Удалённая работа имеет плюсы для бизнеса: сотрудники более лояльны к работодателю, потому что условия труда гибкие. Выбор соискателей для каждого нового работника или при замене шире. Не нужно готовить помещение и оборудовать отдельное место, значит, можно сэкономить.
Работники на удалёнке так же защищены Трудовым кодексом, но в договоре нужно прописать некоторые нюансы. Разберём, как устроить текущего или нового сотрудника на работу вне офиса, чтобы задачи выполнялись, а вы были спокойны.
Чем удалённая работа отличается от дистанционной и работы на дому
Эти понятия похожи по смыслу, но неодинаковы — давайте разбираться. От этого зависят особенности трудоустройства, например, формулировки в трудовом договоре.
Удалённая работа
Удалённая и дистанционная работа — это одно и то же с точки зрения трудового законодательства. Вот признаки, по которым работу можно отнести к удалённой (дистанционной), согласно ст. 312.1 ТК РФ.
Местоположение сотрудника
Вне места нахождения работодателя, какого-либо объекта или территории, которую он прямо или косвенно контролирует.
Для удалённой работы необязательно работать из дома, и работодатель не должен за этим следить. Сотрудник может арендовать офис или перемещаться между городами, но если он выполняет свои задачи не на территории работодателя, это удалёнка.
Способ взаимодействия
Из первого пункта вытекает, что сотрудник не связывается с руководителем и коллегами, а работает через Интернет и сети общего пользования — телефонную и другие.
Работа на дому
Работу на дому также называют надомной. Её регулирует гл. 49 ТК РФ. Например, в ней описаны условия, при которых возможен надомный труд. Мы опишем только признаки работы на дому из ст. 310 ТК РФ.
Местоположение сотрудника
Из названия этого вида трудоустройства следует, что сотрудник должен работать на дому — это прописывают в договоре.
Особенности выполнения задач
Работодатель предоставляет материалы, инструменты и другие расходники для работы. Если сотрудник покупает их сам, ему компенсируют расходы.
Надомник не работает по графику, то есть сам контролирует своё рабочее время. Поэтому он не может получать повышенную оплату за работу ночью, в праздники и выходные. При этом система оплаты труда может быть по сдельщине — за выполненный объём, а может предусматривать фиксированный оклад.
В работе также могут участвовать члены семьи сотрудника, но между ними и работодателем не возникают трудовые отношения. Поэтому у бизнеса нет обязательств перед семьёй работника.
Какие виды договоров можно заключить с удалённым сотрудником
На удалённую работу можно нанимать новых сотрудников или перевести кого-то из штата. Варианты трудоустройства делят на две группы: по соглашению сторон и по одностороннему распоряжению.
По соглашению сторон
Такая удалёнка может быть трёх типов.
Постоянная. Сотрудник всё время работает дистанционно, у него нет рабочего места на территории работодателя. Это распространено среди множества специалистов: разработчиков, бухгалтеров, дизайнеров и редакторов. С периода пандемии многие ИП и компании перевели сотрудников на удалёнку и сохранили этот способ трудоустройства.
Временная. Удалённая работа в этом случае возможна на срок не более полугода, после этого нужно переоформлять договор или возвращаться к обычной работе. Этот вариант может быть удобен, если случился форс-мажор, например, пожар или другая экстренная ситуация в офисе, или наоборот — плановый ремонт.
Периодическая. Работа на стационарном рабочем месте и дистанционно чередуется. В договоре должен быть прописан график, чтобы работодатель понимал, когда и где должен быть сотрудник. Неявка в офис в установленный день может быть оценена как прогул. Это одно из оснований для увольнения, если зафиксировано актом.
По одностороннему распоряжению
Здесь возможны два варианта, которые объединены одной причиной — угрозой для жизни и здоровья сотрудников. Это могут быть природные или техногенные катастрофы, пандемия и так далее. Перевод на дистанционную работу в исключительных случаях регулируется ст. 312.9 ТК РФ.
Удалённая работа по инициативе работодателя или по распоряжению властей оформляется без согласования с сотрудником. Работодатель издаёт акт или приказ и переводит штат или отдельных работников на удалёнку. Если у работы есть специфика, из-за которой её можно выполнять только на месте, работодатель оплачивает простой. Выплата равна 2/3 тарифной ставки или оклада, рассчитанных пропорционально времени простоя.
Трудовые гарантии на удалёнке
Сотрудник на удалённой работе имеет те же права, что и обычный работник, например, оплачиваемые больничные. Вот что обязан делать работодатель.
Платить зарплату выше МРОТ не реже двух раз в месяц. При этом сохраняется та же заработная плата, как во время работы на месте. Удалёнка не означает, что сотрудник становится менее ценным для бизнеса, если выполняет тот же объём задач
Платить районный коэффициент. Если сотрудник живёт в местности с особыми климатическими условиями, нужно доплачивать районный коэффициент. В общих случаях он составляет от 1 до 1,8.
Предоставлять ежегодный отпуск минимум 28 календарных дней. Распространённое заблуждение: если человек работает из дома, то он не устаёт или работает меньше. С точки зрения Трудового кодекса это не так. Мы написали статью о том, как платить отпускные и сколько дней должны отдыхать сотрудники в зависимости от ситуации.
Оплачивать командировки. Бывает, что иногороднему сотруднику нужно ехать к работодателю или в другой город по работе. Такая поездка работника оформляется как командировка, ему выплачивают суточные и оплачивают проезд, согласно ст. 312.6 ТК РФ.
Оплата командировочных расходов — одно из законных оснований для снятия денег с расчётного счёта ООО. В статье на эту тему мы рассказывали, как правильно снимать деньги и какие документы понадобятся.
Создать необходимые условия для сотрудника
Платить налоги и взносы за работника
Как обмениваться документами
Можно обмениваться печатными документами или с помощью электронного документооборота — ЭДО.
Печатные документы
Первый вариант — отправлять их Почтой России. Документы отправляют заказным письмом, с уведомлением о вручении. Минусы этого способа — низкая скорость и вероятность, что документы потеряются. Трудовой договор нужно подписать в течение трёх дней после фактического начала работы. Если письмо задержится или вообще не придёт, работодателю придётся платить штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.
Второй вариант — отправлять документы курьером. Это более надёжно, хотя бы потому, что документы передают лично в руки, а их местоположение легко отследить.
Электронный документооборот
Более половины компаний и ИП используют ЭДО для работы. Электронные данные защищены, мгновенно передаются и позволяют исключить спорные ситуации, когда работник говорит, что документы подписывал не он.
Чтобы запустить ЭДО, работодателю понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись — УКЭП. В одной из статей мы рассказывали, чем она отличается от других видов подписей и как её получить.
Работнику тоже понадобится ЭЦП. Пока подписи нет, документы можно распечатывать, подписывать, сканировать и отправлять — по почте или в мессенджере. Подойдут также скриншоты и фотографии, PDF и XLS-файлы.
Для удалёнщика можно выпустить квалифицированную или неквалифицированную печать — её оплачивает работодатель. Есть и бесплатный способ оформить сотруднику ЭЦП, через портал «Работа в России». На ней в личном кабинете работодатель формирует ЭДО и приглашает присоединиться с авторизацией через «Госуслуги».
Если сотруднику понадобятся документы в бумажном виде, он оформляет заявление, и работодатель должен отправить печатную версию в течение трёх дней. Так сказано в ст. 312.2 ТК РФ.
Как правильно составить трудовой договор с удалённым сотрудником: особенности
Чтобы заключить трудовой договор с сотрудником на удалёнке, нужны те же документы, что и другим работникам: паспорт, трудовая книжка и СНИЛС. Могут понадобиться документы об образовании, военный билет, результаты предварительного медосмотра и так далее. Полный перечень есть в ст. 65 ТК РФ.
Вот что важно учесть и прописать, если оформляете дистанционного работника.
Указать на удалённый труд
Второй и третий варианты удобны, когда сотрудник пропал и не выходит на связь. Так работодатель узнает, где его искать.
Урегулировать нагрузку и зафиксировать график работы
Его определяют индивидуально, так как удалённо часто работают сотрудники из других часовых поясов. Можно указать рабочее время с привязкой к часовому поясу, но за неделю при графике 5/2 оно должно быть не больше 40 часов.
Время на отдых может составлять от 30 минут до двух часов — его устанавливает работодатель и может прописать в договоре. В этот период сотрудник имеет право не отвечать на сообщения и звонки.
Когда сотрудник не посещает офис, тяжело контролировать объём задач и их выполнение, несмотря на утверждённый график.
Учесть расходы на создание условий труда
Вот что можно написать в договоре.
Защитить данные
Сложно дистанционно контролировать, какие ресурсы посещает сотрудник. В договоре можно прописать, что он обязан установить определённые программы для отслеживания и защиты данных. Это поможет предотвратить корпоративное мошенничество, например, слив конфиденциальной информации в интернет или передачу конкурентам.
Дополнительно можно указать ресурсы, которые в рабочее время посещать запрещено.
Перечислить мероприятия по охране труда
С сотрудниками на удалёнке проще: они не проходят инструктажи по подготовке к чрезвычайным ситуациям и не подписывают локальные акты по обеспечению безопасности, потому что всё это их не касается. Мероприятия можно прописать, но таких строгих требований, как к работникам на местах, нет.
Определить возможность командировок
Рабочие поездки по месту нахождения работодателя или в другой город оплачиваются работодателем, а развлекательные мероприятия, например, корпоратив или тимбилдинг — на его усмотрение. Если ИП или компания готовы оплачивать нерабочие поездки, это тоже нужно указать.
Сформулировать основания для увольнения
С одной стороны, уволить работника на дистанционной работе легко — требования к порядку увольнения общие.
С другой стороны, факт прогула тяжело зафиксировать, потому что сотрудник в принципе не посещает территорию работодателя.
Как оформить перевод сотрудника на удалённую работу
Перевод по соглашению сторон оформляют дополнительным соглашением к трудовому договору. В нём прописывают новые пункты или указывают изменения в уже существующих.
Фото на обложке: Sharomka / Shutterstock / FOTODOM.
