статья для вас. Покажем, как правильно заполнить ордер, дадим образец бланка, который можно распечатать и сразу применять, и убережём от ошибок, которые приводят к штрафам.
Зачем нужен расходный кассовый ордер
Расходный кассовый ордер — первичный бухгалтерский документ, который используют при работе с наличными — во время кассовых операций. Расходный ордер также называют расходником или РКО и составляют, когда нужно выдать деньги сотруднику или представителю контрагента.
Деньги можно выдавать на разные цели: сотрудник может получить средства под отчёт, командировочные, матпомощь или зарплату, а представитель контрагента — плату за аренду, партию товара или сырьё.
Важно помнить о лимите наличных расчётов между юрлицами и ИП по одному договору. Согласно п.4 Указания Центробанка № 5348-У, сумма не должна превышать 100 тысяч рублей. Если она больше, нужно использовать безналичную оплату.
Кассовые ордера позволяют бизнесу подтвердить доходы и расходы, чтобы снизить налоговую нагрузку и отчитаться перед ФНС.
Оформление приходных и расходных кассовых ордеров относится к бухгалтерскому учёту, но использовать эти документы нужно не всем. Банк России составил Указание № 3210-У, в котором прописано, как оформлять кассовые операции. В нём сказано, что юрлица на любой системе налогообложения обязаны вести учёт операций, а малый бизнес и ИП могут делать это в упрощённом порядке, например, не устанавливать лимит для остатка наличных и не составлять РКО. Однако это не значит, что фиксировать операции с наличными вообще не нужно:
Компании и ИП, которые ведут кассовый учёт, должны заполнять кассовую документацию:
- приходные и расходные ордера;
- кассовую книгу;
- внутренние документы, например, положение о ведении кассовых операций;
- дополнительные документы, например, расчётно-платёжную ведомость для сотрудников.
Порядок оформления РКО
Обычно расходный ордер оформляет главный бухгалтер, бухгалтер или кассир. Если этих сотрудников нет, составлять и подписывать РКО может руководитель организации или ИП. Правила оформления нужно закрепить во внутреннем документе — положении о ведении кассовых операций.
Кассир работает непосредственно с получателями денег, наличными и проверяет документы, которые нужны, чтобы выдать деньги из кассы.
Чтобы разобрать, как происходит работа с расходным кассовым ордером, поделим процесс на три этапа: до выдачи денег, во время и после.
Этап 1. Проверить документы до выдачи денег
Если деньги получает работник, он показывает кассиру паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. Выдать наличные можно только штатному сотруднику.
Если за деньгами пришёл представитель контрагента, у него должна быть доверенность. Для однократной операции подойдёт разовая доверенность, для регулярных случаев специальная. Больше о доверенности и её видах мы писали на платформе.
Этап 2. Изучить ордер и основание и выдать деньги
Получатель показывает кассиру РКО. На расходном ордере должна быть подпись руководителя, главного или обычного бухгалтера либо другого должностного лица. Если РКО бумажный, кассир сверяет подпись в образце и в документе. Когда ордер составляет руководитель, он ставит только свою подпись. Также нужно убедиться, чтобы суммы цифрами и прописью совпадают.
В расходном ордере должно быть основание для выдачи денег, например, договор аренды, внутреннее распоряжение или приказ. Эти документы кассир тоже проверяет.
Если всё оформлено верно, кассир пересчитывает деньги при получателе и передаёт ему. Нужно ещё раз пересчитать и подписать расходный кассовый ордер. После этого уже нельзя утверждать, что выдана меньшая сумма.
Этап 3. Оформить кассовые документы
Кассир ставит подпись в расходном кассовом ордере. Также можно сохранить копию доверенности, но это необязательно.
В течение дня данные по всем расходным кассовым ордерам нужно вносить в кассовую книгу. Для неё есть установленная форма № КО-4. Её заполняют в бумажном или электронном виде, но можно распечатать, если понадобится.
В конце дня кассир печатает два одинаковых заполненных листа книги: один остаётся в кассе, а ко второму нужно подшить все ордера и передать в бухгалтерию для отчётности.
Как заполнить расходный кассовый ордер
Заполнением расходного кассового ордера занимается руководитель или сотрудник с соответствующими полномочиями. РКО оформляют в бумажном виде — заполняют от руки или печатают составленный на компьютере. Можно вести электронный документооборот, но тогда у всех, кто подписывает ордер, должна быть электронная цифровая подпись.
Для расходного кассового ордера разработана форма № КО-2. Разберём, по каким правилам её заполняют.
Приказ Минфина № 94н от 31 октября 2000 года с кодами для записи операций по бухгалтерским счетам. Мы уже разбирались с кодами в статье про отчёт по эквайрингу — вы можете взять её за основу, чтобы посмотреть коды, которые понадобятся для работы с безналичными расчётами.
На расходном кассовом ордере не ставят печати и штампы, потому что это не требуется по правилам Центробанка, но делать это не запрещено.
Если в бумажном ордере ошибка, исправлять её нельзя. Бланк нужно уничтожить и составить новый. Электронную версию можно исправлять до того, как она подписана.
Сколько хранить расходные кассовые ордера
За хранение РКО отвечает руководитель. Он должен организовать архив. Желательно, чтобы это было помещение с железной дверью, в котором документация находится в стеллажах или шкафах.
По правилам бухучёта, которые регламентированы ФЗ-402, бухгалтерская и финансовая отчётность должна храниться в течение пяти лет. Причём отсчёт начинают со следующего года. Получается, что кассовые ордера от января 2025 года должны лежать в архиве до конца 2030 года.
Если нет возможности организовать хранение документов на своей территории, можно обратиться в компанию, которая оказывает такие услуги.
Ответственность за неправильное оформление РКО
За ошибки в ордерах, отсутствие РКО и нарушенный порядок и сроки хранения документов предусмотрены штрафы. Они могут распространяться на компанию и на должностное лицо.
Первое нарушение — отсутствие РКО. Оно считается грубым, потому что ФНС труднее достоверно отследить доходы и расходы. Из-за этого компания незаконно может отчислять меньше налогов. Размер штрафа зависит от продолжительности нарушения и определяется ст. 120 НК РФ:
- Если РКО не оформляли в течение одного налогового периода — штраф на компанию составит до 10 000 рублей.
- Если нарушение длилось более одного налогового периода — штраф до 30 000 рублей.
- Если из-за отсутствия ордеров компания платила меньше налогов, то штраф составит 20% от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.
Вот какая ответственность ждёт должностных лиц, например, руководителя и главного бухгалтера:
- Если нарушить правила хранения кассовых документов — штраф от двух до трёх тысяч рублей, согласно ст. 15.11 КоАП РФ.
- Если не предоставить РКО во время налоговой проверки — штраф от 300 до 500 рублей, согласно ст. 15.6 КоАП РФ.
Фото на обложке: Moon Safari / Getty Images
