Партнерский материал

Как сделать офис «умным»: решения, которые работают

17 марта 2020

Под «умным» офисом понимают рабочее пространство с системами датчиков, которые отвечают за микроклимат, освещение, безопасность, мультимедийное оборудование. В него входят и рабочие места с интеграцией облачных сервисов, с помощью которых сотрудники могут вместе работать над проектами, переключаться между ноутбуком и смартфоном, удаленно управлять офисной техникой и автоматизировать рутинные задачи.

И это не технологии будущего — многие компании, в том числе небольшие, внедряют их в свои рабочие процессы уже сегодня. С помощью облаков и подключенного офисного оборудования они автоматизируют задачи, которые раньше приходилось выполнять вручную, экономят время и деньги.

Совместно с компанией Ricoh мы постарались разобраться, какие решения позволят сделать ваш офис по-настоящему «умным».

«Умное» рабочее место

Работа в современном офисе стала мобильной. Сегодня сотрудникам доступны самые разные устройства: компьютеры, ноутбуки, смартфоны, планшеты, интерактивные панели, носимые гаджеты. Они свободно переключаются между ними в течение рабочего дня, а все важные документы и настройки автоматически синхронизируются на каждом девайсе.

Это заслуга облачных технологий. Облака превращают обычный рабочий стол в «умный», упрощают и автоматизируют рабочие процессы, поэтому их внедряют многие компании. По данным Gartner, к 2022 году бизнес будет тратить 28% IT-бюджета на облачные решения. И чаще всего компании будут покупать программы для работы сотрудников.

Офисные программы

Среди самых необходимых для работы — офисные пакеты и облачные хранилища. С их помощью сотрудники могут вместе работать над документами, таблицами и презентациями, оставлять комментарии, открывать файлы на разных устройствах и быстро пересылать их коллегам. Кроме того, провайдеры предлагают возможность офлайн-работы с документами и автоматические обновления приложений до последних версий.

Существуют и специальные сервисы для совместной работы и управления проектами. Некоторые представляют собой планировщики с виртуальными досками и карточками. Их функционал ограничен, но они помогают распределять задачи и работать в команде. К карточкам можно прикреплять файлы и ссылки на документы, ставить дедлайны и писать комментарии.

Более расширенным функционалом обладают полноценные облачные офисы. Здесь тоже можно создавать доски с задачами. Но, кроме этого, пользователю доступны календари для планирования встреч, почта и чаты для общения сотрудников и взаимодействия с клиентами, встроенная CRM-система для отдела продаж, конструкторы сайтов для контент-отдела, диск и другие функции.

Виртуальное рабочее место

В облако можно перенести не только офисные программы, но и целый рабочий стол. Это называется инфраструктурой виртуальных рабочих столов (Virtual Desktop Infrastructure, или VDI). На сервере создаются отдельные виртуальные машины для каждого сотрудника, куда помещаются операционная система, все программы и другие элементы рабочего стола.

Работники могут использовать любое устройство — все данные хранятся не на компьютере, а в облаке, и получить к ним доступ можно даже со смартфона. Это удобно, если у компании много филиалов и нужно постоянно обновлять программное обеспечение. С помощью виртуального рабочего стола это можно сделать удаленно сразу на всех устройствах.

VDI может помочь и в том случае, если необходимо обеспечить безопасность данных. Можно настроить многофакторную аутентификацию и уровни доступа к важной информации. Провайдеры предлагают резервное копирование данных, которое поможет сохранить документы, если устройство сотрудника сломается или потеряется. Вся передаваемая информация шифруется.

Управление офисным пространством

«Умный» офис не заканчивается рабочим компьютером. В него входит и техника — принтеры и мультимедийное оборудование, а также система для автоматизации офисных процессов от настройки кондиционеров до открытия окон и включения света.

Интернет вещей

Системы, которые управляют рабочим пространством, становятся популярнее среди компаний. По прогнозу MarketsandMarkets, рынок устройств для «умного» офиса вырастет до 46,11 млрд долларов к 2023 году — в два раза по сравнению с 2017 годом. Все потому, что такие технологические решения позволяют существенно сократить затраты на электроэнергию, повысить безопасность сотрудников и даже предотвратить кражи.

Поставщики решений для «умного» офиса могут оборудовать рабочее пространство сенсорами и датчиками, следящими за температурой, загруженностью помещений, светом и другими параметрами.

Система контроля климата отвечает за комфортную атмосферу. Датчики помогают следить за температурой в помещении, влажностью, количеством кислорода. Если в офисе стало слишком жарко или душно, система откроет окна или включит кондиционер. А затем выключит вентиляцию, чтобы сохранить нормальную температуру и не расходовать электроэнергию.

Есть и отдельная система, которая управляет светом. Датчики освещенности следят за количеством света и оповещают систему — в дневное время она автоматически откроет шторы, чтобы не тратить лишнюю электроэнергию. Таким образом, система поддерживает комфортные условия для сотрудников и позволяет экономить на ресурсах.

Также устройства «умного» офиса следят за безопасностью. Например, если система обнаружила короткое замыкание, она отключит подачу электричества и сообщит о проблеме. А система защиты от протечек сама найдет проблему и перекроет краны, даже если в офисе никого нет.

Датчики движения, открытия окон, система видеонаблюдения и доступа будут автоматически следить за тем, кто, когда и как заходил в здание. Если в помещение попал посторонний, система оповестит службу безопасности, включит свет и сигнализацию.

Чтобы оптимизировать офисное пространство, система может посчитать, сколько сотрудников занимало переговорную комнату, как долго пустовал рабочий стол. Это позволяет определить загруженность помещений и оптимизировать офисное пространство так, чтобы ни один из кабинетов не пустовал. Кроме того, система помогает искать свободные конференц-залы и бронировать их.

Офисная техника

Оборудование «умного» офиса помогает автоматизировать и упростить рабочие задачи. Рассмотрим два вида устройств — мультимедийные системы и печатная техника.

Современное мультимедийное оборудование представляет собой не только интерактивные доски или видеопроекторы. В него входят видеостены, индивидуальные дисплеи, интерактивные флипчарты, видеокамеры для связи и другие устройства.

С помощью интерактивных флипчартов можно обсуждать проекты в команде на совещаниях. Сотрудник загружает презентацию с ноутбука на доску, пересылает ее коллегам, выделяет главное, рисует схемы и пишет заметки с помощью стилуса. Все данные сохраняются, поэтому результаты встречи останутся в электронном виде.

Еще одна важная составляющая офиса — система для онлайн-конференций. «Умной» системой можно управлять с помощью приложения. Если настроить сценарий, то при нажатии одной кнопки переговорная комната подготовится для совещания: включится видеостена, индивидуальные панели для сотрудников, микрофоны и камеры, закроются шторы.

Кроме мультимедийного оборудования в офисе всегда востребованы многофункциональные устройства. Один из самых важных процессов в работе — печать и документооборот. Современные «умные» устройства печати — это многофункциональные системы, которые делают работу с бумагами проще и быстрее.

Например, пакет программных продуктов Ricoh EZ открывает новые возможности печати. Сотрудники могут скрывать часть текста с конфиденциальной информацией с помощью EZ Маркер. А чтобы сэкономить время, можно сканировать сразу несколько документов через EZ СканМастер. Приложение позволяет разделить файл на отдельные документы, выровнять их, подписать дату и сохранить как самостоятельные объекты. Чтобы распечатать отсканированные одновременно мелкоформатные документы на разных листах, сотрудники могут воспользоваться EZ КопиМастер. Есть возможность добавить логотип, электронную подпись и другие картинки на документ с помощью EZ ЛогоМастер.

Один из облачных сервисов, который упрощает работу с офисной техникой, — RICOH Smart Integration. Он объединяет принтеры, компьютеры, смартфоны и другие устройства с облачными приложениями. С его помощью сотрудник может печатать документы из популярных хранилищ: Dropbox, Google Диск, SharePoint и Office 365. Для печати даже не нужно устанавливать специальные драйверы.

За счет технологии распознавания символов (Optical Character Recognition) у сотрудников появляется возможность оцифровывать информацию с бумажных носителей в редактируемые файлы. Отсканированные документы можно моментально выслать по электронной почте нескольким адресатам, а также сохранить на сервере или в облаке.

RICOH Smart Integration позволяет автоматически присваивать документам имена, например, по дате создания. А при интеграции с SharePoint Online, система автоматически добавляет всю информацию о них. Также она определяет формат документов и сортирует их по нужным папкам. Это помогает поддерживать порядок в системе и избавляет сотрудников от рутинных задач.

Принтерами и МФУ можно управлять с любого устройства с помощью облачного сервиса. Например, при использовании приложения RICOH Smart Integration FlexRelease есть возможность отправить документ на печать со смартфона или планшета, а затем сервер Ricoh сохранит документ, а сотрудник может подойти к любому принтеру и распечатать его. А чтобы конфиденциальная информация не попала в чужие руки, для печати необходимо ввести пароль или войти в систему, используя свой офисный пропуск.

Кроме того, сервис позволяет печатать удаленно — из дома, филиала компании или любого другого места. Для этого достаточно отправить документ на принтер по электронной почте.

Узнать больше о современных решениях для «умного» офиса и бесплатно попробовать их в действии можно на странице просветительского проекта Ricoh «Умная печать в действии».