Вы передали товар клиенту, приняли работу от заказчика, а что дальше? Нужно составить один или несколько документов. Разбираем, какие именно документы понадобятся, зачем они нужны и как всё оформить.
Документ, подтверждающий заключение сделки
Всё начинается с договора, в котором стороны описывают свои намерения и условия сотрудничества. Для него нет унифицированной, то есть законодательно закреплённой формы, поэтому можно использовать образцы типовых договоров, например, шаблоны платформы «Курс».
Составлять договор не обязательно, потому что он подтверждает намерения, а не выполнение сделки. Однако этот документ полезен, когда кто-то из сторон не выполняет обязательства: письменный договор обладает юридической силой, если правильно составлен, и может пригодиться в суде.
Разберём, как составить договор, на примере договора поставки.
Информация о договоре. В шапке указывают название, например, «Договор поставки» и порядковый номер. Ниже ставят дату заключения договора.
Данные об участниках сделки. Описывают контрагентов: наименование компании или инициалы ИП для продавца и покупателя, а также представителей обеих сторон.
Предмет договора — основная часть, которая поясняет, ради чего составили документ. Например, «Компания “Альфа” обязуется поставить оборудование в течение установленного срока. Компания “Бета” оплатит его в течение оговорённого периода».
Стоимость договора и порядок расчётов. Здесь указывают стоимость товара, дополнительно пишут ставку и сумму НДС или указывают, что товар НДС не облагается. В этом же разделе описывают, как оплатить товар: есть ли аванс, сколько времени у покупателя, чтобы рассчитаться и так далее.
Порядок поставки. Прописывают сроки поставки, требования к упаковке, чьими силами происходит доставка, указывают условия проверки и приёмки товара.
Гарантии. В этом разделе фиксируют договорённости по гарантийному сроку, гарантийному обслуживанию и способу указать на бракованный товар.
Ответственность сторон. Обговаривают последствия, если продавец нарушит срок поставки, а покупатель не оплатит вовремя товар, указывают размер и срок уплаты неустойки.
Обстоятельства непреодолимой силы. Здесь прописывают отказ от ответственности, если продавец или покупатель не выполнит обязательства из-за непредвиденной ситуации. Их список нужно утвердить: обычно в него включают пожары, наводнения и другие стихийные бедствия. Также здесь прописывают, как сообщить контрагенту о форс-мажоре и вернуться к выполнению договора.
Прочие условия. Этот раздел нужен, чтобы зафиксировать другие важные нюансы, например, как внести дополнения в договор, решать споры и так далее.
Срок действия. Указывают, когда договор вступает в силу и прекращает действовать.
Приложения. Это дополнительные документы, которые имеют значение для договора: спецификация товаров, график платежей, дополнительные соглашения и так далее.
Подписи сторон. Покупатель и продавец подписывают договор и ставят свои инициалы.
Документы для подтверждения продаж или оказания услуг
В зависимости от вида сделки документы могут отличаться. Если вы продали товар, то нужно составить товарную накладную. В некоторых случаях дополнительно необходима счёт-фактура. Оба эти документа может заменить один — универсальный передаточный документ. Мы разберём его ниже.
Если вы заключали договор подряда или оказания услуг, то сделку подтвердит соответствующий акт.
Документы, которые подтверждают выполнение сделки, относятся к первичным, потому что они имеют экономическое значение для бизнеса и значимы для налогового и бухучёта. А ещё эти документы называют закрывающими: когда стороны подписывают акт приёма-передачи или накладную, это означает, что у них нет претензий друг к другу, а обязательства выполнены.
Во всех первичных документах должно быть семь обязательных реквизитов. Они перечислены в Письмо ФНС ЕД-4-15/24227@:
Товарная накладная
Это первичный закрывающий документ, который продавец составляет при передаче товара покупателю. Для накладной утверждена форма ТОРГ-12, но можно использовать свою, если включить в неё обязательные реквизиты первички.
Кроме единых обязательных реквизитов, товарная накладная содержит и другие данные: о сторонах сделки, о товаре, о приложениях к документу, например, сертификатах качества.
Накладную составляют в двух экземплярах, для продавца и покупателя. Можно оформить документ в бумажном виде или в электронном, но для цифрового варианта используют Приказ ФНС России № ММВ-7-10/551@ и подписывают его ЭЦП. Для бухгалтерского учёта и налоговой службы используют только оригиналы накладных.
Если в накладной ошибка, её нужно исправить: аккуратно зачеркнуть неправильные данные, добавить надпись «Исправлено», указать новую информацию, дату исправления, поставить подписи и расшифровку ответственных лиц. Важно внести исправления в оба экземпляра, иначе они будут недействительны, — таково требование закона.
Счёт-фактура
Как мы уже писали, счёт-фактуру используют вместе с актом или накладной, потому что в одиночку не может подтвердить факт передачи товара покупателю и не является первичным документом.
Счёт-фактура используется в налоговом учёте и подтверждает сумму налога по сделке. Благодаря счёту-фактуре покупатель может принять к вычету НДС, который выставил продавец. Поэтому документ необходим ИП и организациям на ОСН и ЕСХН. Если ИП на ЕСХН освобождён от уплаты НДС по ст. 145 НК РФ, он всё равно обязан выставлять счёт-фактуру, в которой будет указано «Без НДС».
Форма счёта-фактуры унифицирована Правительством РФ в 2011 году и дополнена в 2024 году.
Универсальный передаточный документ (УПД)
Это особый документ, который совмещает функции счёта-фактуры и первички, например, акта или накладной. Они частично дублируют друг друга, так как содержат информацию о контрагентах и предмете сделки, поэтому УПД упрощает документооборот в организации.
УПД полезен тем, кто работает с НДС, но его также могут составлять предприниматели на упрощёнке и патенте: если вы не являетесь плательщиком НДС, можно использовать УПД в качестве первички. От режима и отношению к НДС зависит статус в универсальном передаточном документе. Инструкцию по заполнению УПД и мы разбирали в отдельной статье.
В одном универсальном передаточном документе можно оформить продажу услуг, работ и товаров, в том числе из ЕАЭС. Иностранные товары тщательно отслеживаются, поэтому для УПД разработано две унифицированных формы: для обычной продукции и для продажи прослеживаемых товаров.
Акт выполненных работ
Это документ, который подтверждает выполнение работ по договору, поэтому его составляют в двух экземплярах
Также в акте прописывают, что у сторон нет друг к другу претензий, — стороны ставят подписи и указывают должности ответственных лиц. Это подтверждает сделку и делает акт ещё одним закрывающим документом.
Для акта нет унифицированной формы, поэтому можно использовать типовые шаблоны. Единственное исключение — форма № КС-2, которую применяют в капитальном строительстве и во время ремонтно-строительных работ.
Необязательно оформлять акт, чтобы подтвердить выполнение работ. Можно составить дополнительное соглашение к договору и указать в нём, что работа выполнена качественно и в установленные сроки, поэтому исполнитель ожидает оплаты.
Когда надо составлять документы
В п. 3 ст. 9 ФЗ-402 сказано, что первичные документы составляют во время операции или сразу после. Поэтому накладную и акт составляют при передаче товара, работы или услуги либо как можно скорее после завершения сделки
В каком формате составлять документы
Все документы, которые мы разобрали, можно оформлять в бумажном или электронном виде, однако бумажные версии нельзя преобразовывать в цифровые для хранения.
Бумажные документы составляет продавец в двух экземплярах, каждую версию подписывают обе стороны и хранят оригиналы у себя. Электронные документы подписывают с помощью ЭЦП и печатают при необходимости.
В случае с УПД снова есть нюансы: для прослеживаемых товаров используют только электронный вариант документа.
Что будет, если не составить документы в срок
Если продавец не оформляет необходимые документы вовремя, это может привести к проблемам у него, покупателя или обеих сторон.
Обе стороны получат штраф от ФНС, если нет документов, необходимых для подтверждения сделки. Это грубое нарушение, к которому также относятся ошибки в оформлении документации, особенно если они привели к занижению налоговой базы.
Эти и другие штрафы мы разбирали в статье о нарушениях в работе организаций.
Покупатель не сможет предъявить УПД или счёт-фактуру к вычету по НДС, если не оформить документы вовремя. Поэтому предприниматель не сможет снизить налоговую нагрузку. С продавцом, который не оформляет бумаги вовремя, вряд ли кто-то будет рад сотрудничать снова. Мы поможем сделать всё правильно, чтобы подставлять партнёров и не вредить бизнесу.
